Hur skapar jag en faktura?

I Fakturor kan du enkelt och smidigt skapa fakturor och direkt skicka iväg till dina kunder.

  • Fakturera direkt via e-post till både svenska och utländska kunder
  • Registrera betalning och bokför direkt
  • Skicka eventuella påminnelser direkt till kund

För att skapa en ny faktura går du in på Fakturor som du hittar i vänstermenyn. Klicka på Ny faktura. Du kan också klicka på nedåtpilen bredvid och välja att skapa en kontant- eller en kreditfaktura. 

 

Steg 1: Redigera företagsinställningar

Om du inte innan har laddat upp ditt företags logotyp så kan du direkt göra det här. Du kan också anpassa fakturalayouten genom att ändra färg. Klicka på Anpassa.

Skapar du din första faktura måste du nu gå in och föra in betaluppgifter för inrikes och eventuellt utrikes betalningar. Klicka på "Redigera" jämte ditt företagsnamn. Här kan du också behöva komplettera med andra uppgifter så som adress och andra kontaktuppgifter.

I dagsläget kan man endast välja ett betalsätt. Önskar du ange flera betalsätt går det att lösa genom att lägga till en textrad bland artiklarna.

Väljer du att fylla i både inrikes och utrikes så kommer den inrikes betalningen redovisas på fakturan om det är en svensk kund, medan utrikes betalning kommer redovisas om kunden du valt är från utlandet. Detta justeras alltså automatiskt beroende på kundens inställningar.

För att omvänd skattskyldighet ska gälla vid försäljning till utländsk kund är det viktigt att du fyller i rätt VAT-nummer på både ditt företags och kundens inställningar.

 

Steg 2: Lägg till eller skapa ny kund

I nästa steg ska vi nu lägga till en kund. Är kunden inlagd sen tidigare kan vi välja den i listan. Om inte så kan vi direkt skapa en ny kund genom att välja Lägg till ny kund. Du kan skapa både svenska och utländska kunder, samt fakturera i annan valuta.

Så här lägger du till kunder i Bokio

 

Steg 3: Lägg till artikel/tjänst

Nu är det dags att lägga till artiklar och/eller tjänster på fakturan. Klicka på Lägg till ny rad.

Nu kan du klicka upp rullistan för att se alla sparade artiklar. Det går också att söka efter en artikel eller tjänst i fältet eller att skapa en helt ny.

Skapa en ny artikel genom att skriva klicka på Skapa ny. Skriv in artikelnamn, antal, pris, välj momssats samt om det är en vara eller tjänst. Du kan också välja vilken enhet varan eller tjänsten ska ha.

Vill du spara varan eller tjänsten till artikelregistret, klicka på Spara som artikel. För att lägga till artikeln på fakturan, klicka på Spara.

Så här skapar du artiklar i Bokio

Förutom artiklar och tjänster kan du även lägga till en textrad eller importera tidrapportering från Toggl. Textraden kan innehålla information som inte får plats i någon av de övriga fakturainställningarna, till exempel ytterligare betaluppgifter eller uppgifter som krävs vid fakturering av RUT och ROT.

Tilläggsinformation

Om du till exempel behöver lägga till information för e-faktura eller bifoga underlag i form av filer så gör du detta under delen "Tilläggsinformation".

Välj valuta

I Bokio bokförs allt i svenska kronor men du har möjlighet att fakturera dina kunder i annan valuta. Klicka på SEK för att välja en annan valuta.

Så här fakturerar du i annan valuta än SEK.

 

Steg 4: Fakturainställningar

Kom ihåg att du aldrig kan publicera en faktura med fakturadatum i framtiden. Du kan däremot skapa den och låta den ligga i utkast tills fakturadatum infaller och då skicka den till kunden. Det går bra att skicka fakturor med tidigare datum.

Uppgifterna om förfallodatum och andra villkor är här hämtade från kundens inställningar men det går bra att ändra datumen direkt här med. Klicka på datumväljaren för att ändra fakturadatum och förfallodatum.

Klicka på Redigera för att ändra uppgifter om leverans och dröjsmålsränta. Dessa uppgifter och andra standardinställningar kan du även ändra under Inställningar → Fakturainställningar.

Ändrar du villkoren här kommer det också att ändra inställningarna för kunden. Genom att hålla pilen på info-ikonen till höger får du upp mer information om dröjsmålsränta och leveransvillkor.

Ändrar du förfallodatum så ändras antal dagar direkt på fakturan. Kundens inställningar (som i det här fallet var 10 dagar) kommer dock inte ändras till nästa gång du skapar en faktura för den specifika kunden.

 

 

Steg 5: Förhandsgranska & publicera faktura

När fakturan skickas till kund och publiceras kan du om du vill, förhandsgranska den. Observera att fakturor aldrig får ett fakturanummer förrän de faktiskt är publicerade.

Välj den leveransmetod du vill använda.

Fyll i de uppgifter som krävs beroende på leveransmetod och klicka sedan på Skicka och publicera.

I dagsläget finns ingen möjlighet att skicka fakturan till flera e-postadresser utan du får i så fall exportera den som PDF och skicka via din egen mejl.

 

Steg 6: Klar!

Efter att fakturan är publicerad kan du nu gå in och se datum då fakturan är publicerad, leveranshistorik samt bokföringshistorik.

Fakturan i exemplet är skickad till andersmail@mail.nu den 2018-02-23. Leveransstatus är "Skickad". Detta betyder att fakturan har kunnat skickats iväg till den angivna adressen. Skulle fakturan av någon anledning inte gå att skicka eller inte lyckas komma fram till mottagaren så får fakturan status "Misslyckad".

Har fakturan däremot öppnats av mottagaren så står leveransstatus som "Öppnat". Det kan vara bra att gå in på fakturan vid något tillfälle efter att den är publicerad för att se om mottagaren öppnat mailet eller ej.

 

Nästa steg är att markera fakturan som betald.

Läs mer