Bokföra kostnader vid tjänsteresa

Vad är en tjänsteresa?

Tjänsteresa är resa som anställd gjort i sitt arbete och som är ett annat ställe än där arbetsuppgifterna vanligtvis utförs.

Kostnader vid tjänsteresa

Utlägg för mat och dryck vid tjänsteresa som ej faller under representation, ska antingen bokföras under kost och logi (kontogrupp 58XX) eller som kostnadsersättning för traktamente till anställda.

Arbetsgivaren kan skattefritt ersätta den anställde för logikostnader. För att bokföra detta krävs kvitto eller liknande som underlag. Även måltidskostnader kan bekostas av arbetsgivaren. Observera dock att om detta görs, så måste eventuellt skattefritt traktamente minskas, eftersom den anställde då inte har haft de ökade måltidskostnaderna som traktamentet ska täcka. Detta gäller även vid måltider som går under representation. Se Skatteverkets tabeller för detta.

Kostnadsersättningar för traktamente till delägare som inte är anställda klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs som kost och logi. 

Sök på "Kost och logi i Sverige" eller "Kost och logi i utlandet" i Bokios moderna bokföring beroende på vart tjänsteresan ägt rum.

I detta fall är kvittot uppladdat som ett utlägg och kommer bokföras mot konto 2890 (Övriga kortfristiga skulder).

Traktamente hanteras bäst genom att lägga till det på den anställdes lön. Alternativt hantera det i den manuella bokföringen.

Jag har varit på privat semester där jag även gjorde jobbrelaterade ärenden. Får jag ta upp det i boköringen?

Detta och liknande fall är lite svåra att ta ställning till. Grundregeln är alltid att ett företag endast får avdrag för kostnader som läggs ner för att företaget ska få inkomster. Man får alltså ta hänsyn till varje specifik händelse. Skatteverket tar upp ett fall här. Vi rekommenderar att man kontaktar Skatteverket om man känner sig osäker.

Läs mer