Vidarefakturering och utlägg åt kund

Det finns två sätt att bokföra utlägg åt en kund, och det handlar om hur detta är avtalat med kunden, dvs om det är ett rent utlägg alternativt om det är en vidarefakturering. Man kan med fördel använda sig av vidarefakturering då det är lite enklare att hantera rent bokföringsmässigt.

Vidarefakturering

Köper du en vara eller tjänst (dvs du står som betalansvarig) som du sedan ska få ersättning för från kund så tas detta upp som en direkt kostnad i bokföringen. Har du till exempel betalat för en tågbiljett så bokför du detta med lämplig bokföringsmall och redovisar moms precis som vid "vanliga" inköp. Du väljer det betalkonto du har betalat utgiften med.

När du sedan fakturerar kunden för utlägget lägger du till den som en artikelrad på fakturan till priset av inköpet exklusive moms och väljer "tjänst" som artikeltyp. Du väljer därefter den momssats som resterande artiklar på fakturan har. 6%, 12% eller 25%. Skulle fakturan bestå av artiklar med flera olika momssatser använder man den högsta.

Till exempel:

Inköp av tågbiljett för resa som ska vidarefaktureras till kunden köptes för 600 kr. Detta bokförs med bokföringsmall för biljetter och priset exklusive moms är 556,04 kr. På fakturan till kunden lägger vi till en rad för reseersättning (tjänst) och skriver in beloppet 556,04 kr. Då resterande artikelrad på fakturan innehar 25% moms så lägger vi även det på den här raden.

 

Utlägg

Har du betalat något åt kunds räkning där kunden i fråga står som betalansvarig ska det hanteras lite annorlunda. Du ska då inte ta ut moms och följande villkor ska vara uppfyllda.

  • Kunden ska själv ha betalningsansvar till leverantören
  • Du får inte göra något vinstpålägg, vilket innebär att kunden ska betala samma belopp till dig som du betalat till leverantören
  • Beloppet ska behandlas som ett utlägg i din bokföring (detta på konto 1681 och ej i resultaträkningen)

Beloppet för utlägget ska bokföras på ett avräkningskonto (1681) och inte på något konto som påverkar resultatet. Du får inte dra av den ingående momsen, utan det är din kund som ska ha avdragsrätten.

Du ska bokföra manuellt på konto 1681 - Utlägg för kunder.

Vid inköpet (dvs då du betalar utlägget):

Konto 1681 Debet Totala beloppet inkl moms
Konto 19XX Kredit Totala beloppet inkl moms

När du fakturerar kunden:

Fakturametoden
Konto 1510 Debet Totala beloppet inkl moms
Konto 1681 Kredit Totala beloppet inkl moms

Kontantmetoden
Konto 19XX Debet Totala beloppet inkl moms
Konto 1681 Kredit Totala beloppet inkl moms

Till exempel:

Inköp av tågbiljett för resa som gäller utlägg åt kund köptes för 600 kr. På kvittot för biljetten står kunden i fråga som betalansvarig. Detta bokförs manuellt så här (om kontantmetoden och betalning sker med företagskonto):

1681 Debet 600
1930 Kredit 600

På fakturan till kunden lägger vi till en rad för reseersättning (tjänst) och skriver in beloppet 600 kr. Då kunden ska redovisa momsen och inte vi, så sätter vi här 0%.

När kunden betalat får vi justera så att fakturan ej bokförs genom den automatiska bokföringen [Hur bokför jag kundfaktura manuellt?]. Därefter bokförs försäljningen manuellt så här (om kontantmetoden och betalning sker till företagskonto):

1930 (Företagskonto) Debet 2 288
3011 (Försäljning tjänster inom Sverige, 25% moms) Kredit 1 350
2611 (Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25%) Kredit 600
3740 (Öres- och kronutjämning) Kredit 0,5
1681 (Utlägg för kunder) Kredit 600

Läs mer hos Skatteverket.

Bokföring


< Tillbaka till kategoriöversikten