Hantera överbetald kundfaktura

Om en kund har betalat ett för stort belopp för en kundfaktura behöver detta hanteras på ett sätt som gör att bokföringen blir korrekt.

Har du ett synkat bankkonto, eller Bokio Företagskonto, hanteras detta via Händelser att bokföra. Genom att matcha betalningen till fakturan får fakturan status Överbetald automatiskt. 

Inget synkat bankkonto - så här gör du!

Börja med att gå in på kundfakturan det gäller via Fakturering och registrera hela betalningen. Har hela betalningen skett i en klumpsumma registrerar ni en betalning för totala summan, följande exempel avser en faktura med totalbelopp 1875 kr. Registrera_överbetalning_klump

Har det skett en dubbelbetalning registrerar ni två separata betalningar för båda summorna.

Registrera_överbetalning_separat

Nu kommer fakturan stå som Överbetald. Ska ni återbetala kunden det överbetalda beloppet så registrerar ni nu en ny betalning med ett negativt belopp som speglar själva återbetalningen. Sedan är det klart.

Registrera_återbetalning_minus

Ska ni inte göra en återbetalning till kunden? Då rekommenderar vi istället att ni registrerar det fakturerade beloppet på fakturan, och bokför resterande del av beloppet manuellt (förslagsvis mot konto 2420).

Gäller det en transaktion som är importerad genom den automatiska bankkopplingen, eller inbetald till ditt Bokio Företagskonto, börja med att dela upp bankraden. 

Kvitta överbetalningen mot nästa faktura

Det finns inget automatiskt stöd för att hantera en överbetald faktura och kvitta mot nästa faktura. Det rekommenderade tillvägagångssättet är att: 

  1. Dela upp transaktionen och registrera bara det fakturerade beloppet som betalning på ursrpungsfakturan (eller matcha från Händelser att bokföra)
  2. Bokför det överbetalda beloppet manuellt mot konto 2420
  3. Lägg till konto 2420 som betalkonto genom Inställningar -> Betalkonto
  4. När nästa faktura betalas av kund, registrera betalning på (överbetalda beloppet) genom Registrera betalning -> Från konto 2420. Överbetalningen från förra fakturan är nu registrerad på nästa
  5. Matcha resten av det inbetalade beloppet från kund till den nya fakturan som vanligt.