Hur skapar jag en faktura?

I Bokios fakturafunktion kan du enkelt och smidigt skapa fakturor och direkt skicka iväg till dina kunder.

  • Fakturera direkt via e-post till både svenska och utländska kunder
  • Automatisk avprickning och bokföring 
  • Hantera fakturor såsom att skicka påminnelse eller kreditera faktura

För att skapa en ny faktura går du in på Fakturor som du hittar i vänstermenyn. Klicka på Ny faktura. Du kan också klicka på pilen bredvid och välja att skapa en kontantfaktura eller kreditfaktura

Klicka på Ny faktura

 

1. Anpassa fakturalayout

Om du inte redan gjort det så kan du nu ladda upp företagets logotyp. Du kan också anpassa fakturalayouten genom att ändra färg. Klicka på Anpassa.

Läs mer om hur du anpassat din fakturalayout

 

2. Redigera företagsinställningar

Skapar du din första faktura måste du nu gå in och föra in betaluppgifter för inrikes och eventuellt utrikes betalningar. Klicka på Redigera jämte ditt företagsnamn. Här kan du också behöva komplettera med uppgifter såsom adress och andra kontaktuppgifter.

Klicka på Redigera

Kontrollera så att både kontakt- och betaluppgifter stämmer på fakturan.

Företagsuppgifter

Skulle du ändra något så kommer detta att påverka även nästa faktura du skapar. Dvs väljer du att byta betalsätt på en faktura så kommer samma betalsätt att användas på nästa ny faktura du skapar. Vill du byta tillbaka så får du alltså gå in och redigera betaluppgifter igen.

När du använder ditt Bokio Företagskonto för att ta betalt av dina kunder så kommer ditt unika bankgironummer att användas tillsammans med OCR. När kunden sedan betalar fakturan så hanteras bokföringen av försäljningen helt automatiskt.

Hur tar du emot betalningar?

Vill du erbjuda fler betalsätt? Lägg till dem direkt på fakturan genom att klicka på Ny textrad som du hittar under Produkter/tjänster.

Väljer du att fylla i både inrikes och utrikes så kommer den inrikes betalningen redovisas på fakturan om det är en svensk kund, medan utrikes betalning kommer redovisas om kunden du valt är från utlandet. Detta justeras alltså automatiskt beroende på kundens inställningar.

Läs mer om hur du hanterar betaluppgifter på faktura

 

3. Lägg till kund

Nu ska vi lägga till kunden på fakturan. Är denne skapad sen tidigare så kan vi söka eller välja direkt från listan. Om inte så kan vi klicka på att Skapa ny.

I Bokio kan du fakturera både till privata kunder och företag i såväl Sverige som utlandet.

Lägg till kund på faktura

Läs mer om hur du skapar och hanterar kunder

 

4. Lägg till artiklar

Lägg till fakturarader, dvs produkter eller tjänster, på fakturan genom att klicka på  Lägg till ny rad.

Nu kan du klicka upp rullistan för att se alla sparade artiklar. Det går också att söka efter en artikel i fältet eller välja att Skapa ny.

Lägg till ny rad

Skapa en ny artikel genom att skriva klicka på Skapa ny. Skriv in artikelnamn, antal, pris, välj momssats samt om det är en vara eller tjänst. Du kan också välja vilken enhet varan eller tjänsten ska ha.

Vill du spara varan eller tjänsten till artikelregistret, klicka på Spara som artikel. Klicka på Lägg till på fakturan när du är klar.

Skapa ny artikel

Förutom artiklar och tjänster kan du även lägga till en textrad eller importera tidrapportering från Toggl. Textraden kan innehålla information som inte får plats i någon av de övriga fakturainställningarna, till exempel ytterligare betalsätt eller uppgifter som krävs vid fakturering av RUT och ROT.

Välj valuta

I Bokio bokförs allt i svenska kronor men du har möjlighet att fakturera dina kunder i annan valuta. Klicka på SEK för att välja en annan valuta.

Läs mer om att fakturera i annan valuta

 

5. Tilläggsinformation

Om du till exempel behöver lägga till information för e-faktura eller bifoga underlag i form av filer så gör du detta under delen Tilläggsinformation. Här aktiverar du även rot eller rut på fakturan.

 

6. Villkor för faktura

Fakturavillkor såsom dagar (antal dagar till förfallodag), dröjsmålsränta och leverans hämtas automatiskt ifrån kundens inställningar. Klicka på datumväljaren för att ändra fakturadatum och förfallodatum.

Klicka på Redigera för att ändra uppgifter om leverans och dröjsmålsränta. Dessa uppgifter och andra standardinställningar kan du även ändra under Inställningar → Fakturainställningar.

Ändra villkor på faktura

Ändrar du villkoren här kommer det också att ändra inställningarna för kunden. Genom att hålla pilen på info-ikonen till höger får du upp mer information om dröjsmålsränta och leveransvillkor.

Redigera fakturavillkor

Ändrar du förfallodatum så ändras antal dagar direkt på fakturan. Kundens inställningar (som i det här fallet var 10 dagar) kommer dock inte ändras till nästa gång du skapar en faktura för den specifika kunden.

Kom ihåg att du aldrig kan skapa en faktura med fakturadatum i framtiden. Skulle du välja ett framtida datum och publicera fakturan så kommer datumet automatiskt att justeras till dagens datum. Du kan alltid förbereda en faktura i utkast om du planerar att skicka den på ett framtida datum. Det går däremot bra att skicka fakturor med tidigare datum.

 

7. Förhandsgranska & välj leveransmetod

När fakturan skickas till kund och publiceras kan du om du vill, förhandsgranska den. Observera att fakturor aldrig får ett fakturanummer förrän de faktiskt är publicerade.

Välj den leveransmetod du vill använda för att publicera fakturan och skicka till kund:

  • Få betald direkt med Fakturaköp
  • E-post direkt till kund (med länk till PDF eller bifogad PDF)
  • Ladda ned PDF
  • Skicka som E-faktura

Välj hur du vill publicera fakturan

Fyll i de uppgifter som krävs beroende på leveransmetod och klicka sedan på Skicka och publicera.

I dagsläget finns ingen möjlighet att skicka fakturan till flera e-postadresser utan du får i så fall exportera den som PDF och skicka via din egen mejl.

 

8. Klar!

Efter att fakturan är publicerad kan du nu gå in och se datum då fakturan är publicerad, leveranshistorik samt bokföringshistorik.

Om fakturan har gått iväg som den ska så får den status "Skickat". Skulle fakturan av någon anledning inte gå att skicka eller inte lyckas komma fram till mottagaren så får fakturan status "Misslyckat". Valde du att skicka fakturan som länk så kommer leveransstatus att ändras till "Öppnat" då mottagaren öppnat fakturan.

Publicerad faktura

Nästa steg är att invänta betalning ifrån kunden. Använder du Bokio Företagskonto, som i fallet ovan, så kommer inbetalningen att bokföras automatiskt. Om du inte gör det så får du själv gå in och kontrollera på din bank eller liknande, alternativt göra en manuell bankimport, för att se så att kunden betalat. Därefter kan du gå in och markera fakturan som betald.

Läs mer