Fakturera kunder


Hur skapar jag en faktura?

I Bokio Faktura kan du enkelt och smidigt skapa fakturor och direkt skicka iväg till dina kunder. Här prickar du även av om en faktura har blivit betald eller överbetald, om kunden är försenad med betalning och du vill skicka en påminnelse eller om du vill kreditera en faktura. Det är även här du direkt bokför dina fakturor. Använder du dig utav fakturametoden ska den bokföras både då den skickas iväg samt när den betalas. Vid kontantmetoden ska fakturan endast bokföras på det datumet den betalas av kunden.

Steg 1: Redigera företagsinställningar

Om du inte innan har laddat upp ditt företags logotyp så kan du direkt göra det här. Företagets uppgifter finns redan inlagt om du har fyllt i detta under Inställningar. Skapar du din första faktura måste du nu gå in och föra in betaluppgifter för inrikes och utrikes betalningar. Klicka på "Redigera företagsinställningar".

Det är även här du fyller i betalsätt för inrikes respektive utrikes betalningar. I dagsläget kan man endast välja ett betalsätt. Önskar du ange flera betalsätt går det att lösa genom att lägga till en textrad bland artiklarna. Väljer du att fylla i både inrikes och utrikes så kommer den inrikes betalningen redovisas på fakturan om det är en svensk kund, medan utrikes betalning kommer redovisas om kunden du valt är från utlandet. Detta justeras alltså automatiskt beroende på kundens inställningar. För att omvänd skattskyldighet ska gälla vid försäljning till utländsk kund är det viktigt att du fyller i rätt VAT-nummer på både ditt företags och kundens inställningar.

Det kan alltid vara bra att förhandsgranska fakturan så ser du att uppgifterna stämmer. Klicka på "Publicera faktura" och sedan "Förhandsgranska" längst ned på sidan.

Steg 2: Lägg till eller skapa ny kund

I nästa steg ska vi nu lägga till en kund. Är kunden inlagd sen tidigare kan vi välja den i listan. Om inte så kan vi direkt skapa en ny kund genom att välja “Lägg till ny kund”. Du kan skapa både svenska och utländska kunder, samt fakturera i annan valuta. Läs mer här om hur du skapar en kund.

Steg 3: Lägg till artiklar och tjänster

Nu är det dags att lägga till artiklar och/eller tjänster på fakturan. Klicka på "Lägg till ny rad".

Nu kan du klicka upp för att se alla redan befintliga produkter. Det går också att söka efter en artikel eller tjänst i fältet eller att skapa en helt ny.

Skapa en ny artikel genom att skriva in artikelnamnet. Skriv in antal, pris, välj momssats samt om det är en vara eller tjänst. Vill du spara varan eller tjänsten till artikelregistret, klicka på "Spara som artikel". För att lägga till artikeln på fakturan, klicka på "Spara".

Förutom artiklar och tjänster kan du även lägga till en textrad eller importera tidrapportering från Toggl. Textraden kan innehålla information som inte får plats i någon av de övriga fakturainställningarna, till exempel ytterligare betaluppgifter eller uppgifter som krävs vid fakturering av RUT och ROT.

Välj valuta

I Bokio bokförs allt i svenska kronor men du har möjlighet att fakturera dina kunder i annan valuta.

Väljer du en annan valuta än SEK så beräknas dagens växlingskurs vilket registreras när du bokför fakturan eller senare vid betalning.

Steg 4: Fakturainställningar

Kom ihåg att du ej kan skapa en faktura med fakturadatum i framtiden. Däremot kan den inneha ett tidigare datum än dagens. Uppgifterna är hämtade från kundens inställningar men det går bra att ändra detta på den specifika fakturan. Klicka på dropdown-menyerna för att välja faktura- respektive förfallodatum.

Ändrar du förfallodatum så ändras antal dagar direkt på fakturan. Kundens inställningar (som i det här fallet var 10 dagar) kommer dock inte ändras till nästa gång du skapar en faktura för den specifika kunden.

 

Steg 5: Förhandsgranska & publicera faktura

När fakturan skickas till kund och publiceras kan du om du vill, förhandsgranska den. Klicka först på "Publicera faktura" och sedan "Förhandsgranska". Då exporteras fakturan direkt som en PDF och du ser exakt hur den färdiga fakturan kommer se ut. Här kan du också välja att spara fakturan som utkast om det är så att du vill fortsätta skriva den vid senare tillfälle. Observera att fakturor aldrig får ett fakturanummer förrän de faktiskt är publicerade.

Klicka på "Publicera faktura" om du är klar med fakturan och vill exportera den eller skicka iväg direkt till kunden.

Vill du hellre ladda ner fakturan som PDF för att skicka till kunden, klicka på "Ladda ner PDF" i flikarna. Därefter "Ladda ner och publicera". Vill du till exempel skicka fakturan till flera e-postadresser så kan detta vara ett bra alternativ då detta inte är möjligt att göra direkt från Bokio i dagsläget.

 

Efter att fakturan är publicerad kan du nu gå in och se datum då fakturan är publicerad, leveranshistorik samt bokföringshistorik.

Fakturan i exemplet är skickad till andersmail@mail.nu den 2018-02-23. Leveransstatus är "Skickad". Detta betyder att fakturan har kunnat skickats iväg till den angivna adressen. Skulle fakturan av någon anledning inte gå att skicka eller inte lyckas komma fram till mottagaren så får fakturan status "Misslyckad".

Har fakturan däremot öppnats av mottagaren så står leveransstatus som "Öppnat". Det kan vara bra att gå in på fakturan vid något tillfälle efter att den är publicerad för att se om mottagaren öppnat mailet eller ej.

 

Nästa steg är att markera fakturan som betald.


Förhandsgranska kundfaktura innan publicering

Innan fakturan skickas till kund och publiceras kan du om du vill, förhandsgranska den. Klicka först på "Publicera faktura" och sedan "Förhandsgranska". Då exporteras fakturan direkt som en PDF och du ser exakt hur den färdiga fakturan kommer se ut. Här kan du också välja att spara fakturan som utkast om det är så att du vill fortsätta skriva den vid senare tillfälle. Observera att fakturor aldrig får ett fakturanummer förrän de faktiskt är publicerade.

Sökord: Fakturautkast


Hur skapar jag en kontantfaktura?

En kontantfaktura betalas samma dag som den skickas iväg eller skrivs ut, alltså på plats. Detta gör att man kan ta emot kontanter även om företaget inte innehar en kassaapparat. Då Bokio inte har någon funktion för att skapa kvitton i dagsläget, kan man ersätta dessa med den så kallade kontantfakturan.

Bredvid knappen "Skapa faktura" på översiktssidan av fakturor finns en flik. Klicka på den och välj "Ny kontantfaktura" för att skapa en kontantfaktura.


Kan jag ha min egen logotyp på fakturan? (gamla versionen)

Ja, du laddar enkelt upp din logotyp i Bokio som visas i fakturan. Du kan välja att placera den på antingen höger eller vänster sida under Inställningar → Layout & Logotyp. Där kan du även bestämma placering av adressfältet.

För optimal upplösning bör logotypen ha en storlek runt 800px. Vi rekommenderar att man sparar filen med färgkod RGB då det ibland uppstår problem om man har CMYK som färgkod.


Betalsätt på kontantfaktura

När du skapar en kontantfaktura kommer inga betalsätt att visas på fakturan. Detta är för att kunden redan har betalat i och med att en kontantfaktura redovisas som ett kvitto, dvs efter det att kunden har betalat.


Kan jag ha min egen logotyp på fakturan?

Ja, du laddar enkelt upp din logotyp i Bokio som visas i fakturans första steg.

Du kan välja att placera den på antingen höger eller vänster sida under Inställningar → Layout & Logotyp. Där kan du även bestämma placering av adressfältet. Håll musen över logotypen så dyker tre ikoner upp där du kan byta sida, ladda upp en ny logotyp eller radera den befintliga.

Observera!

För optimal upplösning bör logotypen ha en storlek runt 800px (i bredd). Vi rekommenderar att man sparar filen med färgkod RGB då det ibland uppstår problem om man har CMYK som färgkod.


Kommer Bokio sälja min information?

Nej, din information är din egen och vi kommer inte att sälja enskilda kunduppgifter. All information om villkor och sekretess finns att läsa här.


Stödjer ni Rut och Rot?

Vi stödjer Rot och Rut men jobbar på att göra det ännu enklare för er användare att skicka fakturor och bokföra Rut och Rot.

För att få med Rut och Rot i fakturan får man idag göra det manuellt. Man måste lägga till arbetskostnaden uppdelad i det som som ska betalas av kund samt Rut/Rot-avdrag själv. Detta görs genom att justera raderna manuellt så att det stämmer med avdraget. Se exempel nedan:

Läs mer hos Skatteverket hur ROT och RUT fungerar.

När du sedan bokför så kan du inte använda Bokios automatiska utan får slå av att fakturan ska bokföras och sedan bokföra det manuellt enligt nedan.

Fakturametoden

När fakturan skickas:

Konto 1510 Debet Kundens del att betala
Konto 1513 Debet Skatteverkets del att betala ut (inkl moms)
Konto 2610 Kredit Moms
Konto 3001 Kredit Materialet
Konto 3011 Kredit Arbetet

När kunden betalar:

Konto 1930 Debet Kundens del
Konto 1510 Kredit Kundens del

När skatteverket betalar:

Konto 1513 Kredit Skatteverket del
Konto 1930 Debet Skatteverkets del

 

Kontantmetoden

När kunden betalar:

1930 Debet Kundens inbetalda summa
1640 Debet Skatteverkets del att betala ut (inkl moms)
2610 Kredit Moms
3001 Kredit Materialet
3011 Kredit Arbetet

När skatteverket betalar:

1640 Kredit Skatteverkets utbetalda del
1930 Debet Skatteverkets utbetalda del 

 

Skatteverket beskriver hur fakturan ska vara utformad här.

 


Kan jag skapa fakturor på engelska?

Fakturor kan skapas på engelska genom att redigera en kund och under Villkor & utlandskund välja land och språk.


Kan jag skapa fakturor på engelska?

Fakturor kan skapas på engelska genom att redigera en kund och under Villkor & utlandskund välja land och språk. Kunden måste inte vara en utlandskund för att fakturan ska vara på engelska.

 

Observera!

Har du Bokio inställt på svenska så kommer fakturan inte visas på engelska förrän den publiceras. Genom att välja "Förhandsgranska" så exporteras fakturan som PDF och du kan se hur fakturan kommer se ut som skickas till kunden.

 

Läs här vad du ska tänka på när du fakturerar en utlandskund.


Kan jag skapa en faktura med utländska valuta?

Det går att skapa fakturor med utländska valutor som tex euro, dollar, brittiska pund, norska kronor eller danska kronor.

Observera! Du måste först lägga till en artikelrad innan du kan ändra valutan.

Klicka på dropdown-menyn Välj valuta.

Välj sedan önskad valuta. Valutakurser hämtas från riksbanken och anger dagens växelkurs.

Om du låter Bokio beräkna växelkursen när du skapar fakturan så kommer vi även ta hand om eventuell valutaförlust eller vinst när du sedan får betalningen och ska bokföra den [Bokföra valutavinst och förlust].

Sökord: Valutadifferens


Hur anger jag en rabatt?

Just nu finns det ingen automatisk rabatt att lägga till på faktura eller artikel. Vad man däremot kan göra är att räkna fram en rad med det negativa beloppet (som en summa) vilken man skriver på fakturan.


Hur krediterar man en kundfaktura?

Fakturan är kundens krav på betalning av en tjänst eller vara, men i fall av retur, kompensation, skador på varor eller liknande situationer kan säljaren av produkten välja att stryka fakturan. Alltså kreditera den.

När en faktura krediteras blir den ursprungliga fakturan krediterad och det skapas en kreditfaktura. Denna kreditfaktura ska skickas till kunden. I Bokio kan du välja att kreditera en befintlig faktura eller skapa en fristående kreditfaktura.

Så här krediterar man fakturan

  1. Gå in på fakturan i Bokio (alternativt välj "Ny kreditfaktura" på startsidan för fakturor).
  2. Klicka på knappen "Mer" uppe i högra hörnet.
  3. Klicka Kreditera faktura.

Fakturan krediteras och det skapar en ny faktura; kreditfakturan. Öppna kreditfakturan för att exportera och skicka iväg till kunden.

När du väljer "Kreditera faktura" skapas automatiskt en kreditfaktura som du nu kan välja att redigera innan den skickas till kunden.

Steg 1: Redigera företagsinställningar

Precis som när du skapar en faktura så kan du här göra eventuella justeringar av ditt företags inställningar.

Steg 2: Din kund

Om du har valt att kreditera en existerande faktura så är kunden i detta steg redan förvalt och du får även information om vilken faktura som kreditfakturan är kopplad till. Skapar du en ny kreditfaktura från startsidan för fakturor så kan du här välja kund samt vilken faktura det är som ska krediteras. Du kan också välja att lämna fältet "Koppla till faktura" tomt om det är så att fakturan som ska krediteras inte är skapad i Bokio.

Steg 3: Kundfordringar att kreditera

I nästa steg ska du välja vad som ska krediteras åt kunden. Tänk på att det som står kvar på kreditfakturan du nu skapar är alltså det som kommer att krediteras kunden.

Kreditera del av faktura

Är det en del av fakturan som ska krediteras så kan du redigera antalet av respektive artikel. Klicka på varan eller tjänsten och justera därefter antal. Ska kunden krediteras 10 st så skriver du 10. Klicka därefter på "Spara".

Resultatet blir följande:

Steg 4: Inställningar för kreditfaktura

Precis som när du skapar en faktura så kan du i sista steget innan fakturan publiceras, justera inställningarna så som faktura- och förfallodatum. Du kan inte sätta ett datum i framtiden men däremot ett tidigare datum. Uppgifterna är hämtade från kundens inställningar men det går bra att ändra detta på den specifika fakturan. Klicka på dropdown-menyerna för att välja faktura- respektive förfallodatum. Förfallodatum är i det här fallet då återbetalning till kunden senast ska ske (om det är så att kunden redan har betalat och denne ska återbetalas).

 

Steg 5: Publicera kreditfaktura

När du är klar kan du om du vill, innan du publicerar fakturan, förhandsgranska den. Klicka på Publicera kreditfaktura → Förhandsgranska så exporteras fakturan direkt som en PDF och du ser exakt hur den färdiga fakturan kommer se ut. Här kan du också välja att spara kreditfakturan som utkast om det är så att du vill fortsätta skriva den vid senare tillfälle. Observera att kreditfakturor precis som fakturor aldrig får ett fakturanummer förrän de faktiskt är publicerade.

Klicka på "Publicera faktura" om du är klar med fakturan och vill exportera den eller skicka iväg direkt till kunden.

Vill du hellre ladda ner fakturan som PDF för att skicka till kunden, klicka på "Ladda ner PDF" i flikarna. Därefter "Ladda ner och publicera".

 

Nästa steg är att bokföra kreditfaktura.

Sökord: Kreditnota


Importera tidrapportering i Toggl till en faktura

I en faktura kan man importera tidrapportering för att snabbt och enkelt skapa en faktura med rätt fakturarader.

Bokio har idag stöd för att importera tidrapportering från Toggl.

Rapportera tid i Toggl

Skapa ett konto och logga in på Toggl. För att vi ska kunna ta emot informationen i Bokio måste du se till att spara dina tider under ett projekt. Antingen kan du skapa ett projekt från början under kategorin "Projects" i vänstermenyn, eller så kan du lägga till det på den rapporterade tiden.

Du måste även se till att skapa en kund för projektet.

Importera tidrapportering till faktura

Inne i Toggl hittar du längst ned till vänster din användare, klicka "Profile Settings".

2. Kopiera API-token från Toogle

Hämta API-token från Toggle till Bokio

3. Klicka sedan Importera från tidrapportering inne på en faktura.

4. Klicka Välj konto och sedan Lägg till Toogle

5. Skriv ett valfritt namn och klistra in API-token.

6. Välj tidsperiod som du vill importera från, vilket projekt det gäller samt skriv in kostnad per timme.


Hur ändrar jag fakturanummer?

Fakturanummer ska vara i en obruten serie och så hamnar både faktura- och kundnummer i Bokio. Fakturanummer är lite mer reglerat än kundnummer och kan således inte ändras hur som helst. Under Inställningar → Fakturanummer kan du ställa in vilket nummer din först skapade faktura ska börja på. Detta kan vara användbart om du exempelvis vill fortsätta på den nummerserie av fakturor du använt innan Bokio.

Efter att du skapat första fakturan i Bokio kan du aldrig ändra till ett lägre fakturanummer. Finns det däremot inga fakturor skapade så kan du ändra fram och tillbaka (dvs både högre och lägre fakturanummer) i inställningarna innan du skapar den första fakturan.

För varje nytt år kan du sätta ett nytt startnummer för den först skapade fakturan så länge det är ett högre nummer än den sist skapade fakturan från föregående år. Det viktiga är att man aldrig får ha ett hål i serien under ett räkenskapsår.

Observera!
Det finns en potentiell risk i att ändra en fakturaserie från ett år till ett annat. Det är om du behöver kreditera en faktura från året innan du ändrade serien.

 

Nollställa fakturor

Behöver du nollställa fakturanummer (och därmed radera samtliga skapade fakturor inkl. kunder och artiklar) får du gärna höra av dig till support@bokio.se så hjälper vi dig.


Faktura eller kontantfaktura?

Du kan välja mellan att skapa en faktura eller en så kallad kontantfaktura. En kontantfaktura betalas samma dag som den skickas iväg eller skrivs ut, alltså på plats. Detta gör att man kan ta emot kontanter även om företaget inte innehar en kassaapparat.

På översiktssidan av Fakturor finns en knapp "Skapa faktura". Klicka på den för att skapa en ny kundfaktura. Vill du skapa en kontantfaktura eller kreditfaktura finns en pil där du kan välja mellan samtliga tre.

Läs guiderna om hur du skapar en faktura respektive hur du skapar en kontantfaktura i Bokio.


Lägg till betaluppgifter på faktura

När du skapar en kundfaktura i Bokio måste du lägga till betalningsuppgifter för ditt företag. Detta hanterar du då du skapar din första faktura. Företagets uppgifter så som namn, adress, organisationsnummer och e-postadress finns redan inlagt om du har fyllt i detta under Inställningar eller då du skapade ditt konto.

För att lägga till ytterligare företagsinformation samt betalningsuppgifter, klicka på "Redigera företagsinställningar" i första steget på fakturan.

Det är även här du fyller i betalsätt för inrikes respektive utrikes betalningar. I dagsläget kan man endast välja ett betalsätt. Önskar du ange flera betalsätt går det att lösa genom att lägga till en textrad bland artiklarna.

Väljer du att fylla i både inrikes och utrikes så kommer den inrikes betalningen redovisas på fakturan om det är en svensk kund, medan utrikes betalning kommer redovisas på fakturan om kunden du valt är från utlandet. Detta justeras alltså automatiskt beroende på kundens inställningar. För att omvänd skattskyldighet ska gälla vid försäljning till utländsk kund är det viktigt att du fyller i rätt VAT-nummer på både ditt företags och kundens inställningar.

 

Det kan alltid vara bra att förhandsgranska fakturan så ser du att uppgifterna stämmer. Klicka på "Publicera faktura" och sedan "Förhandsgranska" längst ned på sidan.

 

Sökord: Bankgiro, Plusgiro, IBAN, BIC, Bankkonto, Kontonummer


Kan jag ha flera betalsätt på faktura?

Just nu går det bara att ange ett betalsätt på fakturan. Vi rekommenderar att man löser det med textrader (Ny textrad) och skriver in resterande betalsätt där.

Klicka på "Ny textrad".

Skriv in betalsättet du vill ha redovisat på fakturan (utöver det som du väljer på företagets inställningar) och klicka på spara.


Sökord: Swish


Kan jag ha en egen fakturamall?

Än så länge går det inte att justera layout eller text i Bokios fakturor. Vi är medvetna om att det finns flera användare som önskar denna funktion och vi kommer att så småningom arbeta fram en mer flexibel mall.

När Bokios fakturamall inte räcker till går det ofta att lösa det genom att lägga till en textrad, tex om man vill att mer än ett betalsätt ska redovisas på fakturan.


Sökord: Ändra färg faktura, flera betalsätt faktura

 


Hur raderar jag en faktura?

Har du skickat iväg en faktura och det är den senaste i fakturaserien kan du under "Mer" välja att Ändra faktura och sedan "Ångra publicering". Fakturan hamnar då som Utkast igen. Nu kan du radera fakturan genom att klicka på papperskorg-ikonen.

"Mer"-knappen hittar du längst uppe till höger inne på fakturan

Är fakturan den senast skapade så kan du välja "Ångra nu". Fakturan hamnar då som utkast och går därefter att radera helt genom att klicka på "Radera" uppe i högra hörnet.



Är fakturan däremot satt som “Betald” krävs det att du återställer fakturan som "Skickad". Är betalningen bokförd måste verifikatet för den först annulleras (eller om det är sista verifikatet i serien raderas). Klicka på papperskorg-ikonen i fakturans historik för att annullera den bokförda betalningen.

Använder du fakturametoden och enbart bokat affärshändelsen blir det detta verifikat du måste annullera (vilket du kan göra genom att redigera fakturan) för att så småningom kunna ta bort fakturan.

Obeservera!
Är fakturan inte den senast skapade, vilket då innebär att du har andra fakturor med högre nummer, får man tyvärr inte bara ta bort den eftersom det skapar ett olagligt hål i fakturaserien. Du får då istället välja att kreditera fakturan. Då står den ursprungliga fakturan som “Krediterad” och så skapas det en ny faktura vilken är en “Kreditfaktura”. Läs mer här om hur man krediterar kundfaktura i Bokio.

Sökord: Ta bort faktura 


Hur redigerar jag en publicerad faktura?

Har du skickat iväg en faktura och det är den senaste i fakturaserien kan du under redigera-ikonen välja att Ångra publicering. Fakturan hamnar då som Utkast igen. Nu kan du göra de ändringar du önskar innan du klarmarkerar den på nytt och skickar iväg till kunden.

Använder du fakturametoden och har bokfört affärshändelsen när du skickade iväg fakturan måste du annullera verifikatet för den innan du kan göra några ändringar. Det är då dock inte säkert att du kan ångra publiceringen utan får göra enligt nedan.

Är fakturan inte den senast skapade, vilket innebär att du har andra fakturor med högre nummer, går det inte att ångra publicering. Däremot kan du gå in och göra ändringar för att sedan uppdatera fakturan. Glöm inte att skicka iväg fakturan på nytt om du vill att kunden ska ta del av ändringarna.


Kan man skapa följesedel i Bokio?

Nej, i dagsläget går det tyvärr inte att skapa följesedel i Bokio.


Periodisera kundfakturor

Använder du dig utav kontantmetoden går det att periodisera enskilda fakturor. Fakturan bokförs då enligt fakturametoden för att försäljningen ska hamna på rätt år. Du måste sedan själv pricka av betalningen som då bokförs i nästa räkenskapsår. Läs mer här om fakturor som betalas i nästa räkenskapsår.

Gå in på fakturan du vill periodisera, klicka på redigera-ikonen uppe i högra hörnet och väljer "Ändra faktura". Här kan du sedan pricka i att fakturan ska periodiseras. Klicka därefter på "Klart".

När fakturan är satt till periodiserad kommer en knapp "Bokför faktura" upp på fakturadatum i historiken. Klicka på den för att bokföra försäljningen som en kundfordring på fakturadatum. När fakturan sedan är betald går du in som vanligt och registrerar och bokför betalningen.



Använder du fakturametoden så periodiseras fakturorna automatiskt.

 


Kan jag avaktivera öresavrundning?

Du kan avaktivera öresavrundning av fakturans summa på knappen "Avaktivera avrundning". Summa att betala kommer då redovisas inklusive ören.

Observera!

Skulle du till exempel avaktivera öresavrundning på en faktura som sedan blir krediterad, måste du vid skapandet av kreditfakturan se till att även där avaktivera öresavrundningen.


Kan jag importera kundfakturor?

Fördelen med att göra fakturorna i Bokio är att du kan ha dem samlade under Fakturor och då kunna använda de funktioner som är relaterade till kundfakturor. Om du har fakturorna på en annan sida så kan du enkelt importera dem till bokföringen som en "Intäkt" (PDF eller bildfil) men det går tyvärr inte att organisera dem på samma sätt som med Bokio-fakturorna under fliken Fakturor. Samma gäller om du vill importera fakturor från tidigare räkenskapsår. 

När du skapar din första faktura i Bokio måste du se till att välja rätt fakturanummer så att den faktura du skapar fortsätter på tidigare serie. Detta får du välja när du publicerar första fakturan eller om du vill ställa in i förväg under Inställningar → Fakturanummer.

 

Sökord: Fakturor från annat system, Billogram, Harvest, Zervant


Importera fakturor från Billogram

Från Billogram kan du få ut en SI.fil som du importerar i Bokio genom Ny händelse → Importera från fil. Då får du in bokföringen för dessa fakturor. Fakturorna i sig kan man idag inte importera i sig för att organisera i Bokio, däremot kan man ladda upp det som underlag i bokföringen.


Fakturera till utlandskund

I Bokio kan du fakturera till utlandskunder och dessutom välja att fakturan ska vara i annan valuta än SEK [Kan jag skapa faktura i annan valuta?]. Du kan också justera så att fakturan är på engelska.

VAT-nummer

För att den automatiska bokföringen av fakturan ska bli korrekt är det viktigt att du fyller i rätt uppgifter. Har kunden ett giltigt momsregistreringsnummer så ska fakturan redovisas utan moms. Försäljningen bokförs då som en försäljning av varor/tjänster inom eller utanför EU. Följande konton används:

3105 - Försäljning varor till land utanför EU
3108 - Försäljning varor till annat EU-land, momsfri
3305 - Försäljning tjänster till land utanför EU
3308 - Försäljning tjänster till annat EU-land

Fyller man inte i något VAT-nummer så kommer försäljningen att bokföras som om den skett inom Sverige. Detta görs om kunden till exempel är en privatperson (i utlandet) eller inte har giltigt momsregistreringsnummer. I så fall är det korrekt.

Välj land

På kundens inställningar under Villkor & utlandskund ska du välja vilket land kunden är ifrån. Ställer du ej in att kunden är från utlandet kommer den automatiska bokföringen av fakturan att bli felaktig.

Du kan även ställa in att fakturan ska vara på engelska. Detta kommer inte uppdateras i systemet men däremot på den färdiga fakturan. Genom att förhandsgranska fakturan kan du se hur fakturan kommer se ut som skickas till kunden.

Skapa artiklar - med eller utan moms?

Väljer du att kunden är en utlandskund och skriver in giltigt VAT-nummer så kommer fakturan att bokföras utan moms (eftersom det är en utlandsförsäljning) även om du skulle lägga till detta på artiklarna. Om kunden redovisar giltigt VAT-nummer kommer du kunna fakturera med 0% moms och detta får du själv justera på artiklarna. Det kan också vara bra att lägga till en textrad med "Reverse charge".

Välj betalmetod 

För utlandsbetalningar måste du lägga till dina betaluppgifter. Klicka på "Redigera företagsinställningar" i fakturans första steg.

Fyll i uppgifterna och klicka på spara. Så länge du väljer att kunden är från utlandet så är det uppgifterna för utrikes betalning som kommer redovisas på fakturan (och då inte uppgifterna för inrikes betalning). Det kan alltid vara bra att förhandsgranska fakturan innan du skickar iväg den till kund.

 

 


Stödjer Bokio avtalsfaktura?

Det går tyvärr inte att automatiskt skicka till exempel en månadsfaktura idag i Bokio. Det man kan göra är att kopiera en befintlig faktura. Då skapas en ny identisk faktura där man kan justera datumen och andra ändringar man vill för att sedan skicka den till kunden.

Sökord: Schemalägga faktura


Kan jag skapa E-faktura?

I dagsläget har vi tyvärr ej stöd för E-fakturor. 


Kan jag ta bort "Godkänd för f-skatt" på faktura?

Just nu går det ej att ta bort denna rad på faktura. Om du gärna vill använda fakturafunktionen ändå går det tex att lösa genom att exportera fakturan som PDF för att sedan redigera bort raden i lämpligt program på datorn.


Skicka påminnelse till kund

Har kunden inte betalat fakturan vid förfallodatum kan man skicka en påminnelse med eventuell avgift direkt från fakturan i Bokio. Detta kan göras tidigast dagen efter förfallodatum. Klicka på "Mer" uppe i högra hörnet och sedan "Skicka påminnelse".

Du kan välja att bara skriva ett meddelande till kunden om att fakturan ska betalas, eller också lägga till en påminnelseavgift. Om ingen avgift ska tas ut måste du skriva "0" i fältet för påminnelseavgift.

Du kan välja att antingen skicka fakturan direkt via mail eller exportera den som PDF.

 

Meddelandet till kunden och avgift hamnar som en rad ovanför de urpsrungliga artiklarna i fakturan.


Automatisk fakturahantering

Denna funktion testas just nu av utvalda företag. Maila gärna till support@bokio.se om du är intresserad av att delta.

 

Med automatisk fakturahantering kan du nu enkelt skicka kundfakturor som både bokförs och blir avprickade automatiskt då kunden har betalat. Fakturan skickas och administreras i samarbete med vår fakturapartner Fakturagram.

 

Hur fungerar det?

När du publicerar en automatisk faktura, bokförs den automatiskt och levereras till kund via e-post. När fakturan betalas av kunden, registreras och bokförs betalningen i Bokio automatiskt.

Dina fakturor du skickar via Fakturagram har nu även stöd för OCR. Observera att fakturan administreras av vår partner Fakturagram vilket innebär att betalning skall göras till Bokio/Fakturagrams BG 5236-8412.

Utbetalning från Fakturagram till ditt konto görs regelbundet varannan vardag. Vid utbetalning till ditt konto skapas en avräkningsnota som underlag till ärendet.

 

Sker flera inbetalningar från olika kunder samma dag, redovisas dessa på en och samma avräkningsnota och bokförs automatiskt som ett verifikat. Det kommer dock vara specificerat vilka fakturor inbetalningen gäller så att du fortfarande kan ha koll på detta.

Även när du har aktiverat automatisk fakturahantering så kommer du fortfarande alltid ha möjlighet att välja att skicka direkt via e-post eller ladda ner som PDF, men administrera den manuellt.

Observera!

Automatisk faktura stödjer idag endast bokföring med fakturametoden. Du som använder kontantmetoden och redovisar moms per år kommer däremot kunna använda funktionen ändå och bokföra enbart dessa fakturor enligt fakturametoden. Har du däremot kontantmetoden och redovisar moms per kvartal eller månad så kommer du inte kunna använda automatisk fakturahantering. 

 

Vad kostar det?

Vi ser till du får betalt från dina kunder så effektivt som möjligt utan några extra fakturaavgifter. För dig som fakturautställare är tjänsten gratis (med undantag för att avsluta inkassoärende) och din kund betalar endast lagstadgad påminnelse- och inkassoavgift samt upplupen ränta till Fakturagram vid försenad betalning.

Fullständiga villkor för tjänsten kan du läsa när du aktiverar automatisk fakturahantering på ditt konto i Bokio, samt här.

Avgifter för fakturaservice:

 

Ditt företag

Din kund

E-post till kund

Gratis

Gratis

Postat brev till kund

Gratis

Gratis

Betalningshantering

Gratis

Gratis

Påminnelser

Gratis

60 kr

Inkasso

Gratis

180 kr

Ränta

Gratis

Enl. fakturavillkor

Kronofogden

Gratis

680 kr

Kreditfaktura

Gratis*

Gratis

Avsluta inkassoärende

Ev. obetalda avgifter

*20 kr om påminnelse skickats för fakturan som krediteras


Eventuella avgifter + moms dras automatiskt vid inbetalning från Fakturagram till ditt bankkonto och kommer även att synas i din bokföring.

 

Aktivera automatisk fakturering

Du aktiverar funktionen genom att publicera en faktura, välja automatisk fakturahantering och följa guiden steg för steg. Du kommer sedan få identifiera dig med hjälp av BankID.

Läs mer här om hur du aktiverar automatisk fakturering när du skickar fakturor i Bokio. 

 

Påminnelse och Inkasso

Om fakturan inte betalas i tid, så skickas en påminnelse till kund automatiskt av Fakturagram. Detta sker 4 dagar efter förfallodatum samtidigt som en påminnelseavgift om 60 kr och dröjsmålsränta läggs på fakturabeloppet.

Om betalningspåminnelsen inte betalas inom 8 dagar, skickas ett inkassokrav ut till kund automatiskt utan att du behöver göra något. Inkassoavgift om 180 kr och dröjsmålsränta läggs på kravet mot din kund.

Dröjsmålsräntan debiteras i enlighet med villkoren för den ursprungliga fakturan som du skapar i Bokio.

Läs mer här om betalning av automatisk faktura.

 


Aktivera automatisk fakturahantering

Denna funktion testas just nu av utvalda företag. Maila gärna till support@bokio.se om du är intresserad av att delta.

 

Det är när du publicerar en kundfaktura (skapad i Bokio) som du kan aktivera automatisk fakturering. Klicka på "Publicera faktura" och gå sedan vidare med automatisk fakturering.

 

Steg 1: Verifiera företagsinformation

Verifiera att den företagsinformation som hämtas från ditt bolag i Bokio stämmer. Om inte så kan du manuellt justera. Klicka därefter på "Nästa".

Steg 2: Vart ska utbetalningar ske?

Vi hämtar bankgiro- och plusgirouppgifter som är kopplade till ditt företags organisationsnummer via Bankgirocentralen (BGC) respektive Nordea. Om uppgifterna saknas hos BGC kan du ange dina kontouppgifter manuellt.

Steg 3: Aktivera med BankID

Fyll i ditt personnummer, läs igenom villkoren och klicka på "Bekräfta" för att aktivera tjänsten med BankID.

Starta appen BankID och bekräfta med din kod.

Klart!

Steg 4: Välj betalkonto

Innan du börjar använda automatisk fakturahantering måste du se till att rätt bokföringskonto är kopplat till faktura och det betalkonto du valt i Steg 2 ovan. Har du till exempel ett bankgiro som går under Företagskonto, måste du se till att 1930 är valt som betalkonto för faktura. Har du valt plusgiro som utbetalningskonto vid aktiveringen så ska 1920 vara valt som betalkonto för faktura i inställningarna.

Gå till Inställningar → Betalkonto och klicka för det betalkonto som ska vara kopplat till fakturabetalningar.  


Skicka en automatisk faktura

Denna funktion testas just nu av utvalda företag. Maila gärna till support@bokio.se om du är intresserad av att delta.

 

Börja med att skapa en faktura. Läs guiden [Hur skapar jag en faktura?].

 

När du är klar klickar du på "Publicera faktura" längst ned. Det är i detta steg du kan välja att skicka med automatisk fakturering. Läs här om hur du aktiverar automatisk fakturahantering.

Kontrollera kundens uppgifter. Observera att företagsnamn och adress hämtas automatiskt. Ett tips är att förhandsgranska fakturan innan publicering för att se så att samtliga uppgifter stämmer. Klicka på "Förhandsgranska".

När du är klar klickar du på "Skicka" och fakturan skickas till den e-postadress du fyllt i för kunden. Det går inte att se vilken e-postadress fakturan blivit skickad i fakturahistoriken men däremot redovisas det på fakturan. Status på faktura kommer stå som "Skickad" fram tills dess att den är betald. Fakturagram ser till att fakturan når kunden och om den av någon anledning inte skulle nå kundens inkorg så skickas fakturan på post, helt kostnadsfritt.

 

Betaluppgifter

Eftersom fakturan administreras av Fakturagram skall din kund betala till Bokio/Fakturagrams Bankgiro 5236-8412. Läs mer här om betalning av autofakturerade kundfakturor.

När du publicerar fakturan så bokförs försäljningen automatisk på fakturadatum enligt fakturametoden. I fakturans historik högst upp på sidan kan du se det bokförda verifikatet.

Observera!

Använder du kontantmetoden och redovisar moms per år så kommer du kunna använda den automatiska fakturahanteringen och bokföra enligt fakturametoden på enbart dessa fakturor. Har du däremot kontantmetoden och redovisar moms per kvartal eller månad så kommer du inte kunna använda automatisk fakturahantering.

 

Innan du börjar använda automatisk faktura måste du se till att rätt bokföringskonto är kopplat till faktura och det betalkonto du valt i Steg 2 ovan. Har du till exempel ett bankgiro som går under Företagskonto, måste du se till att 1930 är valt som betalkonto för faktura. Har du valt plusgiro som utbetalningskonto så ska 1920 vara valt som betalkonto för faktura i inställningarna.

Gå till Inställningar → Betalkonto och klicka för det betalkonto som ska vara kopplat till fakturabetalningar. 

 

Redigera publicerad faktura

Har du publicerat en automatisk faktura går det inte att redigera den. Du får i så fall kreditera fakturan (kostnadsfritt) för att sedan skapa en ny.


Har fakturan levererats till kunden?

Skicka kundfakturor via e-post direkt från Bokio

I Bokio kan du enkelt skicka iväg fakturorna direkt till kundens e-post. Det är viktigt att fakturan når kunden och för att se status för denna kan du gå in på fakturan där du höst upp har fakturans historik, både för leverans, betalningar och bokföring.

Här ser du vilket datum fakturan blivit skickad, vilken metod (E-post eller PDF-nedladdning) samt vad status är. Står den som "Skickad" innebär det att fakturan har kommit fram till kundens e-postadress men att denne ej har öppnat den. Är status "Öppnat" har kunden öppnat mailet. Står det däremot "Misslyckad" innebär det att fakturan ej har kunnat levererats till kundens e-post.

Skickad

Öppnat

Exportera faktura som PDF

Skickar du ej fakturan via e-post så kan du ladda ned den som PDF. Fakturan står som skickad och i historiken så står det "Fakturan är publicerad". Detta betyder att den vid publicering inte blivit skickad via e-post utan har exporterats som PDF.


Hur många fakturor får jag skicka?

Det finns ingen övre gräns för hur många fakturor du får skicka, ju fler desto bättre!


Kostar det något att skicka en faktura?

Nej det är helt gratis att skapa en faktura. Vill du skicka iväg den med fysiskt brev tillkommer dock avgifter för utskrift, kuvertering och porto. Idag har vi ingen tjänst för detta utan du får då spara ner fakturan som PDF och själv skicka till kunden.


Skicka faktura till flera e-postadresser

Skickar du iväg en faktura direkt från Bokio ska du bara skriva i en e-postadress i fältet. Önskar du skicka en faktura till flera adresser kan du skicka om den i systemet efter att den har gått iväg första gången. Gå in på fakturan, scrolla ned till Leveranshistorik och klicka på “Skicka igen”. Välj “E-post till kund” och skriv sedan in den nya adressen.

Du kan även exportera faktura som PDF för att själv skicka via mail till flera olika adresser.


Automatisk påminnelse och inkasso

Denna funktion testas just nu av utvalda företag. Maila gärna till support@bokio.se om du är intresserad av att delta.

 

Skickar du en faktura med automatisk fakturahantering så hanteras påminnelse och eventuell inkasso automatiskt.

Om fakturan inte betalas i tid, skickas en betalningspåminnelse till kund automatiskt av Fakturagram. Detta sker 4 dagar efter förfallodatum samtidigt som en påminnelseavgift om 60 kr och dröjsmålsränta läggs på fakturabeloppet.

Om betalningspåminnelsen inte betalas inom 8 dagar, skickas ett inkassokrav ut till kund automatiskt utan att du behöver göra något. Inkassoavgift om 180 kr och dröjsmålsränta läggs på kravet mot din kund.

Dröjsmålsräntan debiteras i enlighet med villkoren för den ursprungliga fakturan som du skapar i Bokio.


Hur många kunder kan jag ha?

Det finns inga begränsningar kring antalet kunder, skicka till så många som du vill.


Hur hanterar jag kunder och kundnummer?

Kunder hittar du i menyn under Fakturering och här kan du lägga till eller redigera befintliga kunder. En kund kan antingen vara ett företag eller en privatkund. Organisationsnummer måste alltid vara ifyllt för företagskunder men om det mot förmodan inte har något så kan man tex skriva in 10 nollor så sväljer systemet det.

Under Villkor & Utlandskund är följande nedan förinställt. Glöm inte att se över dessa så att de stämmer innan du skickar iväg en faktura till kunden. Inställningarna kan alltid göras direkt i fakturan också.

Kundnummer

Kundnummer kan du ställa in och ändra under Inställningar → Kundnummer.

Sökord: Inget organisationsnummer

 


Importera kunder och artiklar

Har du exporterat kunder eller artiklar från annat bokföringsprogram kan du ladda upp dessa i Bokio. Allt du behöver är att först få ut en CSV.fil från föregående program.

Gå in på artiklar (eller kunder) och klicka på "Importera".

Importen sker i fyra steg och i det första ska du ladda ned en mall som du sedan fyller i med uppgifter från tidigare exporterad CSV.fil. Har du laddat ned mallen tidigare kan du välja att "Gå till nästa steg".

När mallen är ifylld laddar du upp den i steg 2. Där finns även ett exempel på kunduppgifter.

I Steg 3 får vi en förhandsgranskning på de artiklar vi laddat upp med CSV.filen. Ser allt rätt ut klickar du på "Importera artiklar".

Grattis! Nu är importen klar och du kan se dina artiklar.

Import av kunder sker på likadant sätt som import av artiklar.

Sökord: Artikel

 

 


Artiklar i Bokio

Fakturera du dina kunder i Bokio kan du enkelt och smidigt skapa artiklar för både varor och tjänster. Dessa lägger du snabbt till när du skapar en faktura och kan sedan under “Artiklar” i menyn få en översikt på vad du fakturerar till dina kunder.


Bokförs mina fakturor efter att de är betalda?

När man skapar en faktura kan man välja att bokföra de efter att den är betald.

När betalning kommit in för en faktura går man in på fakturan och väljer Betald enligt bilden nedan.

Efter att man markerat fakturan som betald får man välja hur mycket som betalats. Stämmer inte summan överens med fakturabeloppet så får man valet att antingen bokföra mellanskillnaden som öresavrundning eller lämna fakturan öppen för fler betalningar.

Efter att fakturan är betald kan man bokföra fakturan direkt i Bokio genom att klicka Bokför.

Hur bokför jag betalningen manuellt?

Om du inte vill att fakturan ska bokföras automatiskt så får du längst ned pricka av den till att den ej ska bokföras.

Det här kan vara användbart om man till exempel ska bokföra RUT/ROT-avdrag. Glöm inte bort att du fortfarande måste pricka av fakturan som "Betald".

Därefter kan du välja "Ny händelse", ladda upp fakturan som underlag och bokföra betalningen manuellt. Ett tips är att i verifikatets titel hänvisa till att det är en betalning av faktura XX.


Registrera betalning av kundfaktura

När betalning kommit för din faktura så måste den markeras som betald. Detta gör du genom att gå in på fakturan och uppe i högra hörnet klicka på Registrera betalning.

Skriv in summan som betalats av kunden och välj vilket konto som inbetalningen skett till. I detta fall är det till företagskontot på banken och vi väljer då bokföringskonto 1930. Betalkonton kan du hantera under Inställningar → Betalkonton.

Välj också det datum som pengarna kommit in på banken. På pilarna kan du klicka fram och tillbaka från förfallodatum. Det går också bra att använda kalendern för att sätta rätt datum.

Stämmer inte summan överens med fakturabeloppet så får man valet att antingen bokföra mellanskillnaden som öresavrundning eller lämna fakturan öppen för fler betalningar. På detta sätt kan du hantera delbetalningar av fakturor.

 

Bokföra en betald faktura

När du klickar på "Registrera betalning" får du valet att direkt bokföra betalningen. Om du vill kan du klicka på "Avbryt" för att vänta med bokföringen eller om du till exempel tänker bokföra den manuellt (tex om det är en rot/rut faktura).

 

 


Hur bokför jag kundfaktura manuellt?

Om du inte vill att fakturan ska bokföras automatiskt så får du längst ned pricka av den till att den ej ska bokföras.

Klicka på knappen "Mer" överst inne på fakturan och sedan "Ändra faktura".

Under Bokföring klickar du i att fakturan ej ska bokföras och därefter på "Klart".

Det här kan vara användbart om man till exempel ska bokföra RUT/ROT-avdrag. Glöm inte bort att du fortfarande måste pricka av fakturan som "Betald".

Därefter kan du välja "Ny händelse", ladda upp fakturan som underlag och bokföra betalningen manuellt. Ett tips är att i verifikatets titel hänvisa till att det är en betalning av faktura XX.


Bokföra valutavinst och förlust

När du registrerar betalning av kundfaktura i annan valuta skriver du in det totala beloppet i SEK som mottagits.

Då fakturan skapades i annan valuta så registrerades även summan SEK i systemet. Skiljer sig dessa åt kommer en valutaförlust eller vinst att uppstå. Använder du fakturametoden ska detta bokföras. Har du däremot kontantmetoden så hanteras betalningen på samma sätt men det kommer inte att registreras i bokföringen.

När du fyllt i summan så väljer du att stänga fakturan och bokföra som valutavinst/förlust. Detta ser alltså likadant ut oavsett bokföringsmetod men det är bara för fakturametoden som det kommer synas i bokföringen.

OBS!
Just nu så står det fel angående vinst och förlust (det står bokför som valutavinst när det är en förlust och vice versa) men det kommer bli rätt i bokföringen.

 

Vid valutavinst kommer konto 3960 (Valutakursvinster på fordringar och skulder av rörelsekaraktär) att krediteras.

Vid valutaförlust kommer konto 3960 att debiteras. Vill man att förlusten istället ska ligga på konto 7960 (Valutakursförluster på fordringar och skulder av rörelsekaraktär) på man i dagsläget bokföra det manuellt istället för automatiskt via fakturafunktionen.


Betalning av automatiska fakturor

Denna funktion testas just nu av utvalda företag. Maila gärna till support@bokio.se om du är intresserad av att delta.

 

Vår fakturapartner Fakturagram administrerar våra automatiska fakturor, vilket innebär att din kund betalar till Bokio/Fakturagrams Bankgiro 5236-8412.

Utbetalning görs till ditt konto regelbundet varannan vardag. Vid utbetalning till ditt konto skapas en avräkningsnota som underlag i ärendet.

En avräkningsnota är ditt bokföringsunderlag och innehåller information om inbetalda fakturor. Vid betalning av flera fakturor specificeras varje enskild faktura för sig i underlaget. 

 

Hur ser jag att en faktura är betald?

När fakturan är betald kan du hitta den bland "Alla fakturor" inne på Fakturor. På avräkningsnotan står det specificerat vilken kund inbetalningen kommer ifrån samt OCR-nummer från fakturan.