Stämma av konto och hitta bokföringfel
Att stämma av sin bokföring mot t.ex ett bankkonto är ett väldigt bra sätt att hitta händelser som bokförts på fel datum, summa, konto eller helt enkelt bara missats och är en av de bästa sakerna du kan gör för att din bokföring ska stämma.
I Bokio finns det ett par sätt att jobba med detta:
- Använder du Bokio Företagskonto så får du automatiskt rätt siffror och datum in i bokföringen så då slipper du missa något från början.
- Använder du ett konto hos någon av bankerna så har du möjlighet att importera ditt utdrag manuellt och bokföra utifrån det.
- Om du inte har gjort något av ovan så finns det en funktion för att jämföra ett bokföringskonto mot en lista med transaktioner. I den här guiden går vi igenom detta!
Hjälp med att stämma av ett bokföringkonto i Bokio
Går du till Rapporter → Huvudbok och klickar på knappen "..." så finns det ett val för att hitta bokföringsfel.
Du väljer här det bokföringskonto och den period du vill stämma av. Oftast är det dina bankkonton du vill stämma av så vi kommer fokusera på det. Men alla konton fungerar att göra detta för.
I nästa steg behöver du välja vilket sätt du vill ladda in din jämförelsedata på. Vår rekommendation är att du använder en .xlsx fil (Excel). De flesta bankerna stödjer export av detta alternativt som någon form av .csv fil som du sedan kan öppna i Excel eller liknande program och spara om till en .xlsx fil.
Det viktiga är att den fil du laddar upp har exakt samma period som det du valde i steget innan.
Ladda upp den fil du vill jämföra med din bokföring i Bokio. Du får en förhandsgranskning på importen där du har möjlighet att redigera kolumner för datum, belopp och meddelande.
Nu kommer du få en sammanställning på hur bra din bokföring matchar din jämförelsedata. Har du gjort ett väldigt bra jobb så kan det se ut som i exemplet nedan. Här stämmer alla dagarna mellan bokföringen och din jämförelsedata.
Det är dock troligt att det kommer finnas några saker att fixa och då kan det istället se ut så här:
Hur ska felen tolkas?
Dagar som behöver granskas är alla de dagarna där summan av alla händelser i bokföring och i din jämförelsedata för den dagen inte stämmer överens. Den Ackumulerade skillnaden är ett hjälpmedel för att avgöra om felet på en dag kompenserar av ett "fel" på en annan dag.
Låt oss säga att vi har 10 dagar som behöver granskas men den Ackumulerade skillnaden totalt är 0. I så fall är det troligt att all händelser är bokförda men att några händelser ligger på fel datum. Väldigt vanligt är att ett verifikat hamnat på någon av granndagarna till det banken säger. Vårt förslag här är att du går igenom alla dagarna ändå och kontrollerar om detta är fallet. Du bör vara extra noga med att kontrollera att inga händelser hamnat på fel månad.
Om vi däremot har en Ackumulerade skillnad så är det nästan garanterat så att något missats, bokförts extra eller har bokförts med fel summa.
Rekommenderat arbetsflöde
Låt oss säga att vi har ett par dagar som behöver granskas. Om vi börjar med att titta på första dagen så ser vi att det i bokföringen finns en inkomst på 10 000kr som inte finns i bankutdraget vi jämför mot.
Detta kan bero på flera saker. Men om vi tittar på resten av dagarna så ser vi inget annat datum med denna summa. Så att vi bara har bokfört fel datum är inte så troligt. Antingen har vi bokfört något med fel summa, något som inte har hänt alls eller så har vi bokfört det på fel konto.
Låt oss säga att vi kom fram till att vi hade bokfört något som inte hade hänt. Smidigast är då att öppna en ny flik i Bokio och gå till Bokföring och bokslut → Bokfört och så letar vi fram det verifikatet och väljer att radera det.
När vi sedan hoppar tillbaka till vår jämförelse så kan vi klicka på Uppdatera och OK så kommer datan från bokföringen laddas om.
Då ser vi att resultatet har förändrats till det bättre och vi ser också att vår felaktiga dag är borta.
Intressant nog är att nu har vi 4 dagar att granska men den ackumulerade skillnad är 0. Det brukar betyda att de felen som är kvar beror på saker som är bokförda rätt men på fel datum. Tittar vi vidare så kan vi se att det verkar vara just så, då det i båda fallen på ena dagen finns en transaktion extra på banken och andra dagen en transaktion extra i bokföringen med exakt samma summa.
