Hur skapar jag en faktura?

I Bokio Faktura kan du enkelt och smidigt skapa fakturor och direkt skicka iväg till dina kunder. Här prickar du även av om en faktura har blivit betald eller överbetald, om kunden är försenad med betalning och du vill skicka en påminnelse eller om du vill kreditera en faktura. Det är även här du direkt bokför dina fakturor. Använder du dig utav fakturametoden ska den bokföras både då den skickas iväg samt när den betalas. Vid kontantmetoden ska fakturan endast bokföras på det datumet den betalas av kunden.

 

 

Gå in på Fakturor i vänstermenyn och klicka på att skapa ny faktura. Du kan också klicka på nedåtpilen bredvid och välja att skapa en kontant- eller en kreditfaktura. 

Steg 1: Redigera företagsinställningar

Om du inte innan har laddat upp ditt företags logotyp så kan du direkt göra det här. Företagets uppgifter finns redan inlagt om du har fyllt i detta under Inställningar. Skapar du din första faktura måste du nu gå in och föra in betaluppgifter för inrikes och utrikes betalningar. Klicka på "Redigera företagsinställningar".

Det är även här du fyller i betalsätt för inrikes respektive utrikes betalningar. I dagsläget kan man endast välja ett betalsätt. Önskar du ange flera betalsätt går det att lösa genom att lägga till en textrad bland artiklarna. Väljer du att fylla i både inrikes och utrikes så kommer den inrikes betalningen redovisas på fakturan om det är en svensk kund, medan utrikes betalning kommer redovisas om kunden du valt är från utlandet. Detta justeras alltså automatiskt beroende på kundens inställningar. För att omvänd skattskyldighet ska gälla vid försäljning till utländsk kund är det viktigt att du fyller i rätt VAT-nummer på både ditt företags och kundens inställningar.

Det kan alltid vara bra att förhandsgranska fakturan så ser du att uppgifterna stämmer. Klicka på "Publicera faktura" och sedan "Förhandsgranska" längst ned på sidan.

Steg 2: Lägg till eller skapa ny kund

I nästa steg ska vi nu lägga till en kund. Är kunden inlagd sen tidigare kan vi välja den i listan. Om inte så kan vi direkt skapa en ny kund genom att välja “Lägg till ny kund”. Du kan skapa både svenska och utländska kunder, samt fakturera i annan valuta. Läs mer här om hur du skapar en kund.

Steg 3: Lägg till artiklar och tjänster

Nu är det dags att lägga till artiklar och/eller tjänster på fakturan. Klicka på "Lägg till ny rad".

Nu kan du klicka upp för att se alla redan befintliga produkter. Det går också att söka efter en artikel eller tjänst i fältet eller att skapa en helt ny.

Skapa en ny artikel genom att skriva in artikelnamnet. Skriv in antal, pris, välj momssats samt om det är en vara eller tjänst. Vill du spara varan eller tjänsten till artikelregistret, klicka på "Spara som artikel". För att lägga till artikeln på fakturan, klicka på "Spara".

Förutom artiklar och tjänster kan du även lägga till en textrad eller importera tidrapportering från Toggl. Textraden kan innehålla information som inte får plats i någon av de övriga fakturainställningarna, till exempel ytterligare betaluppgifter eller uppgifter som krävs vid fakturering av RUT och ROT.

Välj valuta

I Bokio bokförs allt i svenska kronor men du har möjlighet att fakturera dina kunder i annan valuta.

Väljer du en annan valuta än SEK så beräknas dagens växlingskurs vilket registreras när du bokför fakturan eller senare vid betalning.

Steg 4: Fakturainställningar

Kom ihåg att du ej kan skapa en faktura med fakturadatum i framtiden. Däremot kan den inneha ett tidigare datum än dagens. Uppgifterna är hämtade från kundens inställningar men det går bra att ändra detta på den specifika fakturan. Klicka på dropdown-menyerna för att välja faktura- respektive förfallodatum.

Ändrar du förfallodatum så ändras antal dagar direkt på fakturan. Kundens inställningar (som i det här fallet var 10 dagar) kommer dock inte ändras till nästa gång du skapar en faktura för den specifika kunden.

 

Steg 5: Förhandsgranska & publicera faktura

När fakturan skickas till kund och publiceras kan du om du vill, förhandsgranska den. Klicka först på "Publicera faktura" och sedan "Förhandsgranska". Då exporteras fakturan direkt som en PDF och du ser exakt hur den färdiga fakturan kommer se ut. Här kan du också välja att spara fakturan som utkast om det är så att du vill fortsätta skriva den vid senare tillfälle. Observera att fakturor aldrig får ett fakturanummer förrän de faktiskt är publicerade.

Klicka på "Publicera faktura" om du är klar med fakturan och vill exportera den eller skicka iväg direkt till kunden.

Vill du hellre ladda ner fakturan som PDF för att skicka till kunden, klicka på "Ladda ner PDF" i flikarna. Därefter "Ladda ner och publicera". Vill du till exempel skicka fakturan till flera e-postadresser så kan detta vara ett bra alternativ då detta inte är möjligt att göra direkt från Bokio i dagsläget.

 

Efter att fakturan är publicerad kan du nu gå in och se datum då fakturan är publicerad, leveranshistorik samt bokföringshistorik.

Fakturan i exemplet är skickad till andersmail@mail.nu den 2018-02-23. Leveransstatus är "Skickad". Detta betyder att fakturan har kunnat skickats iväg till den angivna adressen. Skulle fakturan av någon anledning inte gå att skicka eller inte lyckas komma fram till mottagaren så får fakturan status "Misslyckad".

Har fakturan däremot öppnats av mottagaren så står leveransstatus som "Öppnat". Det kan vara bra att gå in på fakturan vid något tillfälle efter att den är publicerad för att se om mottagaren öppnat mailet eller ej.

 

Nästa steg är att markera fakturan som betald.