Bokföra kundförlust
Som en del av verksamheten händer det ibland att kunder inte betalar. Det man ska göra då är att boka bort den kundfordringen och istället bokaupp en kundförlust. Ett sätt att minska på mängden kundförluster är att göra en kreditupplysning på sina nya kunder innan man börja sälja till dem.
Det finns tre sätt att boka gällande hantering av kundförluster, osäkra kundfordringar, befarade och konstaterade kundförluster. Oftast brukar dessa avgöras om en kundfordring är osäker eller konstaterad vid bokslut.När en faktura kan anses vara osäker eller en kundförlust anses vara befarad är en bedömningsfråga som kan vara skilja sig från företag till företag och är därmed svår att generalisera. En rimlig klassificering av osäkra fakturor kan t.ex. vara att alla fakturor som överstiger 60 dagar efter förfallodatum klassificeras som osäkra. Det blir först en befarad kundförlust då det är mer troligt att fakturan förblir obetald än att den blir betald av kunden. Slutligen kan fakturan klassificeras som konstaterad då du de facto vet att fakturan inte kommer att bli betald.
Har du skapat en faktura i Bokio så får du pricka av att fakturan ska bokföras automatiskt och istället hantera det manuellt. För att fakturan inte ska stå som "Försenad" så registrerar du en betalning på fakturan men bokför det ej. Läs guiden om hur man bokför en kundfaktura manuellt.
Osäkra kundfordringar
Osäkra kundfordringar avser de kundfordringar som en bolaget bedömer som osäkra. Detta kan vara på grund av att kundfakturorna har förfallit till betalning, och att inbetalningarna har dragit ut på tiden med ett visst antal dagar efter förfallodatum (tex 60 dagar), påminnelser har skickats, kunden har kontaktats om den förfallna kundfordringen, eller liknande.
Befarade kundförluster
Befarade kundförluster är kundfordringar som med hög sannolikhet inte kommer att betalas in enligt en bedömning från bolaget. Då bolaget troligtvis vid detta skede har skickat påminnelser, inkassokrav, kontaktat kronofogdemyndigheten, eller om kunden har gått i konkurs.
Konstaterade kundförluster
Konstaterade kundförluster är fakturor som bolaget de facto vet aldrig kommer betalas. Detta kan t.ex. bero på en överenskommelse, att kunden har gått i konkurs och konkursboets tillgångar har delats ut.
Bokning vid osäkra kundfordringar
Anses kundfordringar som osäkra vid bokslut pga att de har förfallet över 60 dagar ska de bokas enligt nedan. Momsen på fakturan skall inte bokföras utan enbart försäljningsbeloppet.
1519 (Nedskrivning av kundfordringar) Kredit Beloppet som är osäker
6352 (Befarade förluster på kundfordringar) Debet Beloppet som är osäker
Bokning vid befarad kundförlust
När fordring går över som befarad kundförlust får även momsen skrivas av.
1510 (Kundfordringar) Kredit Summa Moms
26XX (Utgående moms) Debet Summa Moms
Bokning vid konstaterad kundförlust (utan att ha bokats som osäker)
Har du en konstaterad kundförlust kan du vid bokslut bokföra manuellt så här vilket kommer ta bort summan från kundreskontran, dvs du tror direkt att den är konstaterad och inte ens osäker.
1510 (Kundfordringar) Kredit Summa Kundfordring
26XX (Ingående moms) Debet Summa Moms
6351 (Konstaterade kundförluster) Debet Summa försäljning
Bokning vid konstaterad kundförlust (efter att ha bokats som osäker)
1519 (Nedskrivning av kundfordringar) Debet Beloppet som är osäker
6352 (Befarade förluster på kundfordringar) Kredit Beloppet som är osäker
1510 (Kundfordringar) Kredit Summa Kundfordring
26XX (Ingående moms) Debet Summa Moms
6351 (Konstaterade kundförluster) Debet Summa försäljning
Bokning vid återvunnen konstaterad kundförlust
Bolaget har bokfört en kundförlust som konstaterad men har till slut fått betalning på den kundfordringen.
19XX* Debet Summa Kundfordring
26XX (Ingående moms) Kredit Moms
6351 (Konstaterade kundförluster) Kredit Summa försäljning
*Välj det betalkonto inbetalningen skett till, tex 1930 - Företagskonto.
Hur hanteras dessa fakturor gällande momsen och inkomstmässigt?
Viktigt att ha detta i åtanke om man väljer att bokföra osäkra kundfordringar, så är den ej skattemässigt avdragsgill och detta får man reglera i inkomstdeklarationen. Skattemässigt tillåts bolaget justera den utgående momsen avseende konstaterade kundförluster men får inte justera utgående moms avseende befarade kundförluster. Du kan läsa mer om vad skatteverket ser på dessa kundfordringar skattemässigt och momsmässigt.