Vad innebär att bokföra utan underlag?
Via knappen Skapa Ny i vänstermenyn har du möjlighet att bokföra utan underlag. Det kan du göra om du vill ladda upp kvittot eller fakturan vid senare tillfälle. Observera dock att det är viktigt att du ser till att ladda upp underlaget så småningom. Om det saknas ett kvitto på ett inköp exempelvis så får du inte göra avdrag för det i din bokföring utan måste bokföra det som en ren kostnad.
Därefter följer bokföringsstegen som vanligt och du får ytterligare ett tillfälle att lägga till underlag om det önskas.
Arkivering av underlag
Det viktigaste är att all bokföring finns samlad och därmed kan den finnas i digitalt format och ibland behöver man helt enkelt inte redovisa något underlag för en viss händelse, så länge man har den fysiskt med tydlig verifikationsnummer utifrån Bokio.
Bankkontoutdrag bör finnas som underlag för företagets in- och utbetalningar. Om man inte vill ladda upp samma kontoutdrag till varje enskild verifikation går det bra att spara kontoutdraget separat, så länge det tydligt framgår vilka verifikationer respektive transaktion avser.
Det kan till exempel göras genom att skriva ut eller spara kontoutdraget och anteckna vilka verifikationsnummer som hör till varje rad. Det viktiga är att det finns en tydlig koppling mellan bokföringen och underlagen så att transaktionerna går att följa vid en kontroll.
Bokför du via Händelser att bokföra matchas transaktionen till verifikationen automatiskt, vilket ger en tydlig bild på vad transaktionen avser.
Fördelen med att ladda upp det digitalt är att du får det strukturerat. Läs mer här om hur länge du måste arkivera din bokföring.