Bokföra utlägg

När ett utlägg är uppladdat i Bokio [Ladda upp utlägg] är det dags för administratören att bokföra kvittot eller fakturan.

Steg 1: Att göra-listan

Kvitton som anställda laddat upp i Bokio hamnar under administratörens Att göra. Det är härifrån själva bokföringen av utlägget sker.

Kvittot är i det här fallet uppladdat av anställde Anna Andersson. Klicka på raden för att med hjälp av Bokios moderna bokföring bokföra kvittot.

Steg 2: Bokför i Bokios moderna bokföring

I första steget ska du välja bokföringsmall. Klicka på den mall du vill använda så kommer du automatiskt vidare till nästa steg.

Här får du en översikt på vad den anställde (den användare som laddat upp utlägget) har fyllt i för uppgifter. Dessa fält är låsta och kan alltså bara ändras av personen som lagt upp utlägget. Kontrollera noggrant att datum och summa stämmer. Skulle något inte stämma kan du be den anställda att gå in på "Mina utlägg" och redigera utlägget. Detta kan alltså inte göras av administratören.

Skulle utlägget innehålla flera olika slags inköp eller artiklar med olika momssatser så kan du klicka på "Lägg till kategori" för att bokföra med flera bokföringsmallar.

Observera!
Som du ser är även betalkontot låst. Samtliga utlägg bokförs automatiskt som en skuld mot konto 2890. När utbetalningen till anställd sedan sker och bokförs så kvittas detta genom att konto 2890 debiteras och det betalkonto pengarna betalas ut ifrån (tex företagskonto 1930) krediteras.

I sista steget får du precis som vanligt en förhandsgranskning på hur verifikatet kommer se ut. Även här är raden för konto 2890 låst. Klicka på "OK Bokför!" för att bokföra utlägget.

 

Steg 3: Se status av utlägget

När kvittot är bokfört kommer status ändras från "Obehandlad" (eller eventuellt "Godkänd") till "Planerad utbetalning" i Alla utlägg. Detta kan endast administratören se.

Om den anställde går in på Mina utlägg kommer status vara "Godkänd".

 

Nästa steg är att schemalägga utbetalning av utlägg.