Fem steg för att komma igång med Bokio
Börja med att skapa ditt konto i Bokio. När du lagt till ditt företag (eller skapat ett testbolag) så kommer du direkt till översiktssidan. Här når du bland annat en kom igång-guide där du får hjälp att lära känna Bokio.
I följande fem steg visar vi vad som kan vara bra att gå igenom och kontrollera för att du snabbt och enkelt ska komma igång!
1. Har du tidigare bokföring att importera?
- Nej, jag startade precis mitt företag
Då kan du gå vidare till nästa steg.
- Ja, jag vill importera tidigare räkenskapsårs bokföring
Gå till Inställningar som du hittar i vänstermenyn och scrolla ner under Import. Där hittar du Bokföring.
De flesta bokföringsprogram använder filtypen SIE för sina bokföringsfiler. Från vissa program kan du få ut flera olika slags SIE-filer. Välj i så fall SIE4.
När du exporterat bokföring från programmet kan du följa vår guider hur du importerar SIE-filer. Antingen har den filändelsen .se eller .si. En .se-fil innehåller både uppgifter om balanser, resultat samt verifikat. En .si-fil däremot innehåller enbart verifikat.
Glöm inte bort att även importera kund- och leverantörsreskontra.
- Ja, men jag vill inte importera den till Bokio
Det går bra att inte importera tidigare bokföring så länge du ser till att den finns arkiverad någon annanstans. För att det ska bli rätt måste du dock se till att ställa in ingående balanserna för det första räkenskapsåret i Bokio. Se nästa steg.
2. Kontrollera ingående balanser
Om du är nystartat företag
Har du precis startat ditt bolag så har du inga ingående balanser. Skulle företagets start- eller aktiekapital först in i företaget före att det blev registreras så bokför du det på startdatum, dvs. den första dagen i första räkenskapsåret.
- Så här bokför du insättning av aktiekapital (aktiebolag)
- Så här bokför du insättning av eget kapital (andra bolagsformer såsom handelsbolag)
Om du har tidigare bokföring och importerat den till Bokio
Att kontrollera balanserna mellan samtliga räkenskapsår gör du enklast inne på Balansrapport som du hittar i vänstermenyn under Rapporter.
- Har du importerat flera räkenskapsår, kontrollera att utgående balans på år 1 stämmer med ingående balans på år 2 osv.
- Öppna upp fliken "Eget kapital" och kontrollera att "Beräknat resultat" är lika med noll.
- Öppna även fliken "Kortfristiga skulder" för att se så att samtliga konton för in- och utgående moms är nollade.
Om ovan punkter inte uppfylls så saknas det troligtvis något i din importerade bokföring. Ofta gäller detta redovisad moms, skatt och resultat. Dvs verifikat som görs vid bokslut. Det du kan göra är att antingen komplettera bokföringen med de verifikat som saknas, eller så kan vi ta bort den importerade bokföringen åt dig så börjar du istället på ett senare räkenskapsår i Bokio.
Skulle tillgångar och skulder inte balansera mellan något av tidigare räkenskapsår får du även ett meddelande om detta och hjälp med hur du går vidare för att lösa problemet.
Om du har tidigare bokföring men EJ importerat den till Bokio
Som tidigare nämnt är det väldigt viktigt att du ställer in ingående balanser på ditt första räkenskapsår du skapar i Bokio om det är så att du har bokföring sen tidigare som du väljer att inte importera.
Hämta ut en balansrapport (färdigställd) för räkenskapsåret före det första år du skapat i Bokio. Ska du skriva IB för 2022 så ska du alltså använda balansrapporten för 2021.
Glöm inte bort att kontrollera tidigare årets eventuella leverantörsskulder och kundfordringar. Betalningarna av dessa måste bokföras i nuvarande räkenskapsår (dvs. om skulden eller fordringen uppstått i föregående räkenskapsår och blir betald i nuvarande). Detta gäller både för faktura- och kontantmetoden.
Så här ställer du in första årets ingående balanser manuellt
3. Inställningar för företaget
När du skapar ditt Bokiokonto får du möjligheten att fylla i både kontaktuppgifter, företagets uppgifter och inställningar såsom bokföringsmetod och momsperiod. Skulle du inte ha gjort detta eller är osäker på om du fyllt i rätt kan du gå in under Inställningar för att kontrollera.
Det kan också vara bra att gå igenom inställningarna för räkenskapsåret. Här justerar du start- och slutdatum, momsperiod, bokföringsmetod och beräknad omsättning.
Läs mer här om inställningar för räkenskapsår
Under Inställningar kan du även:
- Ladda upp ditt företags logotyp
- Lägga till fler användare i företaget
- Sätta upp en kvittoinkorg
- Hantera notiser
- Ändra faktura- och offertinställnngar
- Justera kontoinställningar såsom lösenord och 2-faktor-autentisering
4. Hantera betalkonton
Hur betalar du och tar betalt i ditt företag? Det här är viktigt att ha koll på när du sätter upp de bokföringskonton som du vill använda som betalkonton i Bokio. Under Inställningar → Betalkonton hittar du de konton som finns tillgängliga och som kommer vara förvalda då du exempelvis ska bokföra kostnader/intäkter, lön och fakturor. De 19-konton du lägger till som betalkonton kommer vara synliga under "Kontotillgångar" på din finansiella översikt.
De konton som är tillagda från start är Företagskonto (1930), PlusGiro (1920) och Anställds privata konto (2890). Vill du lägga till ett konto gör du det enkelt genom att klicka på Lägg till betalkonto. Detta skulle exempelvis kunna vara om du har ett separat sparkonto, då kan du lägga till bokföringskonto 1931 som är sparkonto i Bokios kontoplan. Fyll i vilket namn samt nummer kontot ska ha. Du kan även välja om kontot ska vara förvalt när du bokför inom olika kategorier. Klicka på Spara när du är klar.
Saknar du ett betalkonto i kontoplanen? Då kan du lägga till det under Inställningar → Kontoplan. Det finns dock vissa begränsningar kring vilka konto du kan lägga till och du måste koppla ditt egna konto mot något konto som finns i basplanen. Vill du lägga till ett nytt bankkontot så kan du exempelvis koppla det mot konto 1930 som är företagskonto.
Förvalt konto inom Bokföring = Kontot som kommer vara förvalt vid bokföring
Förvalt konto inom Fakturor = Kontot som kommer vara förvalt vid bokföring av kundfakturor skapade i Bokio
Förvalt konto inom Lön = Kontot som kommer vara förvalt vid bokföring av lön
Observera att du alltid kommer kunna välja mellan samtliga tillagda betalkonton oavsett vilket konto som är förvalt.
Klicka på Lägg till betalkonto när du vill lägga till ett nytt konto som är tillgängligt när du bokför. Fyll i vilket namn samt nummer kontot ska ha. Du kan även välja om kontot ska vara förvalt när du bokför inom olika kategorier. Klicka på Spara när du är klar.
Läs mer här hur du lägger till betalkonton.
Skaffa företagskonto direkt i Bokio
Bokio Företagskonto ger dig möjligheten att ha ditt företagskonto inne i Bokio istället för ett separat bankkonto på en bank. Du kan genomföra transaktioner såsom att betala fakturor, lön och utlägg i Bokio, utan att byta flik eller logga in på din bank. Tar du betalt med företagskontot så får du även automatisk avprickning och bokföring av dina kundfakturor!
Du får även ett Mastercard betalkort kopplat till ditt företagskonto. Genom att alla transaktioner på företagskortet synkas automatiskt till ditt Bokiokonto kan du säkerställa att du aldrig missar att bokföra några transaktioner.
Så här kommer du igång med Bokio Företagskonto!
5. Börja bokföra
Nu är du redo att börja använda Bokio!
Som nytt företag i Bokio har du automatiskt en provperiod, du kan därmed använda majoriteten av våra funktioner kostnadsfritt under denna period. Om din provperiod gått ut eller om du vill teckna en prisplan som aktiveras när provtiden är slut kan du läsa mer om det här: Vad ingår i de olika prisplanerna? och Hur tecknar jag en prisplan?