Varför ska jag ladda upp underlaget digitalt?
Om du laddar upp kvitton och fakturor i ett digitalt system så behöver du inte organisera de fysiska underlagen. Det kan underlätta då det i slutändan brukar bli en hel del papper att hålla reda på. Önskvärt vore att man till och med fick slänga det fysiska underlaget men där är vi tyvärr ännu inte legalt. Du får dock lov att använda den digitala kopian som ersättning för din traditionella pärm och kan därför förvara originalen i en skokartong om de skulle efterfrågas vid en eventuell revision.
Enligt bokföringslagen ska det för varje affärshändelse finnas en verifikation och verifikationen ska innehålla ett antal uppgifter.
Vid arkivering av räkenskapsinformation (underlag som visar affärshändelsen, till exempel kvitto eller faktura) säger bokföringslagen att underlaget ska sparas i samma skick som det hade när det kom in till bolaget. En faktura som inkommit via post är i pappersform och ska därför sparas i just på papper. Om det däremot kommer i digital form såsom e-faktura, behöver det inte skrivas ut och sparas i fysisk form.
Det är alltid företagaren som ansvarar för arkiveringen av räkenskapsinformationen. Det är inte minst viktigt att komma ihåg vid till exempel byte av bokföringssystem, redovisningskonsult eller fakturascanningssystem. I de flesta bokförsingssystem har du möjlighet att importera tidigare bokföring.
Måste jag ladda upp underlag på utbetalningar?
Bankkontoutdrag ska egentligen vara med på alla utbetalningar, men man kan spara bankkontoutdraget och skriva vilka verifikationer det avser om man inte vill lägga in alla bilder i respektive verifiktion. Dvs, om du skriver ut kontoutdraget och bara noterar vilka verifikat respektive rad gäller så blir det helt rätt.
Arkivering
Enligt bokföringsnämnden och den svenska bokföringslagen så ska bokföringen arkiveras i minst sju år. Det här gäller inte enbart själva bokföringen utan också alla kvitton, dokumentation och annat underlag samt deklaration och årsredovisning. Ser du däremot till att arkivera din bokföring digitalt så behöver du endast spara papperskopian på underlaget i fyra år. Läs mer om arkivering här.
Hantering i Bokio
I Bokio har vi arbetet mot att digitalisera så mycket av bokföringen som möjligt genom att ge våra kunder möjligheten att skapa och upprätta egna underlag direkt i Bokio via tex lönespecifikationer samt kundfakturor. Bokföringslagen säger att sådan räkenskapsinformation ska sparas i samma skick som den fick när den sammanställdes.
I Bokio sker detta digitalt och därmed behöver du inte lägga in ytterligare underlag för dessa bokningar, detta sker nämligen automatiskt i Bokio när du använder funktionerna Fakturor och löner. Däremot finns det underlag som Bokio i dagsläget inte kan skapa och det är bland annat utbetalning av lön samt inbetalning av kundfakturor, dessa behöver du lägga till i efterhand i form av en insättningsavi.
Vid bokföring av en kundinbetalning måste du i regel lägga in en verifikation på detta enligt bokföringslagen. I Bokio per dagsläget behöver du lägga till verifikationer som inte skapas i systemet och de flesta avser transaktioner som sker via banken och skattekontot.
Anställdas utlägg
Liksom andra inköp i verksamheten så räknas även det en anställd köper för företagets räkning, oavsett om det är med privata pengar eller ej, in som en affärshändelse i företaget. Är underlaget för inköpet i fysisk form, exempelvis ett papperskvitto, så måste detta sparas på samma sätt så som andra fysiska underlag. Det här gäller även om kvittot eller fakturan scannas in och även sparas digitalt.
I Bokio har vi vår utläggsfunktion och om du erhåller kvittot i elektronisk form så behöver du inte spara det elektroniska kvittot i en separat mapp utan den kommer att finnas i Bokios bokföring. Däremot om erhåller ett papperskvitto och sedan fotar och lägger in det i kvittofunktionen så måste du spara papperskvittot enligt arkiveringstiden på tre år och därefter räcker det att bara spara den elektroniska kopian den återstående tiden.