Ladda upp utlägg

Premiumfunktion: inkluderad i Balans och Business

Är din användare kopplad till en anställd på ett bolag i Bokio och har de rättigheter som krävs så har du möjlighet att ladda upp dina utlägg som ska bekostas av företaget. I den här guiden går vi igenom hur du laddar upp utlägg både med Bokios mobilapp och via datorn.

För att kunna ladda upp utlägg måste din användare i Bokio vara tillagd som anställd i företaget. Har du inte rättigheter för att hantera anställda så får du be administratören i ditt företag att göra detta. Läs mer i guiden om hur man kommer igång med utläggshantering.

 

Ladda upp med Bokios mobilapp

Är du användare i ett företag där du endast har tillgång till att ladda upp utlägg så ser vyn ut så här i mobilappen. Klicka på +knappen för att fota eller ladda upp ditt utlägg. Välj Ta foto eller ladda upp om du vill fota utlägget eller om du vill hämta från bildgalleriet. Välj Ladda upp PDF om du har utlägget sparad som PDF på din mobil.

Fota utlägg med mobilappen

I exemplet fotar vi vårt kvitto. Här kan du klicka på Lägg till sida för att fota eller ladda upp ytterligare en sida av utlägget (exempelvis en faktura med flera sidor). När du är klar klickar du på Klar för att gå vidare.

Fotar utlägg

Nu får du fylla i beskrivning om vad utlägget gäller (i det här fallet en tågresa), totalsumma samt det datum som utlägget har gjorts.

Fyll i summa, beskrivning och välj datum

Utlägget laddas upp och hamnar bland dina uppladdade utlägg. Tills dess att administratören attesterar ditt utlägg kommer status stå som "Obehandlad".

Laddar upp utlägg

Är du användare i ett företag där du själv är administratör och har tillgång till kanske både bokföring och andra funktioner så ser vyn i appen istället ut så här. Klicka på +knappen för att ladda upp ditt utlägg. När du fotat eller hämtat underlaget kommer du i nästa steg till kategorisering av underlaget. För att ladda upp som utlägg väljer du Skapa som utlägg.

Skapa som utlägg

 

Ladda upp utlägg via datorn

För att ladda upp ett underlag klickar du på Mina utlägg i vänstermenyn. Är din användare kopplad till anställd och har rättighet att ladda upp utlägg i bolaget så kommer sidan att se ut så här första gången du ska ladda upp ett utlägg.

För att ladda upp ett utlägg, klicka på Nytt utlägg.

Ladda upp nytt utlägg

Observera!
Även om du är administratör och har tillgång till bokföring så är det från sidan Mina utlägg som du ska ladda upp utlägg via datorn för att det ska hanteras via utläggsfunktionen.

Hämta utlägget (bild eller PDF-filer) från datorn.

Kontrollera att rätt summa och datum avläses. Lägg till beskrivning på vad utlägget gäller. Här kan du lägga till ytterligare en sida för utlägget genom att välja Lägg till sida. När du är klar klickar du på Skapa utlägg.

Tänk på!

  • Är utlägget en faktura så är det betaldatum som är av intresse, dvs då fakturan blivit betald. Fakturadatum kan i det här fallet inte registreras.
  • Vid representation är det viktigt att titeln innehåller information om vilka (namn) som medverkat vid lunchen, middagen eller den enklare förtäringen.

Fyll i uppgifter för utlägg

Klart! Ditt utlägg är uppladdat och administratören i ditt företag kommer nu få information om att attestera utlägget.

OBS!
Efter att du har laddat upp utlägget i Bokio måste du komma ihåg att lämna in det fysiska originalet till din arbetsgivare då detta måste sparas i minst 4 år. Läs mer om arkivering av bokföring.

Uppladdat utlägg klart

Du kan följa status på dina uppladdade utlägg under Mina utlägg.

Mina utlägg

Om din användare har rättighet att bokföra

När du är klar kommer du kunna välja att bokföra utlägget direkt. Läs här om hur du som administratör bokför utlägg.