Bokföring


Vad kostar Bokio bokföring?

Bokio bokföring kostar i sitt grundutförande inget att använda. Du betalar först när du vill ha bokföringssupport eller andra premium tjänster. Om du gör allt själv tycker vi dock inte att du som användare ska behöva lägga pengar på något så tråkigt som bokföring. Läs mer om Bokios prismodell.


Kan jag koppla Bokio till min bank?

I Bokio kan man på ett enkelt sätt importera sitt kontoutdrag och därefter bokföra varje transaktion. Det gör man genom vår Bankimport där man kopierar innehållet från kontoutdraget direkt in i Bokio.

Läs en mer detaljerad beskrivning på hur bankimporten fungerar.

Det finns idag annars ingen automatiskt koppling till banker. Detta är någon som vi planerar att införa i framtiden.


Kan Bokio hjälpa mig att kontrollera min bokföring?

Bokio har tillsammans med redovisningsbyrån Fortner ett samarbete där vi kan hjälpa dig med alla typer av frågor som du har kring ditt företagande. 

Vill du ha hjälp med enskilda verifikat?

Bokio har stöd för att köpa hjälp för enskilda verifikat direkt i applikationen.

Vill du att ha hjälp med ekonomiarbetet?

Vi kan sköta allt ditt ekonomiarbete eller delar av det. Begär offert till vår partnerlösning.


Kan Bokio hjälpa mig med Revision?

Bokio har själv inga revisorer men vi har mycket goda kontakter i branschen och kan enkelt peka hjälpa dig att hitta en bra revisor i vårt partnernätverk. Vi jobbar bland annat med KPMG.

Kontakta oss gärna om du vill att vi ska hjälpa dig med detta.


Kan Bokio göra bokslut, deklaration och årsredovisning?

Bokio kan göra bokslut, deklaration och årsredovisning tillsammans med samarbetspartners.

Bokslut

I Bokio finns en steg-för-steg-guide för att göra bokslut helt själv. Detta kräver en del kunskap om redovisning men det finns en hjälpsida på varje steg i processen.

Årsredovisning & Deklaration (Aktiebolag)

I samband med bokslut ska man som aktiebolag skapa en årsredovisning. Detta kan man göra genom vår samarbetspartner årsredovisning-online. Då får man även deklarationen på köpet helt automatiskt.

Deklaration (Enskilda Firmor)

När det är dags att göra deklaration kan man från Bokio enkelt föra över sin deklaration till Skatteverket. Bokio guidar er vilka fält som ska fyllas i med värden från er balans- och resultatrapport.

Experthjälp

Om man vill slippa bekymra sig så finns det även möjlighet att köpa hjälp från våra experter direkt från systemet. Vi tar då hand om hela processen så att du kan fokusera på ditt bolag fullt ut.


Hur bokför jag första gången?

Nedan följer en kortare guide i 3 steg hur du kommer igång att bokföra i Bokio

  1. För att komma igång och börja bokföra klickar du på knappen ny händelse och väljer att antingen ta/ladda upp underlag eller bokföra utan underlag.
  2. Därefter väljer du om det är en intäkt eller kostnad du vill bokföra, har du laddat upp underlag och känner att du sitter dåligt till kan du välja att spara underlaget till senare och du hittar det då i menyn under fliken Bokföringskö
  3. Nu är du inne och ska göra ska göra själva konteringen. Då debet och kredit uppfanns på 1300talet så känner vi att det kan vara läge att gå vidare och vi har därför standardiserat ett stort antal händelser och sökord som du kan välja på för att kategorisera dina underlag till rätt bokföringskonton och med rätt momssatser. Du söker helt enkelt på det du gjort och skulle du inte få träff så kan du få upp alla resultat och välja något som känns rätt. Vi uppdaterar kontinuerligt sökorden och försöker kontinuerligt att fylla upp de luckor där vi missar. Skulle du inte hitta rätt kan du fortfarande använda dig av gammaldags debet och kredit genom att byta till manuell bokföring.

Vad händer när jag bokfört ett verifikat?

När du bokfört ett verifikat hamnar det under fliken bokfört i menyn. Där kan du se gamla verifikat du gjort och även kika på underlaget om du valt att ladda upp det direkt. Har du inte laddat upp något underlag kan du komplettera med det här.


Kan jag lägga till egna konton?

Nej. Just nu kan du inte lägga in egna konton och den stora anledningen till detta är att vi jobbar stenhårt för att automatisera hela bokföringsprocessen. För att lyckas med automatisering krävs det att vi standardiserar så mycket som vi bara kan och då ryker tyvärr möjligheten till egna konton just nu. Får vi till en bra lösning kommer vi givetvis att erbjuda detta också.


Datum och summa stämmer inte

Ibland hittar våra utläsningsalgoritmer inte rätt och det är därför viktigt att du som laddar upp underlag alltid kontrollerar att det faktiskt är rätt datum och summa som läses ut. Vi jobbar självklart kontinuerligt för att förbättra detta men tyvärr är ingen perfekt från början.


Varför ska jag ladda upp underlaget digitalt?

Om du laddar upp underlag digitalt så får du hjälp av Bokio att läsa ut datum och summa så att du ska få mindre att knappa in själv. Vi önskar även att vi kunde säga att du sedan fick slänga underlaget men där är vi tyvärr inte legalt. Du får dock lov att använda den digitala kopian som ersättning för din traditionella pärm och kan därför förvara originalen i en skokartong om de skulle efterfrågas vid en eventuell revision.


Jag har gjort fel, kan jag radera i bokföringen?

Tumregeln när det gäller bokföring är att man inte får radera enskilda verifikat.

Enligt det senaste rönen ok att ha senaste verifikatet som preliminärt. I Bokio kan du därför helt ta bort ett verifikat inom 30 dagar om det är bokfört av dig och det är det senast bokförda verifikatet.

Kan inte verifikatet raderas helt kommer det istället skapas ett "annulleringsverifikat". Detta tar då helt ut det första verifikatet men lämnar historiken fullständig och är därför bättre ur ett legalt perspektiv.

Skulle du göra en rättning så skapar du helt enkelt upp det nya verifikatet sedan.


Radera verifikatet från bokfört-sidan
Radera verifikatet gör du från sidan "Bokfört".


Skicka in kvitton och fakturor med e-post

Alla företag har möjligheten att skapa en faktura-/kvittoinkorg som tar emot fakturor och kvitton via e-post. E-post man skickar dit som har en bifogad fil hamnar i bokföringskön i Bokio för att sedan enkelt kunna bokföras.

Under Inställningar -> Kvittoinkorg kan man skapa sin inkorg och ge den ett namn, tex dittforetagsnamn@app.bokio.se.

Skapa kvittoinkorg i Bokio

Efter det är det bara att skicka eller vidarebefordra in sina kvitton och fakturor till vald e-postadress, de kommer då hamna i bokföringskön för att senare kunna bokföras.

Skicka in kvitton och fakturor med e-post


Kan Bokio automatiskt tolka mina fakturor?

Bokio tolkar alla uppladdade fakturor och kvitton för att snabba upp bokföringen för er användare. Tolkning av fakturor är helt gratis och görs efter man laddat upp/fotat kvitto eller faktura.

Fakturatolkningen ger förslag på fakturadatum, betaldatum, summa och i vissa fall moms och. Det fungerar bäst när kvaliteten på uppladdade underlag är bra och inte suddiga.

 Fakturatolkning i Bokio


Hur länge behöver jag arkivera min bokföring?

Enligt den svenska bokföringslagen och bokföringsnämnden måste du spara, det vill säga arkivera, din bokföring i minst 7 år. Det här innebär att du måste spara alla kvitton, all dokumentation och samtliga underlag för all din bokföring minst 7 år tillbaka i tiden.

Ladda upp underlagen i Bokio

Använder man Bokio så kan man ladda upp alla underlag digitalt tillsammans med sitt verifikat. Originalet som man har antingen digitalt eller i pappersform måste sparas i 4 år. Eftersom man har alla verifikat med tillhörande underlag i Bokio så behöver originalen inte vara sorterade, utan det räcker med att man sparar dem. Detta gäller alla fakturor och kvitton du betalar samt fakturor som du skickar själv (om du skickar fakturor med Bokio räcker det med att de ligger i Bokio).

Att spara sina underlag elektroniskt

Scanna in pappersfakturor

Du får till exempel scanna in ett dokument och spara det elektroniskt, men originalunderlaget i papper får du slänga först efter 4 år. Det här kan vara bra att göra med kvitton som annars skulle blekna.

Fakturor skapade elektroniskt

Om du skapar dina fakturor i ett bokföringsprogram och skickar fakturan elektroniskt till din kund, till exempel via e-post, behöver du inte skriva ut fakturan på papper. Om du gör det gäller samma regler som för pappersunderlag som görs elektroniska, det vill säga du får förstöra den elektroniska fakturan först efter tre år.

Ansvar för arkivering

Beroende på vilken bolagsform du driver är ansvaret för arkivering olika.

Enskilda firmor

I enskilda firmor, eller så kallade enskilda näringsidkare, är det alltid du som är ägare av den enskilda firman som är ansvarig för arkiveringen av företagets bokföring. Det här betyder att du är personligt ansvarig för arkiveringen i en enskild firma. Om du avvecklar din enskilda firma är du därför ansvarig för räkenskaperna i minst 7 år framöver.

Aktiebolag

I ett aktiebolag är det inte nödvändigtvis du som är ägare av aktiebolaget som är ansvarig, såvida det inte är du som sköter bokföringen. Den som bär det yttersta ansvaret är den eller de fysiska personerna som är ansvariga för bokföringen. Om du har en anställd som sköter bokföringen är det alltså den anställda som är ansvarig för arkiveringen. Däremot, om det kommit fram brister i hanteringen kan det bli aktuellt att ställa styrelsen eller VD:n till svars.

Läs mer om Bokföringsnämndens tips om arkivering

 


Detta gäller för underlag till bokföringen. Vad är ett bra kvitto? Måste kvittot sparas? Behöver jag alltid underlag?

Du måste spara kvitton och fakturor som underlag till bokföringen. Detta är för att kunna bevisa vad du har sålt och köpt. Annars skulle du t.ex kunna köpa en ny bil till dig själv på firman och få skatteavdrag på detta. 

Tumregeln är därför att det är DU och det underlag du sparar som måste bevisa för Skatteverket att det du har köpt faktiskt är avdragsgillt för att du ska få dra av skatten. Detta tankesätt ger oss stöd när vi resonerar kring vad som är ett bra underlag:

När du har köpt något
Bra: Fakturan eller kvittot från köpet där det bland annat går att identifiera när du gjorde köpet, vad som köptes, vilket bolag som var säljaren, hur mycket som var moms osv.

Exempel på ogiltiga underlag: Utdrag från banken, kvitto som kommer från betalterminalen där det står "ej kvitto på köp". 

Om du tappar bort kvittot: Då kan du inte längre dra av detta köpet. Det är din uppgift att bevisa att det är avdragsgillt. Det är därför vi erbjuder gratis uppladdning av kvitton på Bokio. Ser du till att ha det digitalt klarar du dig bättre även om du tappar bort kvittot, blir bestulen eller på annat sätt blir av med detta. 

Kom ihåg: Spara originalet i minst 4 år även om du laddar upp en digital kopia.

När du har varit på affärslunch
Samma som vid andra köp men här ska du även notera vilka som har varit med på lunchen. Ett förslag är att skriva detta på kvittot.

När du betalar ut reseersättning
 
Som underlag för utbetalning av reseersättning till en anställd för tjänsteresa ska arbetsgivaren ha en reseräkning. Av reseräkningen ska framgå om den anställde använt egen bil, datum, resmål och körd vägsträcka

Lär mer hos Skatteverket

Du måste spara papperskvittot även om du laddar upp det till Bokio!

Läs mer om vad som gäller för arkivering av papperskvitton.

Finns det tillfällen då du inte behöver underlag?
Som redan har nämnts är poängen med underlaget att bevisa att ett köp eller en försäljning ska beskattas på ett visst sätt. Skatterna baseras på din vinst så en enkel minnesregel är att om pengar lämnar eller kommer in till företaget behövs det underlag. 

Ett exempel där det varken finns bra underlag eller det behövs är när du för över pengar mellan företagets konton.

 


Hur bokför jag inköp av program från utlandet?

För att bokföra inköp av program, hemsidor och liknande från utlandet så räknas detta som inköp av tjänster från utlandet. Tänk på att välja om det ska vara innanför eller utanför EU.


Vilka rapporter finns det stöd för i Bokio?

I Bokio finns följande rapporter:

  • Balansrapport
  • Resultatrapport
  • Momsrapport
  • Huvudbok
  • Leverantörer (Leverantörsreskontra)
  • Årsredovisning kan göras genom genom årsredovisning-online.

Hur fungerar räkenskapsår?

I Bokio väljs automatiskt vilket räkenskaps år man bokför på beroende på det datum som verifikatet gäller. Du behöver alltså inte välja räkenskapsår någonstans när du bokför i Bokio.

Skapa nytt räkenskapsår

När nuvarande räkenskapsår i företaget är slut eller att man vill skapa upp tidigare räkenskapsår gör man det under Inställningar -> Räkenskapsår.

När det är dags att skapa nytt räkenskapsår säger Bokio till.

Det finns stöd för brutet räkenskapsår.

Se vad som bokförts för ett räkenskapsår

Under Bokfört i menyn kan man se allt som bokförts i företaget. För att se vad som bokförts på ett räkenskapsår väljer man det i rullistan År.

Välja räkenskapsår för bokförda verifikat i Bokio


Hur fungerar leverantörsfakturor?

Varför behövs register över leverantörsfakturor (Leverantörsreskontra)?

En leverantörsreskontra är ett register som innehåller information om vilka fakturor från leverantörer som har inkommit, vilka som har betalats och övrig information om leverantörerna. Detta finns i att använda i Bokio.

Hur används leverantörsfakturor i Bokio?

När du får en leverantörsfaktura så kan du direkt lägga in den i Bokio som allt annat genom att klicka på Ny händelse. Då läggs den i Att Göra listan så att du sedan lätt kan pricka av den som betald. Du får dessutom en bättre överblick över vilka fakturor som ska betalas när och hur mycket du har i skulder till olika leverantörer.

Du lägger in en leverantörsfaktura på samma sätt som du tidigare har bokfört dessa. Men efter att du har valt att det är en kostnad klickar du i att den ska sparas som leverantörsfaktura.

Spara underlag som leverantörsfaktura i Bokio

Fakturametoden och leverantörsfakturor

När du klickar bokför visas en bekräftelse på vad vi kommer att spara. I detta fallet är det ett företag med fakturametoden och eftersom båda datumen har passerat kommer vi göra båda bokföringarna och lägga upp både leverantörsfakturan och den betalningen i registret. Skulle det vara så att summan på betalningen inte stämde överens med fakturan så klickar du bara på "Bokför inte betalning" och så får du sedan registrera betalningen från leverantörsfakturan där du kan justera summorna.

Har däremot förfallodag inte passerats ännu kommer du få pricka av leverantörsfakturan som betald senare. När man ska göra det dyker den upp överst på Att göra-sidan. Klickar man på en leverantörsfaktura där du betalat avsändaren får man möjligheten att registrera betalning. Klicka på knappen registrera betalning för att markera fakturan som betald. Hela betalningen behöver inte göras direkt utan det kan göras i delar om man nu fått delar av fakturan betald på olika tillfällen.

Registrera betalning av en leverantörsfaktura

 

När du klickar bokför visas en bekräftelse på vad vi kommer att spara. I detta fallet är det ett företag med fakturametoden och eftersom båda datumen har passerat kommer vi göra båda bokföringarna och lägga upp både leverantörsfakturan och den betalningen i registret. Skulle det vara så att summan på betalningen inte stämde överens med fakturan så klickar du bara på "Bokför inte betalning" och så får du sedan registrera betalningen från leverantörsfakturan där du kan justera summorna.

Förhandsgranskning över hur leverantörsfakturan kommer att bokföras i Bokio

Kontantmetoden och leverantörsfakturor

Företag med kontantmetoden bör också använda funktionen leverantörsfakturor för att underlätta sitt arbete. Då håller vi koll på fakturorna på dig och det blir mycket enklare att hantera när det är dags för bokslut. Självklart bokför vi inget förens du klickar I att fakturan är betald men att ha det I ett digital register tror vi kommer att underlätta hanteringen för dig väldigt mycket.

Register över leverantörer

Registret över leverantörer (leverantörsreskontra med ett annat ord) finns att hitta under Rapporter -> Leverantörer. Där finns alla företagets leverantörer samt dess fakturor och information om vilka som betalats eller om det finns en skuld till leverantören.


Hur fungerar kontoplanen i Bokio?

Bokio använder sig av kontoplanen Bas 15.

Kan man ändra på kontoplanen?

Nej, det går inte att ändra på kontoplanen. Detta för att vi vill hjälpa företagen så mycket som möjligt i sin bokföring. Om alla har samma kontoplan så är det mycket enklare att med hjälp av datorns hjälp göra en automatiserad bokföring.

Egna konton vid import av tidigare bokföring

När importerar tidigare bokföring så lägger vi in de konton som finns i det importerade företagets bokföring till Bokio.


Kan jag ta med mig data från mitt gamla bokföringsprogram?

Självklart kan du ta med dig din tidigare bokföring in i Bokio. Du exporterar då en SIE fil från ditt gamla system och importerar denna till Bokio.


Hur Importerar jag min tidigare bokföring?

Import av bokföring från SIE fil kan göras antingen direkt när du registrerar ditt konto eller under fliken Inställningar -> Bokföring -> Importera tidigare bokföring.


Min SIE fil går inte att importera?

SIE formatet ska vara en standard för alla svenska bokföringsprogram men tyvärr är formatet gammalt och för vissa system blir inte exportfilerna som de ska. Skulle det drabba dig så hör du av dig till oss på info@bokio.se så hjälper vi dig.


Hur exporterar jag SIE-filer?

Du kan exportera din bokföring, antingen för att byta bokföringsprogram eller för att ge till t.ex en revisor, genom att exportera dina SIE-filer. 

Du gör detta under "Inställningar -> Exportera bokföring"


Hur exporterar jag SIE-fil med verifkat från Visma Enskild Firma?

När man exporterar SIE-fil från Visma Enskild Firma så innehåller den inga verifikat för sin tidigare bokföring. Endast ingående och utgående balanser fås med (SIE 1)

Det går dock att få ut även verifikat/bokföringsposter genom att exportera på följande sätt i Visma Enskild Firma: Arkiv - Export - Uppgifter till Visma eEkonomi. (Detta fungerar endast i vissa versioner av Visma Enskild Firma.
Man får då en zip-fil som innehåller en fil med namn som tex "Bokföringsuppgifter 2015 företagsnamn.se". Det är denna fil som ska importeras i Bokio antingen när man skapar sitt företag eller under Inställningar -> Bokföring -> Importera tidigare bokföring.


Hur fungerar Bankimport?

Med Bokios bankimport loggar du in på din internetbank, tar en kopia på ditt kontoutdrag och klistrar in i Bokio. Vi låter sedan datorn analysera det åt dig och läsa ut datum och summor samt komma med förslag på vad de olika händelserna kan tänkas vara. Du kontrollerar sedan som vanligt och godkänner för att bokföra de olika händelserna. Du som använder fakturametoden kan dessutom ställa in fakturadatum på de fakturor du betalt så att även detta kommer in på rätt sätt. Bankimport hittar du under Ny händelse precis som alla andra sätt att bokföra på.

Importera till Bokio bokföring från bank


Kan man köpa hjälp med enskilda underlag i sin bokföring?

Bokio är alltid gratis att använda och kommer så förbli. Vill man däremot få hjälp kan man köpa det. Ni kan tex köpa hjälp med enskilda verifikat som ni inte vet hur man ska bokföra.
Fördelen med att köpa hjälp med enskilda verifikat är att man kan sköta de delar man själv känner sig bekväm med i sin bokföring och sedan köpa hjälp med vissa delar.

För att få hjälp med enskilda verifikat skapar man en ny händelse i Bokio och laddar upp sitt underlag (pdf eller bild). Sedan klickar man på Hjälp mig bokföra detta. Vi återkommer om vi behöver mer information för att slutföra bokföringen.

Hjälp mig bokföra enskilda verifikat i Bokio

 

Så här går det till:

  1. Du startar supportärendet
  2. Vi kontrollerar att kvittot stämmer med villkoren och ber om en förklaring om det skulle behövas.
  3. Vi bokför kvittot åt dig och meddelar dig hur du kan göra nästa gång.

Kostnad och villkor

Vi kontrollerar kvittot och återkommer om ytterligare information behövs. I normala fall kostar bokföringstjänsten 50 kr exkl. moms. Skulle mer omfattande utredning krävas återkommer vi för prisdiskussion.

Ska vi göra allt ekonomiarbetet åt dig?

För er som vill ha hjälp med all sin bokföring har vi vår partnerlösning, där en autoriserade redovisningskonsulter sköter din bokföring genom Bokio.


Hur bokför man utlägg?

För att hantera utlägg som du eller någon av dina medarbetare gjort åt bolaget så bokför du det som vanligt som den händelse (kostnad) som det ska vara ex lunch eller inköp av dator. Men istället för att välja betalkonto: företagskonto så väljer du eget utlägg (enskilda firmor) / anställds privata konto (aktiebolag). Detta bokas då upp som en kostnad för bolaget och en skuld till den som gjort utlägget. Nedan ses ett exempel på hur det ser ut när man bokför för ett aktiebolag.

Hur bokför man utlägg i Bokio?

När du sedan betalar ut pengarna till den person som gjort utlägget så gör du en ny händelse (kostnad): eget uttag (enskild firma) / utlägg utbetalning (aktiebolag) och skulden till den anställde nollas då ut. Välj det konto som du gör utbetalningen ifrån. 

Utbetalning av utlägg i Bokio


Bokföring av aktiekapital när företaget startas

När du startar upp ditt aktiebolag så ska du föra in företagets aktiekapital i din balansräkning. Det gör du under Inställningar -> Sätt första årets ingående balanser. Där anger du följande värden förutsatt att pengarna är på ditt företagskonto (1930). Klicka sedan Spara.
1930:50000
2081:-50000

Sätt ingående balanser för aktiekapital när aktiebolaget startas i Bokio