Skapa lönespecifikation till anställda
Vad är en lönespecifikation?
Lönespecifikationen är det lönebesked som skickas till dina anställda varje månad och ska tala om arbetstagarens netto- och bruttolön, utbetalningsdatum och under vilken löneperiod den gäller för. Den ska också ange arbetstagarens personuppgifter, vart pengarna har betalts och hur mycket skatt som dragits.
Vidare inkluderar Bokios lönespecifikation den anställdes semesterdagar och eventuella semestertillägg eller tex sjukavdrag eller föräldrar ledighet som dragits på bruttolönen.
Lönespecifikationen visar inte arbetsgivaravgifterna då det är en summa som berör arbetsgivaren och innebär att man som arbetsgivare är skyldig att redovisa en viss summa och betala in denna tillsammans med avdragen skatt till Skatteverket. Läs mer om arbetsgivardeklaration här.
Skapa lönekörning
För att skapa löner, gå till Löner under Personal och löner som du hittar i vänstermenyn och klicka på Ny lönekörning.
Vid varje lönekörning får du välja utbetalningsdatum samt hur du vill betala ut lönen. Läs mer här om hur lönekörning fungerar.
1. Lägg till lön
När du har skapat en ny lönekörning så klickar du på Lägg till lön och väljer de anställda som du vill skapa löner för.
Här kan du se vilka anställda som är aktiverade samt de som ej är aktiverade. Härifrån kan du även skapa ny anställd.
2. Redigera lönespecifikation
När du har lagt till anställda på lönekörningen så öppnar du enkelt en anställds lönespecifikation genom att klicka på dennes namn i listan över lönespecifikationer. Om du har angett en anställds månadslön så kommer den ligga förberedd som en lönerad.
Högst upp på lönespecifikationen ser du den anställdes uppgifter. Här kan du klicka på att Redigera anställd för att göra ändringar. Du kan också se beräkningar för den anställdes lön genom att klicka på Beräkningar.
Beräkningarna är låsta efter det att du har skapat ett kontrakt. Vill du göra ändringar, exempelvis pga kollektivavtal så måste du skapa ett nytt kontrakt.
För att lägga till lönerader, klicka på knappen Lägg till ny rad.
På vissa lönerader (t.ex. Lön) har du möjlighet att välja enhet i form av månad, timme, dag eller styck. Du kan även lägg till sjukfrånvaro, semesterlön (för månadsanställd), semesterersättning (för timanställd), bilersättning och massa mer.
Välj att lägga till en eller flera lönerader.
Lön kan du välja i form av timmar, dag, månad och styck. Fyll sedan i övriga fält och eventuell kommentar.
Vi har nu en total lönekostnad 45 997 kr, bruttolön på 35 000 kr, skatt enligt i det här fallet skattetabell 34 kolumn 1 (detta ställs in på respektive anställd, se den här guiden), sociala avgifter samt nettolön 26 154 kr. Vi kan även se utbetalningsdatum, dvs det datum som du har valt för lönekörningen.
Längst ned redovisas den anställdes totala summor för året gällande lön, skatt, förmåner osv. Lönespecifikationen sparas automatiskt när du lämnar sidan eller går tillbaka.
När du är klar med lönespecen klickar du dig enkelt tillbaka till lönekörningen för att gå vidare till nästa anställds lönespec.
3. Klarmarkera och skicka lönebesked till anställda
Slutligen då alla löner för lönekörningen är klara så kan du klarmarkera och gå vidare till nästa steg, nämligen att skicka lönebesked till dina anställda.
Väljer du att mejla filer så skickas lönespecifikationen till den e-postadress som är inlagd på respektive anställd. Vi rekommenderar dock att man inte skickar filer via e-post utan istället mailar länkar till de anställda med lön på den aktuella månaden. För att kunna skicka länkar måste samtliga anställda ha en användare på bolaget. Den anställde kommer då kunna logga in i Bokio och under Mina löner se sina lönespecifikationer.
Du kan också välja att exportera som PDF (ladda ner filer) för att skicka själv eller skriva ut.
Läs mer här om hur du skickar lönebesked till anställda.
Observera!
De anställdas e-postadresser måste vara ifyllda innan du klarmarkerar lönerna. Om dessa ändras i efterhand kommer inte lönespecen kunna skickas iväg till den angivna adressen.
Radera lönespecifikation
För att ta bort en lönespecifikation måste du först låsa upp lönekörningen. Gå sedan in på den spec du vill radera och klicka på papperskorg-ikonen uppe i högra hörnet.
Så här kan en lönespecifikation se ut när den är klar:
Betala och bokför löner
Nästa steg är att att betala dina anställda på lönedagen. När detta är gjort kan du bokföra lönerna. Använder du Bokio Företagskonto så hanteras detta inklusive bokföringen automatiskt efter att du har signerat betalningen.