Hur fungerar Bokio Lön?
Vissa funktioner kräver en betalplan
I Bokios integrerade lönefunktion kan du lägga till dina anställda, skapa löner, skicka lönebesked, betala direkt från Bokio (om du har aktiverat Bokio Företagskonto), deklarera skatter och arbetsgivaravgifter i form av arbetsgivardeklaration och såklart bokföra automatiskt.
Kostar det att använda Bokios lönefunktion?
I Bokio kan du som har prisplanen Premium och Premium Plus skapa och hantera löner, där 1 anställd ingår per månad. Om du överskrider gränsen kostar det 20 kronor per extra anställd, oavsett paket.
Har du fler än 1 anställd så kommer du få välja vilka anställda du vill aktivera nästa gång du skapar lön. Det är inte förrän du själv aktivt gått in och aktiverat de anställda som du vill skapa lön för, som det eventuellt kommer kosta dig något. Har du fler än 1 anställd på nästa lönekörning kommer du få bekräfta dina betaluppgifter. De anställda som du inte aktiverar kan fortsätta att ligga kvar som inaktiva eller så kan du välja att arkivera dem.
Är du ägare i enskild firma, handels- eller kommanditbolag och ska ta ut lön till dig själv?
Då ska du istället följa den här guiden.
1. Lägg till anställda
För att komma igång med löner i Bokio måste du först skapa anställd. Detta kan du göra direkt inne på Löner eller också inne på Anställda som du bådar hittar i vänstermenyn under Personal och löner. Du fyller obligatoriska uppgifter såsom namn, personnummer, om den anställde ska ha för- eller efterskottslön och väljer skattetabell.
När du lägger till en anställd så skapar du samtidigt ett kontrakt där exempelvis anställningstyp (månadslön eller timlön), löneperiod (förskott eller efterskott) och ersättning är inkluderat. Vill du senare göra ändringar på kontraktet och hunnit skapa lön för den anställde så måste du skapa ett nytt kontrakt.
Uppgifter såsom dagslön, semesterlön, semesterersättning mm. beräknas automatiskt. Om du aktiverar automatiska semesterbalanser så får du även hjälp med att hålla koll på dina anställdas semester. När du sedan lägger till en lönerad såsom exempelvis semesterersättning på en lönespecifikation så använder Bokio värdena från den anställdes inställningar för att beräkna rätt summa. Du har alltid möjlighet att justera dessa värden beroende på till exempel kollektivavtal.
För att sedan kunna skapa lön för en anställd, måste denna vara markerad som "Aktiv". Du kan själv när som helst välja vilka anställda du vill ska vara aktiva. Läs här om hur du aktiverar anställda.
2. Lönekörning - skapa löner
För att göra lönekörningar och skapa löner till dina anställda så går du till Löner under Personal och löner som du hittar i vänstermenyn. När du gör en lönekörning så väljer du utbetalningsdatum samt hur lönerna ska utbetalas. Antingen med en manuell banktransaktion, kontantbetalning eller Bokio Företagskonto. Vill du använda olika betalningsmetoder så får du skapa flera olika lönekörningar då varje lönekörning måste göras med samma betalningsmetod.
På varje lönekörning väljer du de anställda du vill skapa lön för. Läs mer om lönekörning.
3. Skicka lönebesked och betala dina anställda
När du är klar med samtliga löner för lönekörningen så kan du klarmarkera och sedan skicka lönebesked till dina anställda. Efter att skicka via mejl så används den e-postadress som är inlagd på respektive anställd. Vi rekommenderar dock att man inte skickar filer via e-post utan istället mejlar som länkar till de anställda med lön på den aktuella månaden. För att kunna skicka länkar måste samtliga anställda ha en användare på bolaget. Den anställde kommer då kunna logga in i Bokio och under Mina löner se sina lönespecifikationer. Du kan också välja att exportera som PDF (ladda ner filer) för att skicka själv eller skriva ut.
När du har betalat ut lönerna på utbetalningsdatum är det dags att bokföra. Har du använt Bokio Företagskonto för att betala lönerna direkt från Bokio så sker bokföringen automatiskt. Om du skulle ha betalat ut lönerna på en annan dag än den som är vald i Bokio får du först låsa upp lönekörningen, ändra utbetalningsdatum och sedan klarmarkera igen. När du klickar på att bokföra lönerna så får du hjälp med bokföringen helt automatiskt. Du slipper tänka på bokföringskonton, debet och kredit!
4. Skicka in arbetsgivardeklaration
Efter att lönerna är utbetalda är det dags att deklarera och betala löneskatt samt sociala avgifter. Arbetsgivardeklarationen (AGI) genereras automatiskt och du laddar enkelt ner filen för att ladda upp direkt hos Skatteverket. Den 12e i månaden efter gör du slutligen det sista steget och bokför skatter och sociala avgifter. Bokföringen sker automatiskt då du klickar på att bokföra skatter.
