Lön


Hur fungerar Bokio Lön?

Har du enskild firma och ska ut lön till dig själv ska du istället följa den här guiden.

Steg 1: Lägg till anställd

Klickar du dig in på Bokio Lön kommer du direkt till löner för nuvarande månad. På knappen “Lägg till lön” kan du skapa en lön för en befintlig eller ny anställd. Vill du skapa löner för tidigare månader så kan du i menyn överst på sidan ändra både år och månad.

Välj en anställd och klicka på “Lägg till”. Har du ingen anställd skapad ännu eller vill lägga till en ny gör du det genom att istället välja “Skapa ny anställd”. Läs här om hur du skapar en anställd i Bokio.

Om en anställd tidigare fått lön i bolaget kommer denna summa följa med när en ny lön skapas. I exemplet har vi en tidigare anställd (Sara) och en ny anställd (Anna).

Steg 2: Lägg till rad med lön

För att lägga till lön klickar man på knappen “Lägg till ny rad”. Här når du även andra funktioner som tex semesterlön, bilförmån, nettolönejustering, traktamente, försäkring osv.

Du kan nu välja enhet av lön i form av timmar, dag, månad och styck. Fyll sedan i övriga fält och eventuell kommentar (tex tillägg av föräldrarpenning).

Vi har nu en total lönekostnad 9 462 kr, bruttolön på 7 200 kr, skatt enligt i det här fallet Skattetabell 34 kolumn 1 (detta ställs in på respektive anställd), sociala avgifter samt nettolön 6 308 kr. Vi kan även se utbetalningsdatum för lönen, detta går att ändra både för alla löner eller för enbart en anställd. Längst ned redovisas totala summor för året gällande lön, skatt, förmåner osv. Lönen sparas automatiskt.

Steg 3: Klarmarkera löner

Slutligen då alla löner är gjorda ska du klarmarkera dem för att komma till nästa steg, nämligen att bokföra lönerna.

Innan du har bokfört kan du alltid klicka dig tillbaka, låsa upp och justera eller lägga till löner.

Steg 4: Skicka lönespecifikation

Efter att lönerna är klarmarkerade kan du enkelt skicka iväg lönerna direkt via mail till de anställda. Lönespecifikationen skickas till den e-postadress som är inlagd på respektive anställd. Klickar du på pappersplan-ikonen skickas samtliga löner ut får den aktuella månaden. Du kan också välja att exportera som PDF för att skicka själv eller skriva ut.

Vill du göra ändringar på lön efter klarmarkering låser du enkelt upp dem, antingen genom att klicka på lås-ikonen eller på knappen "Ändra löner".

Observera!

De anställdas e-postadresser måste vara ifyllda innan du klarmarkerar lönerna. Om dessa ändras i efterhand kommer inte lönespecen kunna skickas iväg till den angivna adressen.

 

Radera lönespecifikation

För att radera en anställds lön går du in på specifikationen och klickar på papperskorg-ikonen uppe i högra hörnet.

 

Du kan läsa mer om hur du bokför löner på den här guiden.

 


Kan jag ha anställda med timlön?

Bokio ger dig möjlighet att ha både lönetypen månadslön och timlön. Om du betalar per timme kan du dessutom snabbt och enkelt få semesterersättningen direkt uträknad enligt lagstadgade 12%.


Hur många anställda kan jag ha?

Det är du själv som sätter gränserna för hur många anställda du kan ha. Bokio har ingen övre gräns.


Stödjer ni kollektivavtal?

Vi har tyvärr inte stöd för några kollektivavtal i dagsläget men du kan själv justera belopp i systemet så att det stämmer överens med ert avtal.


Kan man skapa och skicka in kontrolluppgifter för anställda?

I Bokio kan man skapa kontrolluppgifter baserat på alla löner och anställda för ett år.

Man hittar sidan för att skapa kontrolluppgifter under Inställningar → Kontrolluppgifter eller från decembers lön enligt nedanstående bild.

Skapa kontrolluppgifter i Bokio i lönelistan

Kontrollera kontrolluppgifterna

På sidan för kontrolluppgifter skapar vi automatiskt en kontrolluppgift för varje anställd baserat på den anställdes löner, förmåner osv.

Var noga med att kontrollera dessa.

Redigera kontrolluppgifter

Det går att redigera varje kontrolluppgift om det är något som saknas eller inte stämmer. Det är då den redigerade kontrolluppgiften som kommer skapas i XML och pdf.

Redigera kontrolluppgifter i Bokio för varje anställd

Skicka in XML till Skatteverket

Alla företag med anställda måste skicka in sina kontrolluppgifter till Skatteverket. Det görs enklast med en XML-fil som genereras från Bokio. Skicka sedan in XML-filen till Skatteverket på följande sida.

Generera xml från kontrolluppifter för att skicka in till Skatteverket


Hur bokför jag lön för aktiebolag och ekonomisk förening?

Steg 1: Välj lönedag och klarmarkera löner

När du är klar med lönerna är det dags att bokföra dem. Först måste du välja lönedag. Detta gör du genom att klicka upp kalendern under "Välj lönedag". Lönedagen infaller alltid inom samma månad oavsett om den anställde har förskott- eller efterskottslön. Läs mer här om hur efterskottslön fungerar. Du har även möjlighet att välja olika lönedagar för anställda.

Därefter ska tillagda lönespecifikationerna klarmarkeras. Klicka på "Klarmarkera löner". Innan du bokför kan du enkelt låsa upp de klarmarkerade lönerna genom att välja "Ändra lön".

Steg 2: Bokför löner

Lönen kan bokföras först efter att datumet passerats.

Bokföringsposten för lönen kan exporteras som SIE.fil i samma steg.

Steg 3: Deklarera och betala skatter

Efter att lönerna är utbetalda är det dags att deklarera och betala skatter samt sociala avgifter. Deklarationsunderlaget får du fram direkt i Bokio som du sedan kan kopiera när du rapporterar in till Skatteverket. Här kan du även göra avdrag på de sociala avgifterna, exempelvis för forskning och utbildning (FoU). Klicka på kugghjuls-knappen för att göra dessa ändringar.

Avdragen måste du själv lägga till när du deklarerar till Skatteverket då Bokios arbetsgivardeklaration än så länge inte beräknar med dessa. Däremot tar bokföringen hänsyn till detta.

Steg 4: Bokför skatter

Den 12e i månaden efter gör du slutligen det sista steget och bokför skatterna.


Hur bokför jag lön för enskild firma, handelsbolag och kommanditbolag?

Om du har en enskild firma så räknas du juridiskt inte som anställd och du gör således Eget uttag när du tar ut lön till dig själv. Använd sökord "Eget uttag" i den moderna bokföringen så finns det en mall för att bokföra detta. Samma gäller även för handelsbolag och kommanditbolag.

Tänk på att spara pengar för skatt och arbetsgivaravgift som kommer i samband med deklarationen. Du kan i funktionen Planera din lön som du hittar under Årets skatt på överssiktsidan kan du beräkna din timlön och hur mycket skatt du ska betala.

Under Årets skatt redovisas även årets vinst, vilken skattesats som används, inkomstskatt, jobbskatteavdrag samt sociala avgifter.

Innan du kommer över grundavdraget (18.900 kr) i vinst så räknar vi inte med att det blir någon inkomstskatt. Vill du registrera andra inkomster så kan du göra det via knappen "Övrig inkomst och skatt".

Observera!

Har du andra anställda i ditt företag ska dessa redovisas under Bokio Lön. I denna guide kan du läsa hur du skapar löner för anställda.

Handelsbolag & Kommanditbolag

I handelsbolag och kommanditbolag får man i dagsläget hantera egna uttag genom manuell bokföring. Du krediterar då valt kostnadskonto (tex 1930) för att sedan debitera följande konto beroende på vilken delägare det är som gör uttaget:

2013 - Egna uttag (delägare 1)
2023 - Egna uttag delägare 2
2033 - Egna uttag delägare 3


Kan man lägga till lön fler gånger för en anställd på en månad?

Det kan man! Om du vill betala ut lön två gånger till en anställd under en månad så måste du lägga till den anställde två gånger på den månaden.

Glöm inte att justera skatten då den kommer blir fel om den anställde är inställd på att använda skattetabeller istället för procent. Det går att lösa genom att ändra till procent eller att manuellt lägga till en skattejämkning.

Du ändrar löneutbetalningsdag på lönespecifikationen i fråga.

Sökord: Extra lön


Kan jag ha flera lönedagar?

Det går att ha flera olika löneutbetalningsdagar i Bokio. För att ändra utbetalningsdag för en specifik anställd så behöver man gå in på dennes lönespecifikation och göra ändringen.


Kan jag lägga till semesterlön och semesterersättning i Bokio?

Absolut, dessa hanteras i Bokio Lön. Semesterlön avser anställd som har månadslön och Semesterersättning gäller för timanställda.

Under den anställdes uppgifter kan du även fylla i antal Semesterdagar så att du kan ha koll på dessa. I dagsläget måste det hanteras manuellt. Sparade dagar är semesterdagar som är sparade från tidigare år.

Sökord: Semesterskuld, semester

 


Kan jag bokföra löner för tidigare månader?

Det kan du! Så länge det finns tidigare månader i det skapade räkenskapsåret så går det alldeles utmärkt. Du väljer år respektive månad i dropdown-menyerna längst upp på sidan under Lön.


Hur lägger jag till föräldrarpenning?

För att lägga till föräldrarpenning på en anställds lön så skapar du en ny rad Lön. I kommentarsfältet förtydligar du sedan med “Föräldrarpenning”.


Kan jag justera verifikatet vid bokföring av Bokio Lön?

När du bokför lön via löneavsnittet i Bokio går det än så länge inte att göra några ändringar av verifikatet. Lönen kommer automatiskt att bokföras mot konto 7210 - Löner till tjänstemän och om du önskar att istället bokföra mot tex konto 7010 - Löner till kollektivansällda kan du lösa det genom att i efterhand manuellt boka om från 7210 till 7010.


Hur skapar jag en anställd?

För att skapa en anställd går du antingen in via Bokio Lön eller klickar in på Anställda direkt i vänstermenyn i Bokio. Ifyllda fält nedan är obligatoriska att fylla i och för att systemet ska kunna räkna ut sociala avgifter vid lön krävs det att personnummer är ett korrekt sådant. Du väljer även vilken skattetabell och kolumn den anställde ska ha för att programmet ska räkna ut rätt skattesats. Vet du inte vilken skattetabell din anställde går under kan du kolla upp det hos Skatteverket. Du kan även välja att ha en egen skattesats. Detta sätter du under “Skattetabell” och fyller i procentsatsen under “Skattekolumn”.

Under Avancerade inställningar måste du bestämma vilken löneperiod som ska gälla för den anställde. Antingen förskott eller efterskott.

“Sparade semesterdagar” är dagar från tidigare år medan “Semesterdagar” är dagar från nuvarande år. Detta får du själv hålla koll på för den anställde. Vi räknar ut en dagslön enligt fackets föreskrifter men om du vill sätta en egen procentsats så fyller du i denna i fältet "Dagslön". Detta används som underlag vid beräkning av tex karens- och sjukdagar. “Semesterlön” ska du använda om det är månadslön och “Semesterersättning” om den anställde har timlön.

Man kan idag välja att få lönespecifikationen på engelska istället för svenska. Detta ställer du in längst ned på “Språk”.

Sökord: Lägga till anställd

 


Hur lägger jag till bilförmån som nettolönejustering?

Att redovisa bilförmån som en nettolönejustering är något som vi i dagsläget inte har 100% stöd för. För att lösa det så får du göra enligt nedan:

Lägg till en rad med "Lön" som innehåller själva bilförmånskostnaden. Därefter lägger du in två rader med "Bilförmån" varav den ena har negativt belopp så att de tar ut varandra. Slutligen lägger du in en rad med nettolönejusteringen. Denna mappar du sedan mot konto 7210. När du sedan ska göra dina kontrolluppgifter så måste du manuellt justera så att det blir rätt i rutorna för bilförmån, bruttolön etc.


Hur hanteras resekostnader?

Resekostnader som är skattemässigt avdragsgilla, exempelvis en tågbiljett, läggs till som en Nettolönejustering på lönespecifikationen. Därefter bokförs kostnaden separat med originalkvitto bifogat och den anställdes konto väljs som betalkonto.

Nettolönejustering hanteras genom att lägga till en ny rad och sedan välja vilken enhet (timmar/dag/styck) som ska användas. I kommentarsfältet kan det var bra att skriva ett förtydligande vad justeringen gäller.

När du sedan bokför löner så ska nettolönejusteringen nappas till det betalkonto resekostnaden är bokfört på, tex 2890 (Övriga kortfristiga skulder).

Sökord: Reseersättning, resa


Hur fungerar efterskottslön?

I Bokio Lön kan du välja att betala ut lön antingen i för- eller efterskott. För varje månad väljer du en lönedag. Denna måste alltid ligga inom den aktuella månaden men behöver ej vara samma för samtliga anställda.

Har du en anställd med efterskottslön innebär det att lönen betalas ut i månaden efter den intjänade perioden. Till exempel ska intjänade timmar i september då betalas ut i oktober. Vad däremot gäller när du skapar lönespecifikation är att det alltid ska vara samma månad som lönedagen

Augusti lön (det du betalar ut i augusti) är för perioden 07-01 till 07-31.
September lön (det du betalar ut i september) är för perioden 08-01 till 08-31
Oktober lön (det du betalar ut i oktober) är för perioden 09-01 till 09-30
November lön (det du betalar ut i november) är för perioden 10-01 till 10-31 Osv...


Skatt vid anställning i flera bolag

Ibland har företag anställda som även jobbar i andra bolag. Man bör då tänka till lite extra kring skatten om den anställde inte ska riskera att få allt för mycket restskatt.

Problemet uppstår för att den anställde har betydligt högre lön totalt än vad det ser ut som i ditt bolag. Så en större andel av lönen går åt till skatt än vad Bokio kommer räkna fram. Det enklaste är att fråga den anställde hur mycket hen vill skatta för att det ska bli rätt. 

När du vet den procentsatsen kan du under inställningarna för den anställde i fråga ställa in en egen skattesats. Vi kommer då räkna på exakt denna procentsats.


Kan jag bestämma egen skattesats?

Du kan själv sätta en egen skattesats för anställda genom att gå in på den anställde och under skattetabell välja egen skattesats.


Hur bokförs skattefritt traktamente?

I Bokio Lön lägger du till Skattefria traktamenten under Lägg till ny rad. Där finns att välja mellan Reseutgifter, Logi, Uppehälle inrikes/utrikes eller Annan kompensation.

Om du inte lägger in det på den anställdes lön så får du i dagsläget bokföra det manuellt enligt nedan.

Skattefria traktamenten i Sverige bokförs på 7321, Skattepliktiga inom Sverige 7322.
Skattefria traktamenten utomlands bokförs på 7323 och Skattepliktiga utomlands 7324.

Om du manuellt har bokfört och redovisat varje traktamente som en skuld till tex 2890 (Övriga kortfristiga skulder) och dessutom vill lägga till det på den anställdes lön, får du under Lägg till ny rad, istället välja Nettolönejustering. Där sätter du in belopp, enhet samt eventuell kommentar “Traktamente”.

När du sedan ska bokföra lönerna väljer du att mappa Nettolönejustering mot konto 2890 så att det du tidigare har bokfört som en skuld till företaget nollas ut.

Belopp för utlandstraktamente år 2017 finns att tillgå här.

Enskild firma

Är du enskild företagare betalar du inte ut lön till dig själv. I dagsläget finns följande konto att tillgå i den manuella bokföringen: 

Skattefria traktamenten i Sverige bokförs på 5843, Skattepliktiga inom Sverige 5844.
Skattefria traktamenten utomlands bokförs på 5845 och Skattepliktiga utomlands 5846.


Kan jag dra extra skatt på en anställds lön?

Om en anställd önskar dra extra skatt på sin månadslön så löser du detta antingen genom att lägga en egen skattesats, eller genom jämkning. Jämkning hittar du under Lägg till ny rad → Jämkning inne på Lön.