Ladda upp utlägg

Är din användare kopplad till en anställd på ett bolag i Bokio och har de rättigheter som krävs så har du möjlighet att ladda upp dina utlägg som ska bekostas av företaget.

 

Steg 1: Gå till Mina utlägg

För att ladda upp ett underlag klickar du på "Mina utlägg" i vänstermenyn.

Om du inte är kopplad till anställd

Sidan "Mina utlägg" kommer se ut så här om din användare (e-postadress) inte är kopplad till en anställd i bolaget. Om du har rättigheter att hantera anställda så kan du klicka på "Lägg till anställd" för att nå sidan Anställda. Därifrån kommer du kunna koppla din användare till dig som anställd. Läs här hur du lägger till en anställd.

Saknar du rättigheter att hantera användare och anställda så får du be din administratör om detta.

Om du är kopplad till anställd

Är din användare kopplad till anställd och har rättighet att ladda upp utlägg i bolaget så kommer sidan "Mina utlägg" att se ut så här första gången du ska ladda upp ett utlägg.

För att ladda upp ett utlägg, klicka på "Nytt utlägg".

Observera!
Även om du har rättighet att bokföra och då möjlighet att ladda upp material från knappen "Ladda upp" så är det alltså från den här sidan du måste ladda upp underlag som hör till utlägg.

 

Steg 2: Ladda upp underlaget

Härifrån kan du ladda upp en PDF eller bildfil. Är du inloggad på mobilen så kan du ta en bild på underlaget direkt.

Observera!
Efter att du har laddat upp utlägget i Bokio måste du komma ihåg lämpa in det fysiska originalet till din arbetsgivare då detta måste sparas i minst 4 år.

 

Steg 3: Fyll i uppgifterna

När filen eller bilden är uppladdad så läser systemet av underlaget och om möjligt hittar summa samt datum. Du ska nu skriva vad utlägget gäller.

I detta fall gäller inköpet frimärken. Vill du lägga till en ytterligare sida till underlaget klickar du på "Lägg till sida". Var noga med att alltid kontrollera så att datum och summa har lästs av korrekt. När du är klar klickar du på "Skapa utlägg".

Tänk på!

  • Använder du fakturametoden och har gjort ett utlägg i form av en leverantörsfaktura så är betaldatum det datum du betalade fakturan med privata medel. Fakturadatum är i detta fall inte intressant.
  • Vid representation är det viktigt att titeln innehåller information om vilka (namn) som medverkat vid lunchen, middagen eller den enklare förtäringen.

 

Steg 4: Klar!

Nästa steg är att administratören för utlägg ska bokföra underlaget. Därefter ska schemaläggning för utbetalning ske. Du kan följa status på dina uppladdade utlägg under "Mina utlägg".

Om din användare har rättighet att bokföra

När du är klar kommer du kunna välja att bokföra utlägget direkt. Läs här om hur du som administratör bokför utlägg.