Gör manuellt bokslut i aktiebolag

Aktiebolag ska förutom en deklaration till Skatteverket även upprätta en årsredovisning som ska skickas in till Bolagsverket. Årsredovisning ska göras enligt ett så kallat K2 eller K3 regelverk. Vid val mellan dessa är det bra att känna till om man utgör ett mindre eller större bolag. Läs mer om K2 och K3 här.

I den här guiden går vi igenom hur du gör ditt bokslut manuellt. Du kommer då steg för steg få hjälp med att avsluta räkenskapsåret, bokföra bokslutstransaktioner såsom periodiseringar, skatt och årets resultat. Du kan använda underlaget för att fylla i din inkomstdeklaration hos Skatteverket, men du får däremot inte ut någon ifylld deklaration, SRU-filer eller årsredovisning. För att få detta kan du istället välja vår integrering med Årsredovisning Online.

Under Bokslut som du hittar i vänstermenyn kan du klicka dig in på det räkenskapsår du vill göra bokslut för. Välj sedan Manuellt bokslut.

Steg 1 - Checklista

Bokför alla intäkter och kostnader

För att färdigställa bokslutet ska alla intäkter och kostnader tillhörande verksamhetsåret vara redovisade. Samtliga leverantörsfakturor, kundfakturor, utlägg, kvitton och lönespecifikationer måste hamna på rätt räkenskapsår. Har du intäkter eller kostnader vars faktura du ej skickat eller mottagit vid årets slut ska dessa periodiseras i bokslutet. Har du däremot mottagit en leverantörsfaktura eller skickat en kundfaktura (för kontantmetoden) och ej betalat eller mottagit betalning måste dessa bokföras enligt fakturametoden på rätt räkenskapsår. Läs mer om fakturor som betalas i nästa räkenskapsår.

- Hur vet jag att allt är bokfört?
Gör en bankavstämning för att kontrollera så att kontot i bokföringen stämmer överens med saldot på banken. Om det inte gör det behöver du gå igenom din bokföring för att leta efter eventuella fel. Det här gäller även skattekontot. Så här gör du en bankavstämning. När du kontrollerat både bank- och skattekonto så går du vidare genom att klicka på Bekräfta och fortsätt.  

Färdigställ momsrapporter

I Bokio genereras momsrapporten automatiskt. Innan du avslutar räkenskapsåret så måste samtliga momsperioder för räkenskapsåret vara stängda. Kontrollera att samtliga perioder är stängda (och därmed bokförda) samt att det inte finns några varningar som ignorerats. När en momsperiod stängs och bokförs ska summan på bokföringskontona för in- och utgående moms nollas och bokföras som en momsfordran på konto 1650 eller en momsskuld på 2650. Detta får du hjälp med då du stänger momsperioden. Om du vill kontrollera detta kan du gå in på Huvudboken under Rapporter. 

- Hur vet jag att momsrapporten stämmer?
Läs här om hur momsrapporten fungerar i Bokio. Skulle du av någon orsak ha bokfört momsredovisningen manuellt så låter du den momsperioden vara öppen. När du kontrollerat samtliga momsperioder och de står med status "Period stängd" kan du klicka på Bekräfta och fortsätt.

Steg 2 - Bokslutspaket

Välj nu hur du vill fortsätta med ditt bokslut. För att göra manuellt bokslut väljer du paketet "Manuellt bokslut"

Med manuellt bokslut får du ej fram någon årsredovisning och deklaration. Däremot går du igenom alla steg för att till slut kunna bokföra årets skatt och resultat som Bokio räknar ut åt dig. När du stänger året kan du sedan exportera bokföringen under Inställningar → Exportera bokföring för att ta fram årsredovisning och deklaration på annat sätt.

Steg 3 - Checklista för bokslutet

Avskrivningar

Finns det bokförda tillgångar i verksamheten måste dessa skrivas av. Detta om beräknad livslängd är högst 3 år eller om värdet är högst ett halvt prisbasbelopp så får detta göras direkt. Om du använder Bokios anläggningsregister kan du hantera dina anläggninstillgångar och avskrivningar där. De går även att hantera via bokföringsflödet eller bokföra dem manuellt. Har du inga tillgångar att skriva av kan du gå vidare till nästa steg. Klicka på Bekräfta och fortsätt. 

Förutbetalda intäkter och upplupna kostnader

Periodiseringar

Förutbetalda intäkter och upplupna kostnader krävs när en faktura och prestationen kopplat till denna intäkt eller kostnad sker under olika verksamhetsår, oftast kopplat till bokslutet. I detta steg finns ett antal frågor att besvara antingen "Ja" eller "Nej".

Du behöver periodisera om du har sålt eller köpt en vara/tjänst under räkenskapsåret men som kommer att faktureras i nästkommande räkenskapsår. Detta för att försäljningen eller inköpet som ägt rum ska belasta rätt räkenskapsår i bokföringen.

Bokför du enligt kontantmetoden?
Om du har sålt eller köpt något och skickat eller tagit emot fakturan i nuvarande räkenskapsår men ännu inte fått betalt/har betalat, så måste du bokföra dessa affärshändelser enligt fakturametoden.

Exempel på periodisering av kundfordringar
Du har utfört en tjänst åt en kund i nuvarande räkenskapsår till en summa som överstiger 5 000 SEK. Du har däremot inte hunnit fakturera kunden ännu vilket innebär att när fakturan skickas så kommer fakturadatum vara på nästa räkenskapsår. Eftersom tjänsten utfördes i nuvarande räkenskapsår så ska försäljningen bokföras på det här året och periodiseras i samband med bokslut.

Exempel på periodisering av leverantörsskulder
Du betalar som exempel lokalhyra i förskott vilket innebär att fakturan för januari månad faktureras och betalas redan i december. Då kostnaden ska belasta det räkenskapsår där kostnaden uppstår så ska lokalhyran, om den överstiger 5 000 SEK, periodiseras i samband med bokslut.

Vilka undantag finns?
Om beloppet för en händelse understiger 5 000 SEK kan du bortse från periodisera. Två köp på 4 000 SEK behöver alltså inte periodiseras. Har du årligen återkommande kostnader såsom försäkringskostnader som inte fluktuerar mer än 20% behöver du inte periodisera dessa kostnader så länge som en kostnad tas upp i respektive räkenskapsår. Detta kan hända när man en årlig kostnad som inte följer räkenskapsåret och kostnads perioden hamnar i olika räkenskapsår Tex: räkenskapsår jan - dec, kostnad juli - juni.

Svarar du "Ja" på en fråga så kommer en ruta upp där du ska fylla i beloppet det gäller. När du sedan fortsätter till nästa steg så kommer en periodisering avseende detta att bokföras.

Avsättningar

Avsättningar är förpliktelser som är sannolika eller säkra beträffande sin förekomst men som är obestämda i fråga om belopp eller tidpunkt då de skall infrias. Exempel på avsättningar kan vara avsättning för pension och avsättningar för framtida utbetalning, förpliktelser som garantier, avsättningar för uppskjutna skatter mm. Detta måste bokföras manuellt i Bokio.

När detta är bokfört kan du klicka på Bekräfta och fortsätt för att gå vidare till nästa steg. Har du inga avsättningar att bokföra så är det bara att gå vidare.

Steg 4 - Skatt och resultat

Nu är det dags att bokföra årets skatt samt årets resultat. Är det så att detta redan är bokfört manuellt sen tidigare (du har kanske importerat verifikat för detta) så klickar du på Jag har redan bokfört detta så kommer du kunna gå vidare till nästa steg utan att bokföra något.

Steg 5 - Färdigställ bokslut

Efter årets skatt och resultat är bokfört når du steg 5. Här stänger du året. På Bolagverkets hemsida kan du läsa om hur och när du senast behöver skicka in ditt bokslut.

Efter avslutat årsbokslut i Bokio ska man i början av nästa räkenskapsår manuellt bokföra om årets resultat ifrån konto 2099 (Årets resultat) till konto 2098 (Vinst eller förlust från föregående år), där all resultat ifrån tidigare års vinster ska ackumuleras. Konto 2099 ska nämligen enbart innehålla det aktuella räkenskapsårets resultat. Läs mer om hur du bokför årets resultat i Aktiebolag (efter bokslut/nytt räkenskapsår)