Utläggshantering

Bokios utläggsfunktion är idag optimerad mot aktiebolag (skulden till anställd konteras mot 2890) men det går även bra att använda den även om du har Enskild firma, Handelsbolag, Kommanditbolag eller Ekonomisk förening.

Preliminär lista av förbättringar som kommer i kommande versioner:

1. Ännu bättre stöd för Enskild firma / Handelsbolag
2. Bankfiler
3. Stöd för flera kort på varje anställd
4. Stöd för "företagskort"
5. Kunna betala utläggen som en del av lönerna (med på lönespecifikationen)

Så här kommer du igång med utläggshantering

För de flesta bolag bör det bara ta några minuter att komma igång. Så här gör du.

Steg 1: Se till att du har administratörsrättigheter för Utlägg

Ser du Utlägg i menyn och har dessa tre länkar i menyn så har du redan rättigheterna du behöver.

Om du inte har dessa rättigheter så kan du som administratör ändra detta under Inställningar → Användare. Klicka på ditt konto och se till att du har rättigheten "Utbetalningar för utlägg". Är du själv även anställd i företaget och vill kunna ladda upp utlägg så måste du först skapa en anställd i ditt namn. På fliken "Rättigheter" kan du sedan koppla ihop din användare till dig själv som anställd.

Steg 2: Se till att de som ska kunna ladda upp utlägg finns som anställda och kan logga in

Oavsett om personerna får lön i bolaget eller ej måste hen finnas med under Anställda för att kunna göra sina utlägg. Det innebär att vissa bolag kan behöva lägga in anställda som inte får några löner.

Du har en översikt på vilka anställda som har konton och rättigheter under Utlägg → Rättigheter.

Koppla ihop en anställd med en användare

Har du i listan ovan anställda som saknar en inloggning kan du enkelt åtgärda detta genom att klicka på "Bjud in anställd att göra utlägg". Eventuellt behöver du först sätta deras e-post. Du får i detta läge möjligheten att koppla den anställde till en existerande användare i bolaget eller bjuda in en ny.

De användare du bjuder in kommer enbart få tillgång till att se sina egna utlägg. Vill du att de ska kunna göra fler saker i Bokio så får du redigera rättigheterna på den användaren. Detta kan du göra genom att klicka på "Redigera användare".

Observera!
Man kan aldrig ladda upp ett utlägg åt en annan anställd utan det är alltid den användare som är kopplad till den anställde som kan lägga upp utlägg för den personen.

Koppla en användare som saknar anställd

I listan för rättigheter ovan kan det finnas användare som inte är kopplade till någon anställd. För att koppla en av dessa användare så skapar du först upp den anställde som saknas och sedan kopplar du ihop den med användaren enligt instruktionerna för "Koppla ihop en anställd med en användare".

Steg 3: Lägg till de som ska kunna lägga in betalningar av utlägg

De flesta användare ser inte de länkarna i menyn som är inringade ovan. Det är bara om man har rättighet att administrera betalningar. För att ge någon rättighet till detta kan du från rättighetssidan ovan klicka "Redigera användare". Det är sedan rättigheten "Utbetalningar för utlägg" som behövs för att kunna administrera.

Steg 4: Bestäm hur utlägg ska attesteras

I Bokio måste alla underlag attesteras. Det görs dock automatiskt för nästan alla då vi automatiskt attesterar underlag när de laddas upp om uppladdaren har attesteringsrättigheter och när man bokför om bokföraren har attesteringsrättigheter.

Alternativ 1: Någon har rätt att både bokföra och attestera. Då kommer alla utlägg automatiskt attesteras när de bokförs. Det går fortfarande att ändra attesteringen ifrån Att göra.

Klicka på redigera-ikonen på raden vid utlägget. Välj attestera och du kan då godkänna eller neka utlägget.

Alternativ 2: Ingen har rätt att både bokföra och attestera. Då kommer först en person få attestera utläggen och sedan behöver bokföraren bokföra det.

Alternativ 3: Alla har attestera rättighet. Då kommer alla utlägg automatiskt attesteras när de laddas upp. Det går forfarande att ändra attesteringen i bokföringsläget.

Steg 5: Spara kvitto

Originalkvittot måste sparas av företaget i 4 år precis som alla andra kvitton och underlag i bokföringen.

Använd utläggshanteringen även fall du inte är anställd

Är du ej anställd eller betalar ut lön till dig själv i din firma så kan du trots det använda utläggsfunktionen i Bokio.

Skapa dig själv som anställd och koppla till din användare (e-post). Då kan du hantera och ladda upp utlägg.

Kom igång med utläggshanteringen här.

Ladda upp utlägg

Är din användare kopplad till en anställd på ett bolag i Bokio och har de rättigheter som krävs så har du möjlighet att ladda upp dina utlägg som ska bekostas av företaget.

Steg 1: Gå till Mina utlägg

För att ladda upp ett underlag klickar du på "Mina utlägg" i vänstermenyn.

Om du inte är kopplad till anställd

Sidan "Mina utlägg" kommer se ut så här om din användare (e-postadress) inte är kopplad till en anställd i bolaget. Om du har rättigheter att hantera anställda så kan du klicka på "Lägg till anställd" för att nå sidan Anställda. Därifrån kommer du kunna koppla din användare till dig som anställd. Läs här hur du lägger till en anställd.

Saknar du rättigheter att hantera användare och anställda så får du be din administratör om detta.

Om du är kopplad till anställd

Är din användare kopplad till anställd och har rättighet att ladda upp utlägg i bolaget så kommer sidan "Mina utlägg" att se ut så här första gången du ska ladda upp ett utlägg.

För att ladda upp ett utlägg, klicka på "Nytt utlägg".

Observera!
Även om du har rättighet att bokföra och då möjlighet att ladda upp material från knappen "Ladda upp" så är det alltså från den här sidan du måste ladda upp underlag som hör till utlägg.

Steg 2: Ladda upp underlaget

Härifrån kan du ladda upp en PDF eller bildfil. Är du inloggad på mobilen så kan du ta en bild på underlaget direkt.

Observera!
Efter att du har laddat upp utlägget i Bokio måste du komma ihåg lämpa in det fysiska originalet till din arbetsgivare då detta måste sparas i minst 4 år.

Steg 3: Fyll i uppgifterna

När filen eller bilden är uppladdad så läser systemet av underlaget och om möjligt hittar summa samt datum. Du ska nu skriva vad utlägget gäller.

I detta fall gäller inköpet frimärken. Vill du lägga till en ytterligare sida till underlaget klickar du på "Lägg till sida". Var noga med att alltid kontrollera så att datum och summa har lästs av korrekt. När du är klar klickar du på "Skapa utlägg".

Tänk på!

• Använder du fakturametoden och har gjort ett utlägg i form av en leverantörsfaktura så är betaldatum det datum du betalade fakturan med privata medel. Fakturadatum är i detta fall inte intressant.
• Vid representation är det viktigt att titeln innehåller information om vilka (namn) som medverkat vid lunchen, middagen eller den enklare förtäringen.

Steg 4: Klar!

Nästa steg är att administratören för utlägg ska bokföra underlaget. Därefter ska schemaläggning för utbetalning ske. Du kan följa status på dina uppladdade utlägg under "Mina utlägg".

Om din användare har rättighet att bokföra

När du är klar kommer du kunna välja att bokföra utlägget direkt. Läs här om hur du som administratör bokför utlägg.

Bokföra utlägg

När ett utlägg är uppladdat i Bokio [Ladda upp utlägg] är det dags för administratören att bokföra kvittot eller fakturan.

Steg 1: Att göra-listan

Kvitton som anställda laddat upp i Bokio hamnar under administratörens Att göra. Det är härifrån själva bokföringen av utlägget sker.

Kvittot är i det här fallet uppladdat av anställde Anna Andersson. Klicka på raden för att med hjälp av Bokios moderna bokföring bokföra kvittot.

Steg 2: Bokför i Bokios moderna bokföring

I första steget ska du välja bokföringsmall. Klicka på den mall du vill använda så kommer du automatiskt vidare till nästa steg.

Här får du en översikt på vad den anställde (den användare som laddat upp utlägget) har fyllt i för uppgifter. Dessa fält är låsta och kan alltså bara ändras av personen som lagt upp utlägget. Kontrollera noggrant att datum och summa stämmer. Skulle något inte stämma kan du be den anställda att gå in på "Mina utlägg" och redigera utlägget. Detta kan alltså inte göras av administratören.

Skulle utlägget innehålla flera olika slags inköp eller artiklar med olika momssatser så kan du klicka på "Lägg till kategori" för att bokföra med flera bokföringsmallar.

Observera!
Som du ser är även betalkontot låst. Samtliga utlägg bokförs automatiskt som en skuld mot konto 2890. När utbetalningen till anställd sedan sker och bokförs så kvittas detta genom att konto 2890 debiteras och det betalkonto pengarna betalas ut ifrån (tex företagskonto 1930) krediteras.

I sista steget får du precis som vanligt en förhandsgranskning på hur verifikatet kommer se ut. Även här är raden för konto 2890 låst. Klicka på "OK Bokför!" för att bokföra utlägget.

Steg 3: Se status av utlägget

När kvittot är bokfört kommer status ändras från "Obehandlad" (eller eventuellt "Godkänd") till "Planerad utbetalning" i Alla utlägg. Detta kan endast administratören se.

Om den anställde går in på Mina utlägg kommer status vara "Godkänd".

Nästa steg är att schemalägga utbetalning av utlägg.

Schemalägg utbetalning av utlägg

Under Utlägg → Utbetalningar samlas samtliga kvitton som blivit bokförda och inväntar utbetalning. Utläggen sorteras efter anställda och genom att klicka upp en rad kan du se alla utlägg som är godkända för den anställde. Välj de utlägg som ska betalas ut, datum för utbetalning och därefter "Schemalägg för betalning".

När en betalning är schemalagd hamnar den nedanför på samma sida under "Schemalagda utbetalningar".

Ingenting är idag direkt kopplat till din bank utan du får själv gå in och registrera betalningarna när pengarna har betalats ut. Är det så att utbetalning skett annan dag än den schemalagda får man klicka på papperskorg-ikonen på respektive betalning och sedan schemalägga om till rätt dag. Det går alltid att välja både en dag som redan passerat eller flytta fram det ytterligare. Inget går dock att bokföra om det ligger i framtiden utan man får vänta med att registrera betalning till den schemalagda dagen.

Registrera betalning av utlägg

Innan du registrerar och bokför betalning av utlägg måste du Schemalägga betalning.

Schemalagda utbetalningar hittar du under Utbetalningar.

Ångra bokförd utbetalning

Vill du ångra bokförd utbetalning kan du under Utbetalningar → Utbetalade se historik på samtliga utbetalningar. Där kan du välja att "Ångra bokföring". Bokfört verifierat kommer då att annulleras.

Utbetalningen kommer att flyttas till "Schemalagda utbetalningar". Välj "Ångra bokföring".

Under Pågående utlägg hittar vi Schemalagda utbetalningar och kan här se utbetalningen vi precis ångrat och hur många dagar sen vi från början valt att betala ut den. Här kan vi välja "Registrera betalning" för att bokföra igen på samma datum men har här möjlighet att ändra betalkonto. Genom att klicka på Papperskorg-ikonen kan vi radera utbetalningen och det hamnar då under "Utlägg som inväntar betalning".

Är utlägget annullerat i bokföringen så kommer även utbetalningen att försvinna från utbetalnings-kön.

Attestera utlägg

Som administratör i Bokio har du möjlighet att attestera utlägg från anställda. Om du har rättighet att både bokföra och attestera så sker inget separat steg med attestering utan det sker i samband med bokföringen.

När utlägg godkänns så försvinner den från fliken "Godkänn" i Att göra och hamnar istället under "Bokför material". För den som har rättighet att bokföra (men ej attestera) kommer det nu gå att bokföra underlaget.

Observera!

• Användare med rättighet att bokföra & attestera har ej möjlighet att attestera då det sker i samband med bokföring.
• Användare med rättighet att bokföra men ej attestera kan bara bokföra utlägget då det blivit attesterat av annan användare med denna rättighet.
• Användare med rättighet att attestera men ej bokföra har möjlighet att attestera kvitton men kan inte bokföra dem.

Du hanterar användares rättigheter under Inställningar → Användare eller inne på rättigheter av utlägg.

Neka utlägg

Det är endast användaren som har laddat upp utlägget som kan justera om det är något som blivit fel, tex summa eller om underlaget helt enkelt inte kan räknas som utlägg. Som administratör får du i så fall neka utlägget. Klicka på redigera-ikonen på utlägget i Att göra och sedan "Neka".

Om ett utlägg blir nekat för att uppgifterna varit felaktiga (tex summa eller datum) så måste den anställde ladda upp det på nytt.