Så här hanteras olika betalmedel i bokföringen

Så här hanteras olika betalmedel i bokföringen

Det finns idag ett stort antal olika betalmedel att använda sig av, både för dig som företagare och privatperson. Tjänster som till exempel Swish och Klarna blir allt mer vanligt och hur dessa ska hanteras i bokföringen är inte alltid så enkelt. Ibland händer det dessutom att man köper något åt företaget med sina privata pengar. Hur ska ett sådant inköp bokföras egentligen?

I artikeln kommer vi att gå igenom följande betalmedel och förklara hur du hanterar dessa i bokföringen:

  • Företagets bankkonto
  • Företagets kreditkort
  • Swish
  • Privata pengar
  • Klarna, Stripe mm
  • Paypal, iZettle mm

 

Företagets bankkonto

För dig som ännu inte startat bolag, kan det vara en bra idé att be om rådgivning hos banken för att ta reda på vad du faktiskt behöver. Ofta skaffar man ett företagskonto, men ett alternativ är också att använda sitt privata bankkonto. Det är en mer kostnadseffektiv lösning men däremot kanske inte riktigt lika bra på längre sikt. Risken finns att det blir svårt att skilja på vilka utgifter och inkomster som hör till företaget respektive är privata.

Har du satt upp ett företagskonto på banken så kan du bokföra alla intäkter och utgifter där detta används på bokföringskonto 1930 (Företagskonto). Skulle du använda ett privat bankkonto, får du istället bokföra på ett skuldkonto (se stycket om "Privata pengar").

Genom att kontinuerligt stämma av saldot på 1930 med det faktiska saldot på banken, får du en bra kontroll på att bokföringen stämmer. Har du inget fysiskt företagskonto, utan enbart ett privat, men ändå bokför på 1930 så kommer saldot på bokföringskontot aldrig kunna stämma med bankkontots faktiska saldo. Det här kan bli lite problematiskt, samtidigt som Skatteverket ej godkänner bokföring på ett företagskonto som inte existerar.

Har du däremot ett sparkonto eller liknande kopplat till ditt privata bankkonto, där du enbart hanterar företagets inkomster och utgifter, så är det okej att bokföra på företagskontot i bokföringen, dvs 1930.

 

Företagets kreditkort

Utöver ett företagskonto på banken, kan man också ha ett kreditkort (som hör till företaget) för att betala utgifter i verksamheten. Har du gjort ett inköp med kreditkort så har det då affärshändelsen ägde rum, inte dragits några pengar direkt från banken. Däremot har du skapat dig en skuld till kreditkortsinstitutet. Detta hanteras på olika sätt beroende på om du använder kontant- eller fakturametoden. Är du osäker så kan du logga in på Verksamt.se för att se vilken metod du har i ditt bolag.

Fakturametoden

Vid fakturametoden ska samtliga inköp med kreditkort bokföras på dagen då affärshändelsen ägt rum. I Bokio laddar du upp underlaget till köpet (till exempel ett kvitto) och bokför utgiften med bokföringskonto 1680 (Andra kortfristiga fordringar) som betalkonto. När kreditkortsfakturan kommer så lägger du upp det som en leverantörsfaktura. Eftersom du använder fakturametoden så har du nu en leverantörsskuld och händelsen bokförs så här:

1680 (Andra kortfristiga fordringar) Debet Totalsumma kreditkortsfaktura
2440 (Leverantörsskulder) Kredit Totalsumma kreditkortsfaktura

När du sedan betalat fakturan så registrerar du betalningen och leverantörsskulder nollas.

Kontantmetoden

Med kontantmetoden bokförs enbart inköpen då en utbetalning faktiskt ägt rum, dvs då du betalar kreditkortsfakturan. Samla alla kvitton från dina inköp, ladda upp dem tillsammans med kreditkortfaktiuran och bokför samtliga händelsen på ett och samma verifikat. I Bokios smarta bokföring väljer du enkelt flera bokföringsmallar så att samtliga händelser kommer med på verifikatet. Datumet på verifikatet blir då du betalar kreditkortsfakturan.

Skulle du göra inköp med ett privat kreditkort så räknas det som privata pengar.

Läs mer här hur du bokför inköp med kreditkort i Bokio.

 

Swish

Swish hanteras lite olika beroende på vilket bankkonto som tjänsten är kopplad till. Kommer pengarna in på bolagets företagskonto så kan du bokföra inkomsten på konto 1930. Skulle tjänsten däremot vara kopplad till ditt privata bankkonto, måste inkomsten hanteras annorlunda (se stycket om "Privata pengar"). Samma sak gäller om du köper något och använder Swish som betalmedel.

En Swish-betalning är en form av elektronisk betalning, vilket i jämförelse med en kontant betalning, inte behöver bokföras direkt eller senast dagen efter. Ett vanligt tillvägagångssätt är att använda dagsavslutet från kassaregistret som underlag och klumpa ihop en dags transaktioner i en verifikation. Viktigt är då att kassaregistret tydligt visar vad för betalningsmedel som använts.

Om du inte innehar ett kassaregister kan man upprätta kontantfakturor som ska innehålla all nödvändig information för att kunna ligga som underlag för betalningen. Där ska det framgå att Swish används som betalmedel. Swish-kontot bör sedan vara kopplat till företagskontot och du kan då bokföra betalningen till just företagskontot (1930).

Läs mer här hur Swish hanteras i bokföringen.

 

Privata pengar

Ägare i enskild firma  

Har du köpt något med privata medel (det spelar ingen roll om du betalat det kontant, med kontokort, kreditkort, Swish mm ) som hör till verksamheten så betyder det att företaget har en skuld till dig. När inköpet ska bokföras så hanteras det som vilket inköp som helst. Skillnaden är betalkontot du använder. I Bokio rekommenderar vi att välja skuldkonto 2018 (Övriga egna insättningar) som betalkonto. Detsamma gäller om du säljer något och får inbetalt till ditt privata bankkonto eller skulle ta kontanterna till din privata "plånbok".

För att kunna välja 2018 som betalkonto måste du lägga till det under Inställningar → Betalkonton

Läs mer om hur du hanterar inköp med privata medel i Enskild firma.

Anställda (eller ägare i AB)

Om du eller någon av dina medarbetare har köpt något som ska bekostas av bolaget rekommenderar vi att utgiften bokförs med skuldkonto 2890 (Övriga kortfristiga skulder) som betalkonto.

För att kunna välja detta måste du satt upp det som betalkonto under Inställningar → Betalkonton. Detta bokas då upp som en kostnad för bolaget och en skuld till den som gjort utlägget.

I Bokio kan du använda vår utläggsfunktion för att enkelt hantera dina anställdas utlägg.

 

Klarna, Stripe mm.

Fakturametoden

Vanligtvis används bokföringskontot 1510 (Kundfordringar) när man bokför en försäljning med fakturametoden. Har du sålt något via till exempel Klarna, rekommenderar vi däremot att du använder ett annat konto, till exempel 1580 (Fordringar för kontokort och kuponger). I Bokio lägger du till detta som betalkonto under Inställningar → Betalkonton.

När du får avräkningsnotan och inbetalningen från till exempel Klarna så bokförs detta som en intäkt på det konto du får in pengarna, inklusive avgiften som Klarna mm tar ut. Använd bokföringskonto 6064 (Factoringavgifter).

Läs mer om hur försäljning med Klarna och liknande bokförs med fakturametoden.

Kontantmetoden

Klarna och Stripe tar ut en avgift vid varje transaktion och denna måste med i bokföringen. I Bokio kan du välja flera bokföringsmallar när du bokför och på så sätt få med själva försäljningen samt avgiften för till exempel Klarna på ett och samma verifikat. Sök på bokföringsmallen "Avgift avräkningsnota 25% moms" (för Klarna är det moms på avgiften). Själva avgiften kommer då bokföras på konto 6064 (Factoringavgifter).

Datumet sätter du till den dag du får in pengarna på ditt konto.  

Läs mer om hur försäljning med Klarna och liknande bokförs med kontantmetoden.

 

PayPal, iZettle mm.

Använder du PayPal, iZettle eller andra liknande tjänster vid försäljning kan du sätta upp det som ytterligare ett betalkonto (tex 1940). Detta kan du registrera som mottagarkonto (dvs kontot hos PayPal eller iZettle). I Bokio lägger du till betalkonton under Inställningar → Betalkonton. När du sedan för över pengarna från till exempel PayPal-kontot till ditt bokföringskonto så bokför du det enkelt så här:

1940 Kredit Summa överföring
1930 Debet Summa överföring

Transaktionsavgifter som genereras av betalningstjänsten (momsfria) bokförs som en bankavgift. Använd sökord "Banktjänster" i den moderna bokföringen. Avgiften måste bokföras separat om det är så att du skapar dina fakturor i Bokio eftersom dessa bokförs genom automatisk bokföring. Alternativt kan du pricka av att fakturan ej ska bokföras och genomföra bokningen enligt nedan.

Vid inköp av iZettle kortläsare kan du bokföra detta som en förbrukningsinventarie. Detta hittar du en mall för i Bokios moderna bokföring.

Läs mer hur du hanterar försäljning med PayPal, iZettle och liknande.