Bokföring


Vad kostar Bokio bokföring?

Bokio bokföring kostar i sitt grundutförande inget att använda. Du betalar först när du vill ha bokföringssupport eller andra premiumtjänster. Om du gör allt själv tycker vi dock inte att du som användare ska behöva lägga pengar på något så tråkigt som bokföring. Läs mer om Bokios prismodell.


Kan jag koppla Bokio till min bank?

I Bokio kan man på ett enkelt sätt importera sitt kontoutdrag och därefter bokföra varje transaktion. Det gör man genom vår Bankimport där man kopierar innehållet från kontoutdraget direkt in i Bokio.

Läs en mer detaljerad beskrivning på hur bankimporten fungerar.

Det finns idag annars ingen automatiskt koppling till banker. Detta är någon som vi planerar att införa i framtiden.


Kan Bokio hjälpa mig att kontrollera min bokföring?

Bokio har tillsammans med redovisningsbyrån Fortner ett samarbete där vi kan hjälpa dig med alla typer av frågor som du har kring ditt företagande. 

Vill du ha hjälp med enskilda verifikat?

Bokio har stöd för att köpa hjälp för enskilda verifikat direkt i applikationen.

Vill du att ha hjälp med ekonomiarbetet?

Vi kan sköta allt ditt ekonomiarbete eller delar av det. Begär offert till vår partnerlösning.


Kan Bokio hjälpa mig med Revision?

Bokio har själv inga revisorer men vi har mycket goda kontakter i branschen och kan enkelt hjälpa dig att hitta en bra revisor i vårt partnernätverk. Vi jobbar bland annat med KPMG.

Kontakta oss gärna om du vill att vi ska hjälpa dig med detta.


Kan Bokio göra bokslut, deklaration och årsredovisning?

Bokio kan göra bokslut, deklaration och årsredovisning tillsammans med samarbetspartners.

Bokslut

I Bokio finns en steg-för-steg-guide för att göra bokslut helt själv. Detta kräver en del kunskap om redovisning men det finns en hjälpsida på varje steg i processen.

Årsredovisning & Deklaration (Aktiebolag & Ekonomisk förening)

I samband med bokslut ska man som aktiebolag eller ekonomisk förening skapa en årsredovisning. Detta kan man göra genom vår samarbetspartner Årsredovisning-online. Då får man även deklarationen på köpet helt automatiskt.

När du påbörjar ditt bokslut och kommit till Steg 5 kan du nu välja att direkt koppla din bokföring till Årsredovisning Online. Du behöver själv inte exportera några filer från Bokio. För priset 1180 kr (gäller för 1 årsredovisning, se övriga prismodeller här) får du ut årsredovisning, inkomstdeklaration 2 i pappersformat eller SRU-filer, skatteberäkning samt bolagsstämmoprotokoll.

Du skapar ditt konto direkt i Bokio och får en bekräftelse till registrerad e-postadress (kika i skräpkorgen om du inte skulle hitta det). Påbörja därefter årsredovisningen i steg 2 och när du slutgjort Steg 3 kan du göra klart bokslutet och bokföra årets resultat i Bokio. Det är inte förrän du är helt klar som du behöver betala.

Om du redan har gjort bokslut

Har du redan avslutat bokslutet och stängt året får du göra som tidigare. Exportera din bokföring under Inställningar → Exportera bokföring och importera till Årsredovisning Online. Därifrån får du direkt ut årsredovisning och deklaration.

Deklaration (Enskilda Firmor)

När det är dags att göra deklaration och lämna in sin NE-bilaga kan man från Bokio enkelt föra över sin deklaration till Skatteverket. Bokio guidar er vilka fält som ska fyllas i med värden från er balans- och resultatrapport. NE-bilagan hittar man i sista steget i när man gör Bokslut.

Experthjälp

Om man vill slippa bekymra sig så finns det även möjlighet att köpa hjälp från våra experter direkt från systemet. Vi tar då hand om hela processen så att du kan fokusera på ditt bolag fullt ut.

Handelsbolag & Kommanditbolag

För Handelsbolag och Kommanditbolag kan du få ut årsredovisning eller årsbokslut och deklaration via Bokio Partner. Du kopplas då till våra experter på Fortner som återkommer till dig med offert skräddarsydd för din verksamhet. 


Hur fungerar NE-bilagan?

Är ditt företag en enskild firma så får du i bokslutets sista steg fram NE-blanketten som ska skickas in till Skatteverket. De siffror vi genererat fram förs över till Skatteverkets blankett eller webbtjänst. Observera att den blankett som tas fram enbart är en guide.


Hur bokför man i Bokio?

Att bokföra i Bokio ska vara automatiserat och enkelt. Det går såklart också att göra sin bokföring helt manuellt i Bokio. Det finns alltså två olika sätt att bokföra i Bokio, modern bokföring eller manuell bokföring.

Automatiserad bokföring - modern bokföring

Börja bokföra genom att klicka på + eller Ny händelse. Se gärna vår video för hur man kommer igång med bokföringen.

1. Välj rätt bokföringsmall

Bokio är skapat för att bokföringen ska kunna göras så snabbt och smidigt som möjligt. Ett stort antal bokföringsmallar är inlagda som kan användas i den moderna bokföringen.
Bokio tolkar uppladdade underlag och föreslår bokföringsmallar som underlaget ska bokföras med. Föreslår den inte rätt kan man söka själv. Har man köpt en dator så söker man på dator och Bokio föreslår en mall för bokföring av just dator. Man slipper helt fundera över bokföringskonton, debet och kredit.

Modern bokföring i Bokio föreslår bokföringsmallar

2. Fyll i och kontrollera

Bokio tolkar fakturan och föreslår hur den bokföras. Detta måste kontrolleras och kan behöva ändras om Bokio tolkat fel. Summan ska alltid fyllas i med inkl. moms.

Bokio tolkar fakturor och kvitton

3. Förhandsgranska och justera

Efter att ha klickat bokför kommer man till en förhandsgranskning av hur verifikatet kommer att bokföras. Bokio har här räknat ut moms och vilka bokföringskonton det ska bokföras på. Här kan man även justera bokföringen genom att klicka på redigera-ikonen.

Manuell bokföring

I vissa fall vill man bokföra manuellt genom att själv skriva bokföringskonton, debet och kredit. Man kan alltid välja att bokföra manuellt.

Bokför manuellt i Bokio

Sökord: kontera, kontering


Stödjer Bokio både fakturametoden och kontantmetoden?

När du skapar ditt Bokio-konto får du från början välja om du vill använda dig av kontantmetoden eller fakturametoden. För att ändra inställningen i efterhand går du in på respektive räkenskapsår under Inställningar.

Kontantmetoden (kallas ibland bokslutsmetoden) får bara användas av företag som omsätter under 3 miljoner kronor. I kontantmetoden redovisar man endast verifikationer när det sker en inbetalning eller utbetalning. Man får när som byta från kontantmetoden till fakturametoden men aldrig byta från fakturametoden till kontantmetoden.

Kontantmetoden kräver lite mindre arbete men bokföringen ger inte riktigt lika bra bild av hur verksamheten egentligen går.

Sökord: Redovisningsmetod

 


Vad händer när jag bokfört ett verifikat?

När du bokfört ett verifikat hamnar det under fliken bokfört i menyn. Där kan du se gamla verifikat du gjort och även kika på underlaget om du valt att ladda upp det direkt. Har du inte laddat upp något underlag kan du komplettera med det här.


Hur fungerar verifikationsnummer?

Verifikationer i Bokio benämns med bokstaven “V” framför numret. Om du har importerat bokföring från ett annat program kan det eventuellt vara så att dessa verifikat har en annan benämning. Detta är inget man kan justera.

Du måste inte bokföra underlagen i tidsordning. Det viktiga är att verifikaten har en obruten serie och det ser vi till att lösa åt dig. Vid nytt räkenskapsår börjar det om och första bokningen får beteckningen “V1”.


Hur exporterar jag verifikationslistan?

Under Bokfört i menyn kan du exportera din verifikationslista som PDF för respektive räkenskapsår. Inne i Bokio kan du skifta mellan datum- och nummerordning men vid export så hamnar verifikaten automatiskt i nummerordning.


Kan jag lägga till egna konton?

Nej. Just nu kan du inte lägga in egna konton och den stora anledningen till detta är att vi jobbar stenhårt för att automatisera hela bokföringsprocessen. För att lyckas med automatisering krävs det att vi standardiserar så mycket som vi bara kan och då ryker tyvärr möjligheten till egna konton just nu. Får vi till en bra lösning kommer vi givetvis att erbjuda detta också.


Datum och summa stämmer inte

Ibland hittar våra utläsningsalgoritmer inte rätt och det är därför viktigt att du som laddar upp underlag alltid kontrollerar att det faktiskt är rätt datum och summa som läses ut. Vi jobbar självklart kontinuerligt för att förbättra detta men tyvärr är ingen perfekt från början.


Varför ska jag ladda upp underlaget digitalt?

Om du laddar upp underlag digitalt så får du hjälp av Bokio att läsa ut datum och summa så att du ska få mindre att knappa in själv. Vi önskar även att vi kunde säga att du sedan fick slänga underlaget men där är vi tyvärr inte legalt. Du får dock lov att använda den digitala kopian som ersättning för din traditionella pärm och kan därför förvara originalen i en skokartong om de skulle efterfrågas vid en eventuell revision.


Radera och ta bort verifikat i bokföringen?

Tumregeln när det gäller bokföring är att man inte får radera enskilda verifikat.

Enligt det senaste rönen ok att ha senaste verifikatet som preliminärt. I Bokio kan du därför helt ta bort ett verifikat inom 30 dagar om det är bokfört av dig och det är det senast bokförda verifikatet. Detta gör man genom att klicka Ändra på verifikatet på sidan Bokfört.

Kan inte verifikatet raderas helt kommer det istället annulleras genom att det skapas ett "annulleringsverifikat". Detta tar då helt ut det första verifikatet men lämnar historiken fullständig och är därför bättre ur ett legalt perspektiv.

Skulle du göra en rättning så skapar du helt enkelt upp det nya verifikatet sedan.

Observera!

Har du importerat bokföring så går det ej att radera senaste verifikatet även fall det ligger inom 30 dagar. Du får i detta fall skapa "annulleringsverifikat" direkt.


Ändra, radera, ta bort verifikat i Bokio
Ändra, radera eller annullera ett verifikatet gör du från sidan "Bokfört".

Sökord: Gjort fel, ångra


Skicka in kvitton och fakturor med e-post

Alla företag har möjligheten att skapa en faktura-/kvittoinkorg som tar emot fakturor och kvitton via e-post. E-post man skickar dit som har en bifogad fil hamnar i bokföringskön i Bokio för att sedan enkelt kunna bokföras.

Under Inställningar → Kvittoinkorg kan man skapa sin inkorg och ge den ett namn, tex dittforetagsnamn@app.bokio.se.

Skapa kvittoinkorg i Bokio under Inställningar

Efter det är det bara att skicka eller vidarebefordra in sina kvitton och fakturor som PDF-filer till vald e-postadress, de kommer då hamna i bokföringskön för att senare kunna bokföras. F.n. fungerar det bara att skicka in bifogade filer som PDF.

Skicka faktura eller kvitto till Bokio med -epost


Kan Bokio automatiskt tolka mina fakturor?

Bokio tolkar alla uppladdade fakturor och kvitton för att snabba upp bokföringen för er användare. Tolkning av fakturor är helt gratis och görs efter man laddat upp/fotat kvitto eller faktura.

Fakturatolkningen ger förslag på fakturadatum, betaldatum, summa och i vissa fall moms. Det fungerar bäst när kvaliteten på uppladdade underlag är bra och inte suddiga.

 Fakturatolkning i Bokio


Vad innebär att bokföra utan kvitto?

Att bokföra utan kvitto innebär att man inte redovisar kvittot digitalt i Bokio. Det viktigaste är att det finns i fysiskt format och ibland behöver man helt enkelt inte redovisa något underlag för en viss händelse.

Fördelen med att ladda upp det digitalt är att du får det strukturerat och slipper arkivera originalet lika länge. Läs mer här om hur länge du måste arkivera din bokföring.


Hur länge behöver jag arkivera min bokföring?

Enligt den svenska bokföringslagen och bokföringsnämnden måste du spara, det vill säga arkivera, din bokföring i minst 7 år. Det här innebär att du måste spara alla kvitton, all dokumentation och samtliga underlag för all din bokföring minst 7 år tillbaka i tiden.

Ladda upp underlagen i Bokio

Använder man Bokio så kan man ladda upp alla underlag digitalt tillsammans med sitt verifikat. Originalet som man har antingen digitalt eller i pappersform måste sparas i 4 år. Eftersom man har alla verifikat med tillhörande underlag i Bokio så behöver originalen inte vara sorterade, utan det räcker med att man sparar dem. Detta gäller alla fakturor och kvitton du betalar samt fakturor som du skickar själv (om du skickar fakturor med Bokio räcker det med att de ligger i Bokio).

Att spara sina underlag elektroniskt

Scanna in pappersfakturor

Du får till exempel scanna in ett dokument och spara det elektroniskt, men originalunderlaget i papper får du slänga först efter 4 år. Det här kan vara bra att göra med kvitton som annars skulle blekna.

Fakturor skapade elektroniskt

Om du skapar dina fakturor i ett bokföringsprogram och skickar fakturan elektroniskt till din kund, till exempel via e-post, behöver du inte skriva ut fakturan på papper. Om du gör det gäller samma regler som för pappersunderlag som görs elektroniska, det vill säga du får förstöra den elektroniska fakturan först efter tre år.

Ansvar för arkivering

Beroende på vilken bolagsform du driver är ansvaret för arkivering olika.

Enskilda firmor

I enskilda firmor, eller så kallade enskilda näringsidkare, är det alltid du som är ägare av den enskilda firman som är ansvarig för arkiveringen av företagets bokföring. Det här betyder att du är personligt ansvarig för arkiveringen i en enskild firma. Om du avvecklar din enskilda firma är du därför ansvarig för räkenskaperna i minst 7 år framöver.

Aktiebolag

I ett aktiebolag är det inte nödvändigtvis du som är ägare av aktiebolaget som är ansvarig, såvida det inte är du som sköter bokföringen. Den som bär det yttersta ansvaret är den eller de fysiska personerna som är ansvariga för bokföringen. Om du har en anställd som sköter bokföringen är det alltså den anställda som är ansvarig för arkiveringen. Däremot, om det kommit fram brister i hanteringen kan det bli aktuellt att ställa styrelsen eller VD:n till svars.

Läs mer om Bokföringsnämndens tips om arkivering

 


Hur länge sparas min bokföring i Bokio?

Informationen sparas i enlighet med gällande lagstiftning för närvarande 7 år.


Vilka rapporter finns det stöd för i Bokio?

I Bokio finns följande rapporter:

  • Balansrapport
  • Resultatrapport
  • Momsrapport
  • Huvudbok
  • Leverantörer (Leverantörsreskontra)
  • Årsredovisning kan göras genom genom årsredovisning-online.

Kan jag ladda ned och skriva ut rapporter i Bokio?

Balansrapport, resultatrapport, huvudbok och momsrapport går att exportera som PDF i Bokio för att sedan kunna skriva ut från datorn.

Momsrapporten laddas ned som PDF i steg 2 efter att den har sparats.


Hur fungerar räkenskapsår?

I Bokio väljs automatiskt vilket räkenskapsår man bokför på beroende på det datum som verifikatet gäller. Du behöver alltså inte välja räkenskapsår någonstans när du bokför i Bokio.

Skapa nytt räkenskapsår

När nuvarande räkenskapsår i företaget är slut eller att man vill skapa upp tidigare räkenskapsår gör man det under Inställningar → Räkenskapsår.

När det är dags att skapa nytt räkenskapsår säger Bokio till.

Det finns stöd för brutet och förlängt räkenskapsår.

Ändra räkenskapsår

Du kan ändra på dina räkenskapsår under Inställningar → Räkenskapsår. För varje räkenskapsår ställer man in vilken redovisningsmetod man vill använda: Kontantmetoden (kallas även för bokslutsmetoden) eller fakturametoden.

Se vad som bokförts för ett räkenskapsår

Under Bokfört i menyn kan man se allt som bokförts i företaget. För att se vad som bokförts på ett räkenskapsår väljer man det i rullistan År.

Välja räkenskapsår för bokförda verifikat i Bokio

 

Ta bort räkenskapsår

Det går tyvärr inte att radera ett räkenskapsår. Om man vill ha sin bokföring raderad är det allt eller inget som gäller. Har du tex råkat skapa ett tidigare räkenskapsår du ej planerar att bokföra på kan du antingen låta det ligga kvar eller justera datumen till ett framtida år.


Hur öppnar jag ett stängt räkenskapsår?

För att avsluta bokslutet väljer du att således även stänga året. I samma steg kan du sedan ångra och låsa upp året igen.

Om du mot förmodan inte lyckas låsa upp året (felmeddelande som ofta uppkommer om det är ett importerat räkenskapsår som är stängt) så får du gärna höra av dig till oss så hjälper vi dig.

support@bokio.se


Kan jag bokföra tidigare räkenskapsår?

Absolut. Räkenskapsår nås under Inställningar och här kan man skapa både tidigare och framtida år (man kan dock inte bokföra för ett datum i framtiden). Det går att antingen importera tidigare bokföring (SIE-fil) om man innehar det, eller bokföra manuellt.


Kan jag slå ihop två räkenskapsår?

Det går inte att direkt slå ihop två räkenskapsår. Vad man däremot kan göra är att ändra datumen på åren så att du exempelvis flyttar fram ett år för att sedan förlänga det tidigare.


I exemplet har vi först två räkenskapsår för 2016 respektive 2017 vilka båda är två hela kalenderår.

Om vi istället väljer att ha förlängt räkenskapsår det första året får vi gå in på båda åren och ändra på slutdatum för 2016 och startdatum för 2017.

Slutdatumet för 2017 är också justerat manuellt så att det även innefattar 2018 för att bilda ett helt kalenderår.

Observera att det kan bli fel om det ligger saker bokförda som hamnar på ett nytt år.


Hur fungerar leverantörsfakturor?

Varför behövs register över leverantörsfakturor (Leverantörsreskontra)?

En leverantörsreskontra är ett register som innehåller information om vilka fakturor från leverantörer som har inkommit, vilka som har betalats och övrig information om leverantörerna. Detta finns i att använda i Bokio.

Hur används leverantörsfakturor i Bokio?

När du får en leverantörsfaktura så kan du direkt lägga in den i Bokio som allt annat genom att klicka på Ny händelse. Då läggs den i Att Göra listan så att du sedan lätt kan pricka av den som betald. Du får dessutom en bättre överblick över vilka fakturor som ska betalas när och hur mycket du har i skulder till olika leverantörer.

Du lägger in en leverantörsfaktura på samma sätt som du tidigare har bokfört dessa. Men efter att du har valt att det är en kostnad klickar du i att den ska sparas som leverantörsfaktura.

Spara underlag som leverantörsfaktura i Bokio

Observera!

Väljer du att bokföra fakturan manuellt får du klicka i rutan spara som leverantörsfaktura innan du skiftar till manuellt läge.

Fakturametoden och leverantörsfakturor

När du klickar bokför visas en bekräftelse på vad vi kommer att spara. I detta fallet är det ett företag med fakturametoden och eftersom båda datumen har passerat kommer vi göra båda bokföringarna och lägga upp både leverantörsfakturan och den betalningen i registret. Skulle det vara så att summan på betalningen inte stämde överens med fakturan så klickar du bara på "Bokför inte betalning" och så får du sedan registrera betalningen från leverantörsfakturan där du kan justera summorna.

Har däremot förfallodag inte passerats ännu kommer du få pricka av leverantörsfakturan som betald senare. När man ska göra det dyker den upp överst på Att göra-sidan. Klickar man på en leverantörsfaktura där du betalat avsändaren får man möjligheten att registrera betalning. Klicka på knappen registrera betalning för att markera fakturan som betald. Hela betalningen behöver inte göras direkt utan det kan göras i delar om man nu fått delar av fakturan betald på olika tillfällen.

Registrera betalning av en leverantörsfaktura

 

När du klickar bokför visas en bekräftelse på vad vi kommer att spara. I detta fallet är det ett företag med fakturametoden och eftersom båda datumen har passerat kommer vi göra båda bokföringarna och lägga upp både leverantörsfakturan och den betalningen i registret. Skulle det vara så att summan på betalningen inte stämde överens med fakturan så klickar du bara på "Bokför inte betalning" och så får du sedan registrera betalningen från leverantörsfakturan där du kan justera summorna.

Förhandsgranskning över hur leverantörsfakturan kommer att bokföras i Bokio

Kontantmetoden och leverantörsfakturor

Företag med kontantmetoden bör också använda funktionen leverantörsfakturor för att underlätta sitt arbete. Då håller vi koll på fakturorna på dig och det blir mycket enklare att hantera när det är dags för bokslut. Självklart bokför vi inget förens du klickar I att fakturan är betald men att ha det I ett digital register tror vi kommer att underlätta hanteringen för dig väldigt mycket.

Register över leverantörer

Registret över leverantörer (leverantörsreskontra med ett annat ord) finns att hitta under Rapporter → Leverantörer. Där finns alla företagets leverantörer samt dess fakturor och information om vilka som betalats eller om det finns en skuld till leverantören.


Hur fungerar kontoplanen i Bokio?

Bokio använder sig av kontoplanen Bas 15 med några mindre modifieringar.

 I den manuella bokföringen går det att söka på både text och delar av ett kontonummer för att kunna se de konton som finns med i kontoplanen.

Kan man ändra på kontoplanen?

Nej, det går inte att ändra på kontoplanen och lägga till egna konton (eller byta namn på dem). Detta för att vi vill hjälpa företagen så mycket som möjligt i sin bokföring. Om alla har samma kontoplan så är det mycket enklare att med hjälp av datorns hjälp göra en automatiserad bokföring.

Egna konton vid import av tidigare bokföring

När importerar tidigare bokföring så lägger vi in de konton som finns i det importerade företagets bokföring till Bokio.

Sökord: Konto, bokföringskonto


Kan man namnge verifikat?

Om du importerar bokföring kan du ej ändra på verifikatens titlar. Du kan heller inte göra denna ändring efter att du bokfört verifikaten genom Bokio. Däremot kan du själv sätta titel när du skapar verifikatet. 

Genom sökfunktionen under Bokfört kan du söka på både titlar och verifikatnummer. Däremot går det inte att söka på siffror som ingår i underlaget på verifikaten.


Går det att föra en projektbaserad bokföring med kostnadsställen?

Det går idag inte att bokföra under projekt eller använda sig utav kostnadsställen. Om man vill definiera ett kostnadsställe på faktura går det att lösa genom textrader.


Stödjer Bokio omvänd skattskyldighet?

Omvänd skattskyldighet är något som vi är medvetna om att vi saknar och vi jobbar på att fixa till en riktig fakturamall som tar hand om detta och även automatiskt löser bokföringen av det hela.

Så länge rekommenderar vi att man skapar faktura i Word eller löser det med textrader hos oss för att sedan göra bokningen manuellt med de justeringar som krävs.


Kan jag bokföra i andra valutor än SEK?

Det går idag enbart att bokföra i svenska kronor. Däremot går det att fakturera i andra valutor


Hur rensar jag min bokföring?

Vill du rensa all din bokföring (tex om du råkat importera dubbelt, haft ett testbolag eller bara vill börja om från början) gör du detta enklast genom att starta ett helt nytt bolag. Klicka på företagsnamnet längst upp till vänster och välj sedan Skapa nytt företag.

Ifylld information, fakturor, kunder, artiklar osv följer dock inte med så detta får man komma ihåg att föra över manuellt om så önskas.

Vill du radera ett bolag tar du samma väg som när du skapar ett nytt och klickar på papperskorg-ikonen på det du vill ta bort.

Observera!

Detta gäller även för verifikationernas underlag. Om man vill ladda upp dessa igen får man först exportera dem under Inställningar → Exportera kvitton och sedan ladda upp var och ett på respektive verifikat.

Sökord: Radera bokföring, börja om, starta om, ta bort


Hur justerar jag period för rapporter?

Det går att välja egna datum-intervall för Balansrapport respektive Resultatrapport. Detta ställer du in i dropdown-menyn Välj period.

Sökord: Välja egna datum, egen period


Hur raderar jag en annullering?

Är annulleringen den senast skapade i verifikationsserien så går det bra att under redigera-ikonen direkt välja att radera annulleringsverifikatet.

Om det däremot inte är det senast skapade verifikatet får man genom att klicka på Ändra, välja att istället annullera annulleringen. Då blir resultatet detsamma som utgångsläget.


Sökord: Ångra annullering, ta bort annullering

 


Har Bokio något lagerhanteringssystem?

Nej, tyvärr inte just nu.


Har Bokio någon funktion för budgetering?

Nej, tyvärr inte just nu.


Vad behöver jag tänka på vid nytt räkenskapsår?

Om du har avslutat föregående år på rätt sätt finns det egentligen inget du behöver tänka på när du skapar nytt räkenskapsår. Titta så att du väljer rätt redovisningsmetod (faktura- eller kontantmetoden) och sedan är bara att sätta igång och bokföra!


Kan jag byta eller ta bort underlag?

Om du öppnar underlaget så hittar du en knapp högst upp "+ Lägg till sida". Det går tyvärr inte att radera ett uppladdat underlag. Däremot kan du lägga till och ladda upp fler om de är i bildformat, alltså inte PDF. Det går bra att ha flera underlag så länge ett av dem är rätt. Har du en PDF du gärna vill lägga till går det tex att lösa genom att konvertera PDFen till en bildfil på datorn.

 


Stödjer Bokio valutakonton?

Vi har än så länge inget fullt stöd för valutakonton då vi idag enbart bokför i SEK.


Kan jag koppla min webbshop till Bokio?

Vi har i dagsläget tyvärr inget stöd för webbshop. Det är dock med i planerna att att skapa ett öppet API som kan användas av e-handlare och olika webbshopsleverantörer.


Företagskonto eller privatkonto?

Vad är egentligen skillnaden mellan att bokföra på ett företagskonto respektive privatkonto?

Vi rekommenderar att man på något sätt ser till att ha olika bankkonton för att kunna hålla isär företagets kostnader och intäkter med ens privata. Om man inte skulle inneha något fysiskt företagskonto, utan enbart ett privat, men ändå bokföra kostnader på 1930 så kommer saldot på bokföringskontot aldrig kunna stämmas av med bankkontots faktiska saldo, vilket kan bli lite problematiskt.

Privatkontot använder du sedan vid bokföring av egna uttag, utlägg eller liknande.


Hur ändrar jag företagsnamn?

För att ändra företagsnamn går du in under Inställningar → Kontaktuppgifter & Företagstyp

Uppgifterna som fylls i på denna sida är det som visas under "Avsändarinformation, ditt företag" i Bokio Faktura.


Kan jag ta med mig data från mitt gamla bokföringsprogram?

Självklart kan du ta med dig din tidigare bokföring in i Bokio. Du exporterar då en SIE fil från ditt gamla system och importerar denna till Bokio.


Hur Importerar jag min tidigare bokföring?

Import av bokföring från SIE fil kan göras antingen direkt när du registrerar ditt konto eller under fliken Inställningar → Bokföring → Importera tidigare bokföring.

Observera!

Se upp så att du inte importerar din SIE-fil mer än en gång. Det går inte att importera och ersätta det som redan finns i Bokio. Om du skulle importera mer än en fil är det risk för att bli dubbletter av verifikat och du får då en felaktig serie.
Det går tyvärr inte att radera bokföring för enskilda räkenskapsår utan det är allt eller inget som gäller. Se därför till att allt stämmer i din bokföring av det du har importerat innan du sätter igång och arbetar i Bokio.

Stöter du på problem och vill börja om från början gör du det enklast genom att följa den här guiden.


Min SIE fil går inte att importera?

SIE formatet ska vara en standard för alla svenska bokföringsprogram men tyvärr är formatet gammalt och för vissa system blir inte exportfilerna som de ska. Skulle det drabba dig så hör du av dig till oss på info@bokio.se så hjälper vi dig.


Hur exporterar jag SIE-filer?

Du kan exportera din bokföring, antingen för att byta bokföringsprogram eller för att ge till t.ex en revisor, genom att exportera dina SIE-filer. 

Du gör detta under Inställningar → Exportera bokföring.

 

Hur överför jag hela bokföringen inklusive alla inscannade verifikat till revisorn?

Antingen kan du exportera SIE-filer som beskrivet ovan, vilka du kan vidarebefordra till din revisor.

Alternativt kan du välja att lägga till din revisor som användare i Bokio. Detta hanteras under Inställningar → Användare. Genom att skriva in en emailadress och tilldela den utvalda rättigheter får hen en länk att kunna ta del av informationen i ditt företag i Bokio.


Hur exporterar jag SIE-fil med verifikat från Visma Enskild Firma?

När man exporterar SIE-fil från Visma Enskild Firma så innehåller den inga verifikat för sin tidigare bokföring. Endast ingående och utgående balanser fås med (SIE 1)

Det går dock att få ut även verifikat/bokföringsposter genom att exportera på följande sätt i Visma Enskild Firma: Arkiv - Export - Uppgifter till Visma eEkonomi. (Detta fungerar endast i vissa versioner av Visma Enskild Firma.
Man får då en zip-fil som innehåller en fil med namn som tex "Bokföringsuppgifter 2015 företagsnamn.se". Det är denna fil som ska importeras i Bokio antingen när man skapar sitt företag eller under Inställningar → Bokföring → Importera tidigare bokföring.


Hur importerar jag SI-fil?

Är det inte en SE/SIE-fil du har fått ut från ditt tidigare bokföringsprogram, utan en SI-fil, måste du importera dina filer på ett visst sätt (detta gäller bland annat tidigare Zervant-användare).

När du har skapat en användare och ett bolag så får du förfrågan om att importera bokföring. Detta steg ska du hoppa över och du klickar då på knappen "Importera inte".

Ifall du vill importera flera års bokföring bör du först skapa alla aktuella räkenskapsår, detta gör du under Inställningar → Räkenskapsår. Sedan importerar du SI-filerna för varje år i tur och ordning. Klicka på "Ny händelse" uppe i högra hörnet eller på plus-knappen i vänstermenyn.

Välj sedan "Importera från fil".

Tryck sedan på "Ladda upp". Sedan väljer du .SI filen för första året som du tidigare exporterat från ditt förra bokföringsprogram.

Tryck sedan ännu till slut på "Korrekt, ladda upp". När detta är gjort har du nu fått in verifikaten som du gjort under året. Upprepa sedan samma process för varje år du vill importera.

 

Ingående balanser

Har ditt första importerade år ingående balanser eller är dessa 0? Om du har valt att inte importera samtliga räkenskapsår i Bokio och vill få med ingående balanser måste du se till att skriva in dessa manuellt.

Ingående balanser hittar du under Inställningar → Sätt första årets ingående balanser

Man ändrar dessa genom att fylla i varje balans på ny rad:

Kontonummer 1: Belopp
Kontonummer 2: Belopp

T.ex:

1930: 10000
2010: -10000

 

Sökord: Importera bokföring


Importera kunder och artiklar

Har du exporterat kunder eller artiklar från annat bokföringsprogram kan du ladda upp dessa i Bokio. Allt du behöver är att först få ut en CSV.fil från föregående program.

Gå in på artiklar (eller kunder) och klicka på "Importera".

Importen sker i fyra steg och i det första ska du ladda ned en mall som du sedan fyller i med uppgifter från tidigare exporterad CSV.fil. Har du laddat ned mallen tidigare kan du välja att "Gå till nästa steg".

När mallen är ifylld laddar du upp den i steg 2. Där finns även ett exempel på kunduppgifter.

I Steg 3 får vi en förhandsgranskning på de artiklar vi laddat upp med CSV.filen. Ser allt rätt ut klickar du på "Importera artiklar".

Grattis! Nu är importen klar och du kan se dina artiklar.

Import av kunder sker på likadant sätt som import av artiklar.

Sökord: Artikel

 

 


Hur fungerar Bankimport?

Med Bokios bankimport loggar du in på din internetbank, tar en kopia på ditt kontoutdrag och klistrar in i Bokio. Vi låter sedan datorn analysera det åt dig och läsa ut datum och summor samt komma med förslag på vad de olika händelserna kan tänkas vara. Du kontrollerar sedan som vanligt och godkänner för att bokföra de olika händelserna. Du som använder fakturametoden kan dessutom ställa in fakturadatum på de fakturor du betalt så att även detta kommer in på rätt sätt. Bankimport hittar du under Ny händelse precis som alla andra sätt att bokföra på.

Importera till Bokio bokföring från bank

Bankimporten fungerar inte?

Om importen inte fungerar brukar vi rekommendera att man först klistrar in i Excel för att justera eventuella ojämna kolumner. Därefter brukar det gå bra att lägga in i Bokio. Om det mot förmodan ändå inte skulle gå så hjälper vi dig.


Automatiskt matchning av kontoutdrag

Vid bankimport kan Bokio matcha betalningar mot befintliga leverantör- och kundfakturor samt verifikat.

Välj den bankrad du önskar matcha och om den stämmer kan du direkt koppla till, i det här fallet, en leverantörsfaktura som är bokförd. Klicka på “Koppla”.

Därefter registrerar du betalning av leverantörsfaktura precis som vanligt. Välj vilket bankkonto det gäller och dubbelchecka så att datum och summa stämmer.

Om bankrad inte matchar

Matchar importerad bankrad inget underlag eller verifikat kan du nu direkt själv göra en matchning. Klicka upp bankraden. Därefter får du valet att ta eller ladda upp ett foto samt ladda upp PDF. Utöver detta finns även "Välj uppladdat underlag". Här kan du direkt välja bland de underlag som är uppladdade i Bokio och som ännu inte har bokförts.

Välj den faktura som matchar betalningen bland dina uppladdade underlag.

Klicka på “Välj” för att sedan koppla betalningen till fakturan och registrera betalningen.

Sökord: Bank, bankimport


Kan jag få ut SRU-filer från Bokio?

SRU-filer kan inte bokföringsprogrammet själv skapa då all data inte finns i bokföringen. Just nu rekommenderar vi att man exporterar sin bokföring och använder sig av Årsredovisning Online som gör hela årsredovisningen inklusive dessa filer.


När du gjort bokslutet så kan du exportera en SIE-fil under Inställningar → Exportera bokföring och importera den till Årsredovisning Online så får du ut årsredovisning och deklaration: Årsredovisning Online


När kan jag göra bokslut?

Efter sista dagen på räkenskapsåret kan du göra bokslut.


Hur backar jag bokslutet?

Bokslutet består av 7 olika steg. För att kunna gå tillbaka använder du dropdown-menyn som ligger i bokslutets översta vänstra hörn.

Därifrån kan du backa steg för steg bakåt i bokslutet. Några av stegen måste man låsa upp för att kunna gå vidare och du klickar då på "Lås upp".

Det går ej att backa till bokslutets första steg eller att få status "Ej påbörjad" men det är ingen fara då det egentligen inte är förrän i de senare stegen som man verkligen påbörjar bokslutet.

Observera!

Om du bokför Årets resultat och avslutar bokslutet för att sedan vilja backa tillbaka så måste du låsa upp hela bokslutet. Detta innebär att det första verifikatet som genererades från bokslutet kommer att annulleras (inte raderas helt).

Sökord: Bokslut, radera bokslut


Kan man köpa hjälp med enskilda underlag i sin bokföring?

Bokio är alltid gratis att använda och kommer så förbli. Vill man däremot få hjälp kan man köpa det. Ni kan t.ex köpa hjälp med enskilda verifikat som ni inte vet hur man ska bokföra.
Fördelen med att köpa hjälp med enskilda verifikat är att man kan sköta de delar man själv känner sig bekväm med i sin bokföring och sedan köpa hjälp med vissa delar.

För att få hjälp med enskilda verifikat skapar man en ny händelse i Bokio och laddar upp sitt underlag (pdf eller bild). Sedan klickar man på Hjälp mig bokföra detta. Vi återkommer om vi behöver mer information för att slutföra bokföringen.

Hjälp mig bokföra enskilda verifikat i Bokio

 

Så här går det till:

  1. Du startar supportärendet
  2. Vi kontrollerar att kvittot stämmer med villkoren och ber om en förklaring om det skulle behövas.
  3. Vi bokför kvittot åt dig och meddelar dig hur du kan göra nästa gång.

Kostnad och villkor

Vi kontrollerar kvittot och återkommer om ytterligare information behövs. I normala fall kostar bokföringstjänsten 50 kr exkl. moms. Skulle mer omfattande utredning krävas återkommer vi för prisdiskussion.

Ska vi göra allt ekonomiarbetet åt dig?

För er som vill ha hjälp med all sin bokföring har vi vår partnerlösning, där auktoriserade redovisningskonsulter sköter din bokföring genom Bokio.


Hur bokför man utlägg?

Aktiebolag

För att hantera utlägg som du eller någon av dina medarbetare gjort åt bolaget så bokför du det som vanligt som den händelse (kostnad) som det ska vara tex lunch eller inköp av dator. Men istället för att välja betalkonto: Företagskonto så väljer du Anställds privata konto (2890 - övriga kortfristiga skulder). För att kunna välja detta måste du satt upp det som betalkonto under Inställningar → Betalkonton. Detta bokas då upp som en kostnad för bolaget och en skuld till den som gjort utlägget. Nedan ses ett exempel på hur det ser ut:

Hur bokför man utlägg i Bokio?

När du sedan betalar ut pengarna till den person som gjort utlägget så gör du en ny händelse (kostnad): Utlägg utbetalning och skulden till den anställde nollas då ut. Välj det konto som du gör utbetalningen ifrån (i det här fallet 1930).

Utbetalning av utlägg i Bokio

Enskild firma

På liknande sätt hanteras utlägg i enskild firma.Om du bokfört en kostnad och valt Övriga egna insättningar (konto 2018) som betalkonto så ska utbetalningen till anställd gå under mallen Egen insättning, återbetalning.


Om man istället väljer Anställds privata konto (2890 - övriga kortfristiga skulder) som betalkonto så ska utbetalningen till anställd gå under mallen Utlägg, utbetalning och då debiteras 2890 som beskrivet ovan.


Bokföring av aktiekapital när företaget startas

När du startar upp ditt aktiebolag så ska du föra in företagets aktiekapital i din balansräkning. Det gör du under Inställningar → Sätt första årets ingående balanser. Där anger du följande värden förutsatt att pengarna är på ditt företagskonto (1930). Klicka sedan Spara.
1930:50000
2081:-50000

Sätt ingående balanser för aktiekapital när aktiebolaget startas i Bokio

Sökord: Aktie


Hur bokför jag inköp av program från utlandet?

För att bokföra inköp av program, hemsidor och liknande från utlandet så räknas detta som inköp av tjänster från utlandet. Tänk på att välja om det ska vara innanför eller utanför EU. Bokio tar hand om momsen så att momsrapporten blir rätt.


Hur bokför man utbetalningen från Uber?

Varje vecka får du som partner en utbetalning från Uber för föregående veckas körningar. Dessa måste du bokföra och vi har gjort det superenkelt att lösa detta.
Det enklaste sättet för dig att bokföra detta är att vidarebefordra mailet till ditt företags kvittoinkorg som du skapat under inställningar. Då hamnar underlaget i din att göra-lista. När du sedan klickar upp underlaget i att göra-listan kan du välja att söka efter Uber så bör du få upp hur du bokför detta. Systemet kommer efter hand att själv lära sig detta och rekommendera det till dig men till en början är det inte säkert att det kommer att hitta rätt. Nu fyller du bara i fälten som efterfrågas och som du enkelt kan hitta på din faktura så hanterar vi automatiskt moms osv.


Hur bokför man iZettle?

iZettle får du i dagsläget bokföra manuellt i Bokio enligt nedan.

 

Om du har kontantmetoden

Datum: Den dag du får in pengar på ditt konto
Konto 1930 Debet Summan som betalas in
Konto 3001 Kredit Försäljningspriset till kund ex moms
Konto 2610 Kredit Summa moms
Konto 6570 Debit iZettles avgift

 

Om du har fakturametoden

Datum: Den dag du säljer
Konto 1580 Debet Summan som betalas in
Konto 3001 Kredit Försäljningspriset till kund ex moms
Konto 2610 Kredit Summa moms

Datum: Den dag du får in pengarna på kontot
Konto 1580 Kredit Beloppet som dras från izettle kontot.
Konto 1930 Debet Beloppet du får in på banken
Konto 6570 Debit iZettles avgift

Vid inköp av iZettle kortläsare kan du bokföra detta som en förbrukningsinventarie. Detta hittar du en mall för i Bokios moderna bokföring.


Hur bokför jag vinstmarginalbeskattning?

Vinstmarginalbeskattning får du idag hantera manuellt i Bokio. Vi använder oss av följande konton:

Konto 4200 Sålda varor VMB
Konto 4211 Sålda varor positiv VMB 25%
Konto 4212 Sålda varor negativ VMB 25%

Konto 3200 Försäljning VMB och omvänd moms
Konto 3211 Försäljning positiv VMB 25%
Konto 3212 Försäljning negativ VMB 25%

Hos Skatteverket finner du mer information om de särskilda momsregler som gäller när du säljer begagnade varor, konstverk, samlarföremål eller antikviteter. Vinstmarginalbeskattning gäller även vid försäljning av resor inom EU. Är ditt företag inom denna bransch kan det vara bra att läsa igenom den här guiden.

 

 


Hur bokför jag en faktura med olika momssatser?

Om du innehar en faktura med olika momssatser eller alternativt en faktura med en momspliktig respektive momsfri del så löser du det bäst genom att bokföra fakturan på olika verifikat. Fakturan ska då redovisas som underlag på samtliga verifikationer.

Du får själv justera summan vid respektive bokning och eventuellt innan du bokför ändra till rätt momskonto. Om varan är momsfri tar du bort raden för moms och flyttar över denna summa till rätt kostnadskonto. Det här görs vid förhandsgranskning innan du klickar på “OK Bokför!”.

Det kan alltid vara bra att förtydliga händelsen i verifikatens respektive titel.

 


Hur bokför jag dagskassa?

Du som säljer med dagskassa och har en kassarapport från ditt kassasystem kan bokföra detta som en transaktion om dagen. Detta bokförs enklast manuellt där du anger försäljningskonton, momskonton samt betalkonto (kassa, bankkonto eller kortbetalningar).

Sökord: Bokföra kontantbetalning


Hur bokförs fackavgift?

Fackavgift kan ses som en föreningsavgift som är icke avdragsgill. Kostnaden för företaget kan debiteras på konto 2794 (Fackföreningsavgifter) och sedan justerar du den anställdes lön med samma summa och lägger till ett Nettolöneavdrag (nettolönejustering) med kommentar “Fackföreningsavgift”.


"Lägg till ny rad  Nettolönejustering" 

 


Hur hanteras milersättning och bilförmån?

Milersättning och bilförmån hanteras i Bokio Lön. Under Lägg till ny rad finns delvis  “Bilersättning” där man kan välja mellan Privat bil, Företagsbil bensin och Företagsbil diesel. Längre ned hittas även “Företagsbil” där man fyller i den bilförmån som gäller baserat på modell och Skatteverkets beräkningsmodell vilken man kan klicka sig fram till.

När du bokför lönerna så bokförs även tillagd milersättning/bilförmån och du behöver ej bokföra något mer utöver detta.

Enskild firma

Milersättning till dig själv i din enskilda firma hanterar du direkt i bokföringen. I Bokios moderna bokföring kan söka på “Milersättning” och därifrån välja vilken typ av bil som du har. Egen bil, Tjänstebil bensin eller Tjänstebil diesel.

Systemet hanterar då själv de skattefria nivåerna för dessa bilar. Överskjutande del bokförs som skattepliktig ersättning som du sedan manuellt måste hantera i din deklaration.


Hur bokförs en påminnelseavgift från en leverantör?

Har du erhållit en faktura från en leverantör där det utöver inköpet även lagts på en påminnelseavgift kan du hantera detta i Bokios moderna bokföringen.

När du bokför kostnaden och får upp förhandsvisningen så klickar du på redigera-ikonen uppe till vänster och väljer att lägga till en ny rad med konto 6991 (Övriga externa kostnader, avdragsgilla).

Om vi tex har en kostnad på 100kr plus en förseningsavgift på 10kr så kommer det först se ut så här:

Därefter lägger du till en ny rad 6991 och måste då justera Ingående moms och Inköp för att det ska stämma:

Har du däremot erhållit en faktura med enbart en påminnelseavgift så bokför du denna manuellt på konto 6991.

Vid erhållen dröjsmålsränta använder du konto 8422 - Dröjsmålsräntor för leverantörsskulder.

Sökord: Påminnelse


Hur bokförs en periodiseringsfond?

Avsättning till periodiseringsfond får göras upp till 25% (2017 års belopp för aktiebolag och andra juridiska personer) eller 30% (fysiska personer i Handelsbolag eller Enskilda firmor) av årets skattemässiga resultat. Detta görs tex om man vill skjuta upp beskattningen av resultatet till ett senare tillfälle. Avsättningen måste återföras inom 6 år. I Bokio får man bokföra detta manuellt:

2127 (Periodiseringsfond 2017) Kredit XXXX
8811 (Avsättning till periodiseringsfond) Debet XXXX

Sökord: Periodisera vinst, periodisering


Hur hanteras tillgångar och avskrivning?

“En tillgång är en resurs som kontrolleras av företaget till följd av inträffade händelser och som förväntas innebära ekonomiska fördelar för företaget i framtiden”

Att bokföra tillgångar samt avskrivning av tillgångar är något man i dagsläget får hantera manuellt i Bokio. Ingående balans av tillgångar kan göras under Inställningar → Sätt första årets ingående balanser.

När du köper nya tillgångar som ska skrivas av får du bokföra dessa manuellt. De bokförs då i kontoklass 1XXX och skrivs sedan av enligt den livslängd de förväntas ha. Avskrivningen bokför du även den manuellt.


Hur bokför jag utlägg åt kund?

Vid inköp som gjort för kunds räkning kan detta bokföras precis som vanligt med bifogat kvitto. Sedan kan du fakturera kunden för samma kostnad.

Alternativt om man vill göra det extra tydligt går det bra att bokföra manuellt på konto 1681 - Utlägg för kunder.

Vid inköpet:
Konto 1681 Debet
Konto 1930 Kredit

När du fakturerar kunden:
Konto 1510 (kundfordringar) Debet
Konto 1681 Kredit


Hur bokför jag arbetskläder?

Arbetskläder som är avdragsgilla får du hantera i Bokios manuella bokföring så här:

Konto 5480 Debet Arbetskläder & skyddsmaterial
Konto 2640 Debet Summa moms
Konto 1930 Kredit Summan som betalas

Kontrollera för säkerhets skull med Skatteverket att ditt inköp är avdragsgillt.


Hur bokförs kreditkort?

Om du betalar med ett kreditkort så räcker det inte med att enbart bokföra betalningen av fakturan från kreditkortsföretaget. Varje kvitto för varje affärshändelse måste bokföras var för sig.

Om du har betalt med företagets kreditkort kan du använda “Anställdas privata pengar” som betalkonto för händelsen för att sedan när du betalar fakturan för kreditkortet nolla ut 2890 (Anställdas privata pengar) med hjälp av sökord "utlägg utbetalning" i den moderna bokföringen.

Sökord: Kreditkortsfaktura


Hur bokför jag inbetalning av F-skatt?

F-skatten bokför du själv i Bokios moderna bokföring. Använd sökord “preliminärskatt”.

När du gör lönerna i Bokio räknas både inkomstskatten för de anställda och de sociala avgifterna ihop så den summan Bokio säger på skatten täcker båda dessa typer av skatt. Glöm inte att du också ska lämna in arbetsgivardeklarationen vilken du kan se från lönerna.

Beroende på vilken momsperiod du har finns det också en möjlighet att du har moms att deklarera och betala. Du kan se de viktiga datum som finns här: Skatteverket

Kan jag ta bort "Godkänd för f-skatt" på faktura?

Just nu går det ej att ta bort denna rad på faktura. Om du gärna vill använda fakturafunktionen ändå går det tex att lösa genom att exportera fakturan som PDF för att sedan redigera bort raden i lämpligt program på datorn.


Sökord: Bokföra preliminärskatt, f-skatt


Hur fungerar representation?

Skatteverket har inför 2017 förändrat avdragsrätten för representation och nu är det bara momsen som är avdragsgill. Därav blir ingen del av summan förutom moms i Bokio avdragsgill. Moms på upp till 300 kr får du dra av i momsdeklarationen och det löser systemet automatiskt åt dig.

Hos Skatteverket kan du beräkna momsavdraget för lunch, middag och enklare förtäring.


Hur registrerar jag eget kapital?

För att föra in Eget kapital i den ingående balansen så fyller du manuellt in detta under Inställningar → Sätt första årets ingående balanser.

Enskild firma

1930: Summan
2010: - Summan

För att bokföra tillskott i det egna kapitalet väljer du Bokföra utan kvitto och sökord “Egen insättning” i den moderna bokföringen så hittar du en mall för detta. Du bör då ha satt in Eget kapital som betalkonto under Inställningar och välja detta som motkonto för händelsen.

Aktiebolag

1930: Summan
2081: - Summan


Hur bokför jag eget uttag?

Enskild firma

Om du har en Enskild firma så räknas du inte som anställd och du gör således Eget uttag när du tar ut lön till dig själv. När detta ska bokföras så kan du använd sökord "Eget uttag" i den moderna bokföringen så hittar du rätt mall för det. Tänk på att spara pengar för skatt och arbetsgivaravgift som kommer i samband med deklarationen.

Läs mer i vår guide om lön i enskild firma.

2013 (Övriga egna uttag) kontra 2018 (Övriga egna insättningar) kan vara bra att skilja på även i fall det går bra att använda vilket som. När man väljer Eget uttag som lön i enskild firma så debiteras 2013. För att hålla koll på vad som är lön respektive utlägg i företaget kan man med fördel använda 2018 vid bokföring av just utlägg och låta 2013 stå för lönen.

Mer om utlägg i enskild firma kan du läsa här. 

Aktiebolag

I ett aktiebolag hanteras egna uttag annorlunda och det handlar då snarare om utdelning i företaget eller till exempel återbetalning av aktieägartillskott. I ekonomisk förening används liknande begrepp men då om medlemsinsats. Har du själv betalat något åt din firma hanteras detta som utlägg och en återbetalning av detta bokförs med mallen Utlägg utbetalning. Läs mer om detta i hjälpavsnittet om utlägg.

Handelsbolag

I handelsbolag får man i dagsläget hantera egna uttag genom manuell bokföring. Du krediterar då valt kostnadskonto (tex 1930) för att sedan debitera följande konto beroende på vilken delägare det är som gör uttaget:

2013 - Egna uttag (delägare 1)
2023 - Egna uttag delägare 2
2033 - Egna uttag delägare 3


Hur bokför jag utdelning av vinst?

När aktieutdelning har beslutats bokför du manuellt så här:

Konto 2099 Debet
Konto 2898 Kredit

Vid utbetalning av utdelning bokför du manuellt så här:

Konto 2898 Debet
Konto 1930 Kredit

Resten av vinsten kan du låta ligga kvar på 2099 och sedan bokföra ned nästa år du deklarerar.

Sökord: Vinstutdelning


Hur bokförs Paypal och liknande?

För betalningar via Paypal och andra betalningstjänster kan du sätta upp ytterligare ett betalkonto (tex 1940) som är Paypal och som du kan registrera som mottagarkonto. Det sätter du upp under Inställningar → Betalkonton i Bokio.

Transaktionsavgifter som genereras av betalningstjänsten bokförs som en bankavgift. Använd sökord "Bankavgift" i den moderna bokföringen.

Sökord: Payson


Hur hanteras Swish i bokföringen?

Betalningsbekräftelsen, dvs underlaget mottagaren får vid genomförd betalning i Swish, går ej under benämningen kvitto. Därmed är bekräftelsen inte heller tillräcklig som bokföringsunderlag. En Swish-betalning är en form av elektronisk betalning, vilket i jämförelse med en kontant betalning, inte behöver bokföras direkt eller senast dagen efter. Ett vanligt tillvägagångssätt är att använda dagsavslutet från kassaregistret som underlag och klumpa ihop en dags transaktioner i en verifikation. Viktigt är då att kassaregistret tydligt visar vad för betalningsmedel som använts.

Om du inte innehar ett kassaregister kan man upprätta kontantfakturor som ska innehålla all nödvändig information för att kunna ligga som underlag för betalningen. Där ska det framgå att Swish används som betalmedel. Swish-kontot bör sedan vara kopplat till företagskontot och du kan då bokföra betalningen till just företagskontot (1930).


Hur bokför jag en kreditfaktura från leverantör?

Kreditfakturor bokförs lite olika och idag går det ej att bokföra en faktura med ett direkt negativt belopp. Enklaste sättet är då att bokföra det som det ursprungliga inköpet (med positiva belopp) men byta plats på debet och kredit, alltså så att verifikatet ser ut tvärtom gentemot det ursprungliga.

Fakturametoden

Anta att vi har erhållit en faktura á 3125kr som vi har betalat och bokfört så här:

Efter detta sker en reklamation och av leverantören får vi en kreditfaktura. Denna laddas upp och vi måste nu bokföra detta manuellt. Först på den dagen vi mottagit fakturan och det vi gör är att helt enkelt byta sida på debet och kredit utifrån verifikatet som skapades vid inköpet.

När återbetalning från leverantör har skett kan vi under Bokfört ta upp verifikatet för kreditfakturan och klicka på "Betalning"

Skriv in datumet då inbetalningen skett och välj aktuellt kostnadskonto.

Resultatet blir följande:

Kontantmetoden

Använder du kontantmetoden blir det lite färre steg när du ska bokföra en kreditfaktura från en leverantör.

Vi har även i detta fall erhållit en faktura á 3125kr som vi har betalat och bokfört så här:

Affärshändelsen bokförs alltså enbart då betalning har skett. Därefter görs en reklamation och vi erhåller en kreditfaktura från leverantören. Denna bokförs då återbetalning har skett och vi får göra följande i den manuella bokföringen:

Resultatet blir följande:


Hur bokförs betalning med Stripe?

Använder du betaltjänsten Stripe i ditt företag ska du tänka på följande när du bokför.

 Försäljningen bokförs som vanligt på 3XXX och 26XX i Kredit. Du kan välja att antingen göra hela bokningen manuellt, eller så justerar du i förhandsgranskning och byter ut 1510 (Kundfordringar) mot 1580 (Fordringar för kontokort och kuponger) och debiterar.

 När man sedan får det utbetalt från Stripe så bokför du så här:

1580 Kredit - Hela försäljningssumman
1930 Debet - Det man får in på kontot
6570 (Bankkostnader) Debet - Stripes avgift


Hur bokförs direktpension?

Som komplement eller utöver tjänstepension kan du välja att betala ut direktpension till dina anställda.

Direktpension är en slags kapitalförsäkring vilket innebär att den ej är avdragsgill.

Direktpension till anställd utbetald från företagskonto får du bokföra manuellt i Bokio så här (med aktuellt kostnadskonto):

1385 (Värde av kapitalförsäkring) Debet
7421 (Direktpension, ej avdragsgill) Debet
1930 (Företagskonto) Kredit
2230 (Övriga avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser) Kredit


Bokföra inventarie och avskrivning

Är det en förbrukningsinventarie kan du bokföra antingen som "Inköp varor" eller "Inköp Förbrukningsinventarier".



Om det inte är en förbrukningsinventarie, utan en inventarie som ska skrivas av under tid, så måste du bokföra köpet manuellt Bokio. Du kan då tex använda tex konto 1221 som du då debiterar:

Avskrivningar

I dagsläget är avskrivningar något man sedan måste hantera manuellt i Bokio. I de fall du köpt något som du bokfört på ett konto för avskrivningar så får du sedan bokföra detta genom att boka avskrivningen på rätt 1XXX konto i kredit och sedan rätt 78XX i debet.

Tex så här:
Konto 1229 Kredit
Konto 7832 Debet


Bokföra banklån

För att bokföra ett banklån kan du använda dit utav mallen "Banklån" i Bokios moderna bokföring. Tillkommer en upplåningsavgift kan du i förhandsgranskningsläget lägga till en rad med denna summa på konto 6570 - Bankkostnad.

Amortering

För att bokföra amortering på banklån kan du använda dig utav mallen "Amortering banklån". Tillkommer även ränta så finns det en rad att fylla i det här. Om inte så sätter du bara 0.

Ränta

För ränta på lån använder du mallen "Räntekostnader". Den ser likadan ut som mallen för amortering och är det bara ränta du ska bokföra sätter du 0 på raden för amortering.


Bokföra privat lån till företag

Har du som privatperson lånat ut pengar till företaget, bokför du det manuellt så här:

Konto 19XX Debet summan
Konto 2393 Kredit summan

Amorteringen plus ränta bokför du så här:

Konto 19XX Kredit summan som dragits
Konto 2393 Debet summan
Konto 8410 Debet räntan


Hur bokförs en gåva?

Inköp av gåva bokför du manuellt så här:

Konto 6072 (Representation, ej avdragsgill) Debet
Konto 19XX Kredit

Generellt är gåvor av representationskaraktär inte avdragsgilla och därför får man inte dra av momsen och därmed bokar du hela beloppet inklusive moms på 6072.


Billeasing

Vid införskaffande av billeasing kan du använda mallen “Billeasing”, både vid kontraktstart med tillhörande 1:a förhöjd avsnitt och för själva leasingkostnaden. Är detta fördelat på två olika fakturor sker bokföringen av båda var för sig.

Kontantinsatsen eller 1:a förhöjd hyra, det momspliktiga beloppet, ska fyllas i rutan “Förhöjd avgift”. Utgående moms skrivs i rutan “Moms leasingavgift”. Fakturans totalbelopp ska även fyllas i på raden "Totalsumma faktura inkl moms".

Erhållen leasingfaktura innehåller en leasingavgift som skrivs in exkl moms i rutan “Leasingavgift”. Momsen på leasinghyra fylls i på “Moms leasingavgift”.
Utöver detta kan fakturan även innehålla försäkringar och skatter som i så fall fylls i i rutan “Försäkringar & skatter” (dessa är momsfria). Är det dessutom andra momspliktiga avgifter eller serviceavgifter fyller du i dessa i rutan “Administrativa avgifter”. Momsen på dessa lägger du i rutan “Moms administrativa avgifter”. Även här ska fakturans totalsumma fyllas i.

För ej definierade rader skriver du “0”.

Sökord: Leasing


Inköp av inventarier från utlandet

Om du köpt förbrukningsinventarier från utlandet bör du bokföra dessa som “Inköp varor inom/utanför EU”, detta för att momsen ska registreras på rätt sätt, dvs så att Momsrapporten genereras korrekt.

Vill du göra det extra tydligt att du har gjort inköp av förbrukningsinventarier kan du sedan bokföra manuellt så här:
Konto 4549 (Motkonto beskattningsunderlag import) Kredit
Konto 5410 (Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial) Debet


Bokföra kostnad för att registrera bolag

Avgifter som tillkommer vid registrering av bolag bokförs manuellt så här:

Totalbelopp Kredit på Bank(1930) eller Lev fakturor (2440)
Bolagsverket avdragsgillt Summa Debet (6991)
Bolagsverket ej avdragsgillt Summa Debet (6992)
Konsultarvoden Summa Debet (6550)
Moms Summa Debet (2640)

Tänk på att bolagsverkets registreringsavgift är ej avdragsgill.


Hur fungerar moms i Bokio?

Moms när man bokför

När man bokför i Bokios moderna bokföring så anger man alltid summan som man faktiskt har betalt. Summan ska alltså vara inkl. moms om kostnaden innehåller moms och för inköp från utlandet som inte innehåller någon moms är det beloppet som man betalat. Det som är viktigt är då att man väljer rätt för vad kostnaden gäller samt om det är från sverige, från EU eller utanför EU. 

Bokio räknar sedan själv ut momsen. Om summan är 100 kr för Inköp av förbrukningsinventarier fylls i kommer ingående momsen bli 20 kr eftersom moms på förbrukningsinventarier är 25%. 100 - 100/1,25 = 20 kr.

Bokför moms i Bokio

När man klickat Bokför så visas en förhandsgranskning av hur verifikatet kommer att se ut. Detta innehåller då den beräknade momsen. Alla dessa värden kan ändras i förhandsgranskningen om man vill.

Förhandsgranskning av moms i Bokio

Vill man själv bokföra momsen så kan man alltid använda sig av den manuella bokföringen där man själv kan bokföra hur man vill.

Momsbefriad verksamhet

Just nu är systemet optimerat för företag som redovisar moms. Har du exempelvis en ideell förening kan du fortfarande använda det genom att bokföra manuellt och flytta över momsen från momskontot till kostnadskontot. Som företagstyp kan du kan välja ekonomisk förening så länge.

 


Hur fungerar moms?

Om vi bortser från de bolag som har momsfri verksamhet så ska alla bolag redovisa och betala moms till Skatteverket. Att betala moms kan i detta fallet även innebära att du får tillbaka pengar från Skatteverket.

Det fungerar så att ett företag med jämna mellanrum ska deklarera sin moms. Detta kan vara månadsvis, kvartalsvis eller årsvis. Momsdeklarationen innehåller bland annat information om hur mycket moms du har betalat till leverantörer när du har köpt saker plus hur mycket moms dina kunder har betalat till dig. Slår vi ihop dessa två summor får vi hur mycket du ska betala till eller få tillbaka av Skatteverket.

Formeln för detta är:
Moms att betala = Moms dina kunder betalat till dig - Moms du betalat till leverantörer

Momsen är alltså ingen kostnad eller intäkt för bolaget eftersom de pengarna ändå antingen betalas in till eller betalas tillbaka av Skatteverket. 

I din balansrapport kommer du se att momsen dyker upp under kortfristiga skulder eftersom detta ska betalas i samband med nästa momsdeklaration. 


Hur ställer jag in momsperiod?

Momsperioden är beroende av omsättningen i din verksamhet och avser hur ofta du måste stämma av din moms. Om du omsätter upp till 1 miljon kan du välja Årsvis, kvartalsvis eller månadsvis. För minimal administration föreslår vi redovisning årsvis men tänk då på att ha pengar i kassan för att kunna betala årets moms när det är tid för avstämning.

Med omsättning upp till 40 miljoner kan moms stämmas av kvartalsvis eller månadsvis. Med omsättning över 40 miljoner kan moms endast stämmas av månadsvis.

Du ställer in momsperioden på respektive räkenskapsår som ligger under Inställningar → Räkenskapsår.


Sökord: Momsredovisningsperiod

 


Mappa egna konton till Bokios kontoplan

De som tidigare använt ett annat bokföringsprogram kan importera bokföring till Bokio. Då läggs de konton som inte finns med i den kontoplan (Bas 15) som Bokio använder sig av till på företaget. Dessa konton måste i vissa lägen mappas mot Bokios kontoplan, tex för att göra momsrapport. Detta behövs bara göras en gång.

Mappa konton

Mappa konton till Bokios kontoplan Bas 15

I detta exempel saknas kontona 1699 och 3010 i Bokios kontoplan. Dessa behöver mappas till ett motsvarande konto.

  • Sök efter ett motsvarande konto som inte är samma konto i fälten under kopplad till.
  • Det bör vara inom samma kontoklass. 3010 bör alltså mappas till något konto 3xxx

Skicka in momsrapport till Skatteverkets momsdeklaration

Bokio hjälper företagare att deklarera sin moms i Skatteverkets momsdeklaration. Det finns stöd för företag som rapporterar moms per år, kvartal och månad.

Skicka in momsrapporten till Skatteverket

  1. Gå till Momsrapport i vänstermenyn.
  2. Gör eventuella justeringar.
  3. Spara rapport
  4. Flytta över innehållet i rutorna till Skatteverkets blankett för momsdeklaration

Sökord: momsrapport, momsdeklaration, deklarera moms


Hur fungerar Bokio Momsrapport?

I Bokio ställer du in om du vill redovisa moms årsvis, kvartalsvis eller månadsvis. Du väljer detta för respektive räkenskapsår under Inställningar.

Momsrapporten i Bokio genereras utifrån det du bokför och vid periodens slut är det dags att spara och skicka in rapporten.

Momsrapporten består utav 4 steg. I det första gäller det att du har gått igenom din bokföring och sett över så att allt som ska vara bokfört under perioden är det samt att kontrollera rapporten för att få en ytterligare bekräftelse på att allt har bokförts rätt.

I steg 2 hittar du samma blankett som du fyller i och skickar till Skatteverket. Denna ska ses över och sedan sparas. I dagsläget kan du få ut din momsrapport som en PDF, dock inte i samma format som själva blanketten utan vi hänvisar till att du manuellt för över siffrorna till den blankett du skickar till Skatteverket. I de fall man har bokfört på konton som inte är mappade till A05 så kan man manuellt justera denna ruta. Detta gäller dock enbart för A05. Resterande genereras bara utifrån det du har bokfört.

Steg 3 påminner dig om att blanketten manuellt måste skickas in till Skatteverket. Än så länge finns det ingen direkt integrering från Bokio.

Sist men inte minst så måste du i Steg 4 se till att bokföra in- eller utbetalning av moms. I Bokio redovisas momsskulden på konto 2650 och momsfordran på konto 1650.

Observera!
Låser du upp momsrapporten så kommer det tidigare verifiatet som genererats att annulleras. Du kan aldrig direkt radera detta verifikat.

Betala eller få tillbaka moms

Om du har moms att betala in till Skatteverket använder du sökord “Inbetalning moms” i Bokios moderna bokföring och konto 2650 kommer då debiteras. Får du däremot tillbaka moms så ligger det istället som “Utbetalning moms” när du bokför det som en intäkt och 1650 krediteras.


Hur bokför jag in- och utbetalning av moms och skatt?

Om du har moms att betala in till Skatteverket använder du sökord “Inbetalning moms” i Bokios moderna bokföring och konto 2650 kommer då debiteras. Får du däremot tillbaka moms så ligger det istället som “Utbetalning moms” när du bokför det som en intäkt och 1650 krediteras.

För att betala arbetsgivaravgifter och personalskatt rekommenderar vi att man använder Bokio Löns automatiska hantering av detta. För att betala in preliminärskatt till Skatteverket finns mallarna "Preliminärskatt aktiebolag" (gäller även ekonomisk förening) och "Preliminärskatt Enskild firma" (gäller även handelsbolag och kommanditbolag).

Jag ska få tillbaka skatt från Skatteverket till min enskilda firma?

Om du har fått tillbaka skatt till ditt privata konto ska återbetalningen ej bokföras då du får detta överfört till ditt privata konto. Vill du återföra detta till firman så bokför inbetalningen från ditt privata konto som “Egen insättning”.

Jag ska få tillbaka skatt från Skatteverket till mitt aktiebolag?

Har du betalat in för mycket skatt till Skatteverket och ska få tillbaka bokför du detta manuellt så här:
Konto 1630 Kredit hela summan
Konto 1930 Debet hela summan


Kan man importera momsrapport från tidigare bokföringsprogram?

Det går tyvärr inte att importera momsrapport till Bokio. Vill du kunna göra momsrapporten igen så får du i så fall annullera verifikatet som ditt gamla system gjorde. Då kan Bokio räkna detta bättre.

Momsrapporten i Bokio har i sig inte något större egenvärde om du redan lämnat den hos Skatteverket och du kan därför lämna den öppen för den period som du redan gjort i ditt gamla system. Den ligger då kvar där tills du har gjort bokslutet.


Kan jag bokföra utan moms?

Just nu är systemet optimerat för företag som redovisar moms. Har du exempelvis en ideell förening eller någon annan momsbefriad verksamhet kan du fortfarande använda programmet genom att bokföra manuellt och flytta över momsen från momskontot till kostnadskontot. Än så länge finns inga momsbefriade verksamheter som företagstyp men det går bra att välja någon av de andra så länge, tex Ekonomisk förening.

Något annat man kan få tänka på är att det i Bokios fakturor står redovisat "Godkänd för f-skatt". Detta går inte att ta bort. Om du gärna vill använda fakturafunktionen ändå går det tex att lösa genom att exportera fakturan som PDF för att sedan redigera bort raden i lämpligt program på datorn.

Har du mer frågor om momsfri verksamhet får du gärna höra av dig till support@bokio.se.


Momsrapporten fungerar inte?

Det finns några möjliga anledningar till varför momsrapporten inte fungerar, redovisar fel eller kanske inte går att öppna. Om du inte kommer fram till någon lösning själv får du gärna hör av dig till oss på support@bokio.se. Checka först av följande punkter:

  • Titta så att datumen för räkenskapsåren stämmer. Råkar ett ligga över ett annat eller att det till och med är dubbletter så kommer detta leda till att momsrapporten kraschar. Du kan dock enkelt gå in på Inställningar → Räkenskapsår och justera datumen.
  • Är alla konton mappade?
  • Finns det redan en momsrapport bokförd? Eftersom momsrapporten i Bokio beräknas utifrån vad som är bokfört och det i så fall redan är bokfört en gång kommer rapporten i Bokio genereras fel. Har du alltså redan en momsrapport bokförd för perioden behöver du inte göra något på den i Bokio. Det går inte att importera momsrapport till Bokio.