Utläggshantering

Bokios utläggsfunktion är idag optimerad mot aktiebolag (skulden till anställd konteras mot 2890) men det går även bra att använda den även om du har Enskild firma, Handelsbolag, Kommanditbolag eller Ekonomisk förening.

Preliminär lista av förbättringar som kommer i kommande versioner:

1. Ännu bättre stöd för Enskild firma / Handelsbolag
2. Bankfiler
3. Stöd för flera kort på varje anställd
4. Stöd för "företagskort"
5. Kunna betala utläggen som en del av lönerna (med på lönespecifikationen)

Så här kommer du igång med utläggshantering

För de flesta bolag bör det bara ta några minuter att komma igång. Så här gör du.

Steg 1: Se till att du har administratörsrättigheter för Utlägg

Ser du Utlägg i menyn och har dessa tre länkar i menyn så har du redan rättigheterna du behöver.

Om du inte har dessa rättigheter så kan du som administratör ändra detta under Inställningar → Användare. Klicka på ditt konto och se till att du har rättigheten "Utbetalningar för utlägg". Är du själv även anställd i företaget och vill kunna ladda upp utlägg så måste du först skapa en anställd i ditt namn. På fliken "Rättigheter" kan du sedan koppla ihop din användare till dig själv som anställd.

Steg 2: Se till att de som ska kunna ladda upp utlägg finns som anställda och kan logga in

Oavsett om personerna får lön i bolaget eller ej måste hen finnas med under Anställda för att kunna göra sina utlägg. Det innebär att vissa bolag kan behöva lägga in anställda som inte får några löner.

Du har en översikt på vilka anställda som har konton och rättigheter under Utlägg → Rättigheter.

Koppla ihop en anställd med en användare

Har du i listan ovan anställda som saknar en inloggning kan du enkelt åtgärda detta genom att klicka på "Bjud in anställd att göra utlägg". Eventuellt behöver du först sätta deras e-post. Du får i detta läge möjligheten att koppla den anställde till en existerande användare i bolaget eller bjuda in en ny.

De användare du bjuder in kommer enbart få tillgång till att se sina egna utlägg. Vill du att de ska kunna göra fler saker i Bokio så får du redigera rättigheterna på den användaren. Detta kan du göra genom att klicka på "Redigera användare".

Koppla en användare som saknar anställd

I listan för rättigheter ovan kan det finnas användare som inte är kopplade till någon anställd. För att koppla en av dessa användare så skapar du först upp den anställde som saknas och sedan kopplar du ihop den med användaren enligt instruktionerna för "Koppla ihop en anställd med en användare".

Steg 3: Lägg till de som ska kunna lägga in betalningar av utlägg

De flesta användare ser inte de länkarna i menyn som är inringade ovan. Det är bara om man har rättighet att administrera betalningar. För att ge någon rättighet till detta kan du från rättighetssidan ovan klicka "Redigera användare". Det är sedan rättigheten "Utbetalningar för utlägg" som behövs för att kunna administrera.

Steg 4: Bestäm hur utlägg ska attesteras

I Bokio måste alla underlag attesteras. Det görs dock automatiskt för nästan alla då vi automatiskt attesterar underlag när de laddas upp om uppladdaren har attesteringsrättigheter och när man bokför om bokföraren har attesteringsrättigheter.

Alternativ 1: Någon har rätt att både bokföra och attestera. Då kommer alla utlägg automatiskt attesteras när de bokförs. Det går fortfarande att ändra attesteringen i bokföringsläget.

Alternativ 2: Ingen har rätt att både bokföra och attestera. Då kommer först en person få attestera utläggen och sedan behöver bokföraren bokföra det.

Alternativ 3: Alla har attestera rättighet. Då kommer alla utlägg automatiskt attesteras när de laddas upp. Det går forfarande att ändra attesteringen i bokföringsläget.

Steg 5: Spara kvitto

Originalkvittot måste sparas av företaget i 4 år precis som alla andra kvitton och underlag i bokföringen.

Använd utläggshanteringen även fall du inte är anställd

Är du ej anställd eller betalar ut lön till dig själv i din firma så kan du trots det använda utläggsfunktionen i Bokio.

Skapa dig själv som anställd och koppla till din användare (e-post). Då kan du hantera och ladda upp utlägg.

Kom igång med utläggshanteringen här.

Bokföra utlägg

Steg 1: Att göra-listan

Kvitton som anställda laddat upp i Bokio hamnar under administratörens Att göra. Det är härifrån själva bokföringen av utlägget sker.

Steg 2: Bokför i Bokios moderna bokföring

Kvittot är i det här fallet uppladdat av en anställd (användare) med e-postadress "anställd@bokio.se". Klicka på raden för att med hjälp av Bokios moderna bokföring bokföra kvittot.

Steg 3: Se status av utlägget

När kvittot är bokfört kommer status ändras från "Obehandlad" till "Godkänd" under Alla utlägg. Detta kan både administratör och anställd se.

Schemalägg utbetalning av utlägg

Under Utlägg → Utbetalningar samlas samtliga kvitton som blivit bokförda och inväntar utbetalning. Utläggen sorteras efter anställda och genom att klicka upp en rad kan du se alla utlägg som är godkända för den anställde. Välj de utlägg som ska betalas ut, datum för utbetalning och därefter "Schemalägg för betalning".

När en betalning är schemalagd hamnar den nedanför på samma sida under "Schemalagda utbetalningar".

Ingenting är idag direkt kopplat till din bank utan du får själv gå in och registrera betalningarna när pengarna har betalats ut. Är det så att utbetalning skett annan dag än den schemalagda får man klicka på papperskorg-ikonen på respektive betalning och sedan schemalägga om till rätt dag. Det går alltid att välja både en dag som redan passerat eller flytta fram det ytterligare. Inget går dock att bokföra om det ligger i framtiden utan man får vänta med att registrera betalning till den schemalagda dagen.

Registrera betalning av utlägg

Innan du registrerar och bokför betalning av utlägg måste du Schemalägga betalning.

Schemalagda utbetalningar hittar du under Utbetalningar.

Ångra bokförd utbetalning

Vill du ångra bokförd utbetalning kan du under Utbetalningar → Utbetalade se historik på samtliga utbetalningar. Där kan du välja att "Ångra bokföring". Bokfört verifierat kommer då att annulleras.

Utbetalningen kommer att flyttas till "Schemalagda utbetalningar". Välj "Ångra bokföring".

Under Pågående utlägg hittar vi Schemalagda utbetalningar och kan här se utbetalningen vi precis ångrat och hur många dagar sen vi från början valt att betala ut den. Här kan vi välja "Registrera betalning" för att bokföra igen på samma datum men har här möjlighet att ändra betalkonto. Genom att klicka på Papperskorg-ikonen kan vi radera utbetalningen och det hamnar då under "Utlägg som inväntar betalning".

Är utlägget annullerat i bokföringen så kommer även utbetalningen att försvinna från utbetalnings-kön.