Vad är en kontoplan och hur fungerar den i bokföringen?

Vad är en kontoplan och hur fungerar den i bokföringen?

Varför finns det så många olika bokföringskonton och vad säger dem oss egentligen? Hur håller man reda på alla olika siffror? Det ska vi försöka redogöra i denna artikel. Det finns nämligen en tanke bakom en kontoplan och varför man bör förstå den är kanske inte uppenbar för alla. Huvudskälet till att bokföra är att du på ett enkelt sätt ska kunna följa ditt företags ekonomiska ställning och fördelen med att ha åtminstone lite koll på kontoplanen är att du får en bättre förståelse för dina räkenskapsår.

Vad är kontoplan?

Kontoplanen är en lista över konton som används i bokföringen. Kontoplanen ligger till grund för företagets redovisning och består av fyra huvudgrupper.

  • Tillgångar
  • Skulder
  • Intäkter
  • Kostnader

 

Vad är BAS-kontoplan?

För att olika personer som jobbar i olika system och företag ska kunna förstå vad som består av tillgångar, skulder, intäkter och kostnader använder man en och samma kontoplan. Detta är vad som benämns som BAS-kontoplan. Den kan variera mellan åren, men i grund och botten är det densamma. I Bokio använder vi BAS-kontoplan 2015. Du hittar hela kontoplanen under Inställningar → Kontoplan.

Kontoplanen består av fyra huvudgrupper. De i sin tur består av kontoklasser som sedan är indelade i underkonton.

Se nedan uppställning.

  1.      Huvudgrupper
  2.      Kontoklasser
  3.      Underkonton

Huvudgruppen består av

-          Tillgångar

-          Skulder

-          Intäkter

-          Kostnader

Kontoklasserna har ett antal underkonton som används för att specificera vad bokföringen avser. Det är här vi närmare kommer in på vart siffrorna ska in någonstans. Antingen på balansrapporten eller resultatrapporten.

Balansrapporten

  • 1xxx – Tillgångar som kassa, bank och kundfordringar
  • 2xxx – Skulder och eget kapital

Resultatrapporten

  • 3xxx – Intäkter för exempelvis försäljning
  • 4xxx – Kostnader vid exempelvis inköp av material
  • 5xxx–6xxx - Övriga försäljningskostnader
  • 7xxx – Kostnader för personal
  • 8xxx – Finansiella poster

Den första siffran på kontot talar om vad det är för typ. Om man känner till vad den första siffran innebär kan ofta hitta rätt konto utifrån det.

Balansrapporten

Syftet med en balansrapport är att ge en överblick på hur den ekonomiska ställningen är på balansdagen, och specificerar hur tillgångarna är finansierade till vilken omfattning av eget kapital eller skulder

Kontoklass 1 och 2 handlar om tillgångar och skulder. En tillgång klassificeras som en resurs som förväntas ge ekonomisk vinning i framtiden.

Tillgångar på 1XXX

Tillgångar delas upp i anläggningstillgångar och omsättningstillgångar. Anläggningstillgångar med kontonummer 10XX-13XX är tillgångar som ska innehas över ett års tid, exempel på sådana är byggnader och bilar, medans omsättningstillgångar med kontonummer 14XX-19XX är tillgångar som kommer att omsättas inom ett år såsom varulager, kundfordringar och likvida medel.

Siffra nummer två avgör vad det är för slags tillgång medan den tredje siffran specificerar tillgångsslaget ytterligare. Den fjärde siffran är valfri och ger dig möjlighet att ha ännu flera alternativ. Till exempel kan man ha flera olika bankkonton genom att använda 1910 som är kassa och 1930 som avser bankkonto.

Skulder på 2XXX

Alla konton som börjar på siffran 2 avser Eget kapital och skulder. Eget kapital är skillnaden mellan tillgångar och skulder och kan i bolag ses som en skuld till ägarna. Skulderna i sin tur kan delas in i kortfristiga skulder och långfristiga skulder där kortfristiga skulder förfaller inom ett år medan långfristiga skulder ej gör det.

De vanligaste skuldkonton är leverantörsskulder (2440), skatteskulder (25XX) och moms (26XX). Momskontona kräver dock en vidare uppdelning för olika momssatser, om det gäller tex ingående eller utgående moms. Anledningen till att man redovisa moms och andra saker på detta mer detaljerade sätt är för att ge dig en bättre bild över din verksamhet, samt att momsdeklaration ska kunna fyllas i korrekt.

Resultatrapporten

När du tar ut en resultatrapport visas dina olika kostnader så som du redovisat dem – uppdelat på underkonton eller gruppkonton. Hela resultatrapporten är egentligen bara en sammanställning över dina intäkter och kostnader under ett räkenskapsår. Det redovisas under konton som börjar på  3, 4, 5, 6, 7 och 8, och alla nummer ger dig en ledtråd om vad det är för typ av intäkter och kostnader.

Intäkter på 3XXX

Det du säljer och fakturerar ska bokföras på bokföras på konto 3000. Om du till exempel säljer varor och tjänster med olika momssatser som 25%,12% och 6%  kan det vara klokt att dela upp dessa på olika konton, vilket även gäller om du säljer varor eller tjänster utomlands. På alla konton som börjar med 3XXX kan du se vad du i ditt företag har sålt och fakturerat för.

Kostnader på 4XXX, 5XXX och 6XXX

När du genomför inköp till ditt bolag förekommer det betydligt fler konton jämfört med på intäktssidan. Här ska man dels skilja på vilka kostnader och inköp som är hänförliga till din försäljning, dvs din huvudverksamhet, och vad som inte är det. Till exempel om ditt bolag säljer bilar så ska alla inköp av bilar eller tillbehör bokas under ett 4XXX konto, då alla inköp som gjorts här ska säljas vidare i din verksamhet.

De kostnader som ska bokas under 5XXX avser oftast lokalkostnader, fastighetskostnader, förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial.

De kostnader som bokas under 6XXX avser oftast kostnader så som kontorsmaterial, telefon och övriga externa kostnader.

Efter vald kontoklass kan du bestämma hur noggrann och detaljerad du vill redovisa dina kostnader. Detta beror delvis på hur du vill kunna jämföra kostnaderna i framtiden, till exempel när du ska upprätta en budget. Alla inköp av förbrukningsinventarier kan bokföras 5410 (Förbrukningsinventarier) men du skulle också kunna dela upp det på konto 5411 (Förbrukningsinventarier med en livslängd på mer än ett år) och 5412 (Förbrukningsinventarier med en livslängd på ett år eller mindre).

Kostnader på 7000-7699

Här bokförs alla kostnader som är relaterade till personal, dvs lönekostnader och sociala avgifter. Även källskatt bokförs under 7XXX-kontot. Traktamenten och övriga personalkostnader som friskvård är också några exempel på personalkostnader.

Kostnader på 7700-7XXX

Här bokförs värdejusteringar av tillgångar som avskrivningar på tillgångar, tex avskrivning på bilar och även valutajusteringar.

Kostnader på 8XXX

Här bokför du räntekostnader och ränteintäkter, dvs intäkter och kostnader som har med tex banktjänster eller ränta på lån. Även kostnadsräntor eller intäktsräntor som finns på skattekontot ska bokföras under 8XXX kontona.

 

Vad är Debet och kredit – vad menas med dubbel bokföring?

Debet och kredit anger vilken sida på bokningen ska hamna på, antingen på vänster eller höger sida. Det anger om beloppet ska öka eller minska på ett konto och detta beror på vilken kontoklass kontot tillhör.

Man kan ta konto 1930 (företagskonto) som exempel, vilket är ett tillgångskonto. Det du har på bankkontot är ju tillgångar i ditt bolag. Säljer du något där du får in pengarna till ditt företagskonto så debiteras detta. Skulle pengar tas ut från kontot, så krediteras det.

Om vi skulle debitera konto 1930 så måste vi kreditera ett eller flera andra konton för att det ska gå jämnt ut, dvs lika stor summa i debet och kredit, det dubbel bokföring går ut på. Har vi sålt något så ska försäljningen hamna på ett 3XXX-konto (kredit) och är det moms på försäljningen så kommer även ett konto för utgående moms, 26XX att krediteras. Köper vi något och 1930 krediteras så kommer det på andra sidan (debetsidan) att ligga ett 4XXX-6XXX-konto samt eventuell ingående moms.

Här kommer en enklare uppställning på hur debet och kredit ska redovisas och bokföras. Det är detta vi kallar för dubbel bokföring då en bokning ska både ha en debet- och kreditsida. En grundläggande regel att ha med sig: “Tillgångar ökar i debet, medan skulder ökar i kredit”.

Det är alltid fördelaktigt att förstå logiken bakom dubbel bokföring även fall det till en början kan kännas svårt. Bokio hjälper dig dock att sköta detta på ett automatiserat sätt både när du fakturerar, registrerar betalningar eller registrerar inköp. Du kan enkelt följa och läsa av ditt företags ekonomiska ställning direkt i bokföringen och med en noggrannare konterad bokföring kan du även följa varor och tjänster för att se vilka som är mer eller mindre lönsamma. Detta är egentligen skälet till att bokföra, att du ska kunna följa ditt företags ekonomiska ställning.

 

Relaterade artiklar