Registrera och bokför betalning av kundfaktura

Fakturerar du och tar betalt med Bokio Företagskonto sker avprickning av fakturan automatisk när kunden betalar. Det innebär alltså att du själv inte behöver gå in för att registrera och bokföra betalningen. Ser du även till att aktivera notiser på ditt konto så kan du bli notifierad både via mobilappen och i Bokio på webben när en faktura blivit betald. 

Registrera betalning via Händelser att bokföra

Använder du automatisk bankkoppling (eller manuell bankimport) behöver fakturan markeras som betald när betalning kommit in. Detta gör du enklast genom att matcha transaktionen direkt till fakturan genom Händelser att bokföra.

Registrera betalning om du inte har bankkoppling

Har du varken Bokio Företagskonto eller automatisk bankkoppling, kan du registrera betalning på fakturan genom att gå in på fakturan och uppe i högra hörnet klicka på Registrera betalning.

Skriv in summan som betalats av kunden och välj vilket konto som inbetalningen skett till. I detta fall är det till företagskontot på banken och vi väljer då bokföringskonto 1930. Betalkonton kan du hantera under Inställningar → Betalkonton.

Välj också det datum som pengarna kommit in på banken. 

Om du registrerar en annan summa än det faktiska fakturabeloppet så får du olika alternativ att välja mellan:

Lämna fakturan öppen för fler betalningar

Välj detta om du har erbjudit kunden att delbetala fakturan och du ska registrera och bokföra en delbetalning.

Öresavrundning

Öresavrundningen kommer bokföras automatiskt på konto 3740 (Öres- och kronutjämning).

Konstaterade kundförluster

Använd den här funktionen när det är bekräftat att din faktura inte kommer att betalas. Förlusten (det vill säga den del av fakturabeloppet som saknas) kommer bokföras på konto 6351 (Konstaterade förluster på kundfordringar).

Bankkostnad

Använd detta när en bankavgift är dragen från betalningen du fått, till exempel om du använder PayPal. Kostnaden kommer bokföras på konto 6570 (Bankkostnader).

Bokför

Har du aktiverat automatisk bokföring av fakturahändelser så sker bokföringen automatiskt när du registrerar betalningen.

Om du inte aktiverat automatisk bokföring så får du, när du klickar registrerat betalningen, valet att direkt bokföra betalningen. Klicka på Bokför för att bokföra.

Bokföringskonto per artikel 

Det finns möjlighet att själv välja bokföringskonto för dina artiklar när du bokför din faktura. Detta ger större flexibilitet och bättre kategorisering i bokföringen, men samtidigt ser vi till att allt fortfarande följer samma regler som vår standardbokföring. Därför är vi ganska restriktiva med vilka konton som kan väljas – kontot måste fortfarande hamna i rätt ruta i momsrapporten.

Med ett eget bokföringskonto per artikel kan man:

• Skapa en mer detaljerad och korrekt kategorisering av sina intäkter,
• Hantera rabatter på ett mer korrekt sätt (även om det inte är exakt det funktionen är designad för),
• Få bättre kontroll över hur olika typer av försäljning bokförs.

Så fungerar det vid fakturering

När en faktura publiceras kommer systemet automatiskt kopiera bokföringskontot från artikeln till fakturaraden. Det innebär att:

• Bokföringen för fakturan ändras inte i efterhand, även om kunden skulle ändra bokföringskontot på artikeln senare.
• Det bokföringskonto som fanns på artikeln vid publiceringstillfället är det som gäller.

Undantag: Kopplade kreditfakturor

En kreditfaktura kommer alltid att använda samma bokföringskonto som den ursprungliga fakturaraden, även om artikeln har ändrats efteråt. Detta är ett viktigt undantag för att bokföringen ska bli konsekvent.

Det säkerställer att krediteringen matchar den ursprungliga bokningen till 100 %.

Observera!

Använder du kontantmetoden får du inte glömma bort att fakturor som går över bokslut (det vill säga med fakturadatum i år 1 och betaldatum i år 2) måste bokföras enligt fakturametoden. Läs om hur du periodiserar en kundfaktura om du bokför med kontantmetoden.