Stämma av konto och hitta bokföringfel

Att stämma av sin bokföring mot exempelvis ett bankkonto är ett väldigt bra sätt att hitta händelser som bokförts på fel datum, har fel summa, konto eller helt enkelt bara missats. Detta är en av de bästa sakerna du kan gör för att din bokföring ska stämma.

I Bokio rekommenderar vi alltid att man bokför utifrån sina bankhändelser, antingen via Bokio Företagskonto, koppling till bank eller manuell import.

Med den här funktionen kan man få hjälp att göra en extra avstämning om man använder någon av dessa bankimporter. Och denna funktion går också att använda om man inte har använt bokföring via bankhändelser sedan tidigare.

Hjälp med att stämma av ett bokföringkonto i Bokio

Går du till Rapporter → Huvudbok → (...) → Hitta bokföringsfel kan Bokio hjälpa dig söka efter bokföringsfel. 

Du väljer här det bokföringskonto och den period du vill stämma av. Oftast är det dina bankkonton du vill stämma av så vi kommer fokusera på det. Men alla konton fungerar att göra detta för. 

I nästa steg behöver du välja vilket sätt du vill ladda in din jämförelsedata på.

Om du har Bankimport eller Bokio Företagskonto hämtar du jämförelsedatan direkt därifrån.

I annat fall är vår rekommendation är att du använder en .xlsx fil (Excel). De flesta bankerna stödjer export av detta alternativt som någon form av .csv fil som du sedan kan öppna i Excel eller liknande program och spara om till en .xlsx fil. 

Det viktiga är att den fil du laddar upp har exakt samma period som det du valde i steget innan.

Ladda upp den fil du vill jämföra med din bokföring i Bokio. Du får en förhandsgranskning på importen där du har möjlighet att redigera kolumner för datum, belopp och meddelande. 

Nu kommer du få en sammanställning på hur bra din bokföring matchar din jämförelsedata. Har du gjort ett väldigt bra jobb så kan det se ut som i exemplet nedan. Här stämmer alla dagarna mellan bokföringen och din jämförelsedata.

Det är dock troligt att det kommer finnas några saker att fixa och då kan det istället se ut så här:

Hur ska felen tolkas?

Dagar som behöver granskas är alla de dagarna där summan av alla händelser i bokföring och i din jämförelsedata för den dagen inte stämmer överens. Den Ackumulerade skillnaden är ett hjälpmedel för att avgöra om felet på en dag kompenserar av ett "fel" på en annan dag.

Låt oss säga att vi har 10 dagar som behöver granskas men den Ackumulerade skillnaden totalt är 0. I så fall är det troligt att alla händelser är bokförda, men några händelser ligger på fel datum. Väldigt vanligt är att ett verifikat hamnat på någon av granndagarna till det banken säger. Vårt förslag här är att du går igenom alla dagarna ändå och kontrollerar om så är fallet. Du bör vara extra noga med att kontrollera att inga händelser hamnat på fel månad. 

Om vi däremot har en Ackumulerade skillnad så är det nästan garanterat så att något missats, bokförts extra eller har bokförts med fel summa.

Rekommenderat arbetsflöde

Låt oss säga att vi har ett par dagar som behöver granskas. Om vi börjar med att titta på första dagen så ser vi att det i bokföringen finns en inkomst på 10 000kr som inte finns i bankutdraget vi jämför mot.

Detta kan bero på flera saker. Om vi tittar på resten av dagarna så ser vi inget annat datum med denna summa, så att vi bara har bokfört fel datum är inte så troligt. Antingen har vi bokfört något med fel summa, något som inte har hänt alls eller så har vi bokfört det på fel konto.

Låt säga att vi hade bokfört något som inte hade hänt. Smidigast är då att öppna en ny flik i Bokio och gå till Bokföring och Bokslut → Bokfört och så letar vi fram det verifikatet och väljer att radera det.

När vi sedan hoppar tillbaka till vår jämförelse så kan vi klicka på Uppdatera → OK så kommer datan från bokföringen laddas om.

Då ser vi att resultatet har förändrats till det bättre och vi ser också att vår felaktiga dag är borta.

Intressant nog är att vi nu har 4 dagar att granska men den ackumulerade skillnad är 0. Det brukar betyda att de felen som är kvar beror på saker som är bokförda rätt men på fel datum. Tittar vi vidare kan vi se att det verkar vara just så. I båda fallen finns det en transaktion extra på banken på ena dagen, och andra dagen en transaktion extra i bokföringen med exakt samma summa.

Fortsätt med avstämningen tills dess att allt är korrekt. Klart!