Hur länge behöver jag arkivera min bokföring?
Enligt bokföringsnämnden och den svenska bokföringslagen så ska den arkiveras i minst sju år. Det här gäller då inte enbart själva bokföringen utan också alla kvitton, dokumentation och annat underlag samt deklaration och årsredovisning. Ser du däremot till att arkivera din bokföring digitalt så behöver du endast spara papperskopian på underlaget i fyra år.
Att spara underlaget digitalt
Digitalisera pappersfakturor
Genom att scanna in och spara fysiska kvitton, fakturor och annat underlag digitalt så behöver originalet på papper bara sparas i fyra år istället för sju. Att fota eller scanna in sina är också bra då de inte sällan bleknar efter några år.
Fakturor som skapats digitalt
Fakturerar du via ett faktura- eller bokföringsprogram online? Då räcker det med att arkivera och spara det elektroniska underlaget. Du behöver alltså inte skriva ut dina fakturor på papper. Även här är det fyra år som gäller vid arkivering av den elektroniska fakturan.
Anställdas utlägg
Liksom andra inköp i verksamheten så räknas även det en anställd köper för företagets räkning, oavsett om det är med privata pengar eller ej, in som en affärshändelse i företaget. Är underlaget för inköpet i fysisk form, exempelvis ett papperskvitto, så måste detta sparas på samma sätt så som andra fysiska underlag. Det här gäller även om kvittot eller fakturan scannas in och även sparas digitalt.
Läs mer om arkivering hos Bokföringsnämnden
Vem har ansvar för arkivering?
Ansvaret för arkivering ser lite olika ut beroende på vilken bolagsform du driver.
Enskilda firmor
En enskild firma, även kallad enskild näringsverksamhet, är en företagsform där ägaren och företaget är samma person. Startar du en enskild firma, så är det alltså du som privatperson som både äger och har ansvar. Det här gäller alltså även arkivering av bokföringen. Även om du skulle avveckla din firma så måste du säkerställa att bokföringen tillsammans med underlaget är sparat i minst sju år.
Aktiebolag
I ett aktiebolag så är ägare och bolag separata juridiska personer. De innebär ett skydd för dig som privatperson men också att du lättare kan hålla isär bolagets verksamhet från din egen plånbok. När det kommer till ansvar för arkivering, så är det den eller de personer som sköter bokföringen som bär yttersta ansvaret. Det här skulle såklart kunna vara du själv, om det är så att det är du som sköter bokföringen i ditt aktiebolag. Har du en anställd eller en extern aktör som gör företagets bokföring så är det också den eller de som också är ansvariga för att arkiveringen går rätt till. Vd och styrelse har dock alltid det yttersta ansvaret om det exempelvis skulle visa sig att hanteringen av bokföring och arkivering inte går rätt till.