Leverantörsfakturor


Hur fungerar leverantörsfakturor?

Varför behövs register över leverantörsfakturor (Leverantörsreskontra)?

En leverantörsreskontra är ett register som innehåller information om vilka fakturor från leverantörer som har inkommit, vilka som har betalats och övrig information om leverantörerna. Detta finns i att använda i Bokio.

Hur används leverantörsfakturor i Bokio?

När du får en leverantörsfaktura så kan du direkt lägga in den i Bokio som allt annat genom att klicka på Ny händelse. Då läggs den i Att Göra listan så att du sedan lätt kan pricka av den som betald. Du får dessutom en bättre överblick över vilka fakturor som ska betalas när och hur mycket du har i skulder till olika leverantörer.

Du lägger in en leverantörsfaktura på samma sätt som du tidigare har bokfört dessa. Men efter att du har valt att det är en kostnad klickar du i att den ska sparas som leverantörsfaktura.

Spara underlag som leverantörsfaktura i Bokio

Observera!

Väljer du att bokföra fakturan manuellt får du klicka i rutan spara som leverantörsfaktura innan du skiftar till manuellt läge.

Fakturametoden och leverantörsfakturor

När du klickar bokför visas en bekräftelse på vad vi kommer att spara. I detta fallet är det ett företag med fakturametoden och eftersom båda datumen har passerat kommer vi göra båda bokföringarna och lägga upp både leverantörsfakturan och den betalningen i registret. Skulle det vara så att summan på betalningen inte stämde överens med fakturan så klickar du bara på "Bokför inte betalning" och så får du sedan registrera betalningen från leverantörsfakturan där du kan justera summorna.

Har däremot förfallodag inte passerats ännu kommer du få pricka av leverantörsfakturan som betald senare. När man ska göra det dyker den upp överst på Att göra-sidan. Klickar man på en leverantörsfaktura där du betalat avsändaren får man möjligheten att registrera betalning. Klicka på knappen registrera betalning för att markera fakturan som betald. Hela betalningen behöver inte göras direkt utan det kan göras i delar om man nu fått delar av fakturan betald på olika tillfällen.

Registrera betalning av en leverantörsfaktura

 

När du klickar bokför visas en bekräftelse på vad vi kommer att spara. I detta fallet är det ett företag med fakturametoden och eftersom båda datumen har passerat kommer vi göra båda bokföringarna och lägga upp både leverantörsfakturan och den betalningen i registret. Skulle det vara så att summan på betalningen inte stämde överens med fakturan så klickar du bara på "Bokför inte betalning" och så får du sedan registrera betalningen från leverantörsfakturan där du kan justera summorna.

Förhandsgranskning över hur leverantörsfakturan kommer att bokföras i Bokio

Kontantmetoden och leverantörsfakturor

Företag med kontantmetoden bör också använda funktionen leverantörsfakturor för att underlätta sitt arbete. Då håller vi koll på fakturorna på dig och det blir mycket enklare att hantera när det är dags för bokslut. Självklart bokför vi inget förens du klickar I att fakturan är betald men att ha det I ett digital register tror vi kommer att underlätta hanteringen för dig väldigt mycket.

Register över leverantörer

Registret över leverantörer (leverantörsreskontra med ett annat ord) finns att hitta under Rapporter → Leverantörer. Där finns alla företagets leverantörer samt dess fakturor och information om vilka som betalats eller om det finns en skuld till leverantören.


Bokför kreditfaktura från leverantör: Fakturametoden

Kreditfakturor bokförs lite olika och idag går det ej att bokföra en faktura med ett direkt negativt belopp. Enklaste sättet är då att bokföra det som det ursprungliga inköpet (med positiva belopp) men byta plats på debet och kredit, alltså så att verifikatet ser ut tvärtom gentemot det ursprungliga.

Observera att man just nu INTE kan spara och bokföra en kreditfaktura från leverantör som en leverantörsfaktura utan det måste hanteras manuellt i bokföringen.

 

Fakturan är betald

Anta att vi har erhållit en faktura á 1 050 kr som vi har sparat som leverantörsfatura. Fakturan är också betald.

Inköpet som i detta fall är en förbrukningsinventarie bokförs så här:



Betalningen som är gjord från företagskontot bokförs så här:

Det är alltså två verifikat som ska korrigeras vid en kreditering. Då funktionen för att bokföra leverantörsfakturor just nu är låst vid att kreditera konto 2440 så kan vi inte ladda upp kreditfakturan och spara som leverantörsfaktura utan vi måste hantera det manuellt direkt i bokföringen. Först på den dagen vi mottagit fakturan och det vi gör är att helt enkelt byta sida på debet och kredit utifrån verifikatet som skapades vid inköpet.

Ladda upp underlaget, välj till exempel kategorin "Annat" och sedan Manuell. Sätt en lämplig titel, kontrollera att datumet stämmer med fakturadatum på kreditfakturan och skriv in kontona som verifikatet för inköpet men byt plats på debet och kredit.

Därefter, när pengarna återbetalats så bokförs ett verifikat manuellt så här:

Resultatet blir följande:


Periodisera leverantörsfaktura

Använder du fakturametoden så bokförs leverantörsfakturor automatiskt som en leverantörsskuld. Vid kontantmetoden så måste du manuellt justera detta. Dvs, alla inköp på faktura som du kommer betala i nästkommande räkenskapsår ska tas upp som en leverantörsskuld på bokföringskonto 2440.

Läs mer här om fakturor som betalas i nästa räkenskapsår


Hur bokförs en påminnelseavgift från en leverantör?

Har du erhållit en faktura från en leverantör där det utöver inköpet även lagts på en påminnelseavgift kan du hantera detta i Bokios moderna bokföringen.

När du bokför kostnaden och får upp förhandsvisningen så klickar du på redigera-ikonen uppe till vänster och väljer att lägga till en ny rad med konto 6991 (Övriga externa kostnader, avdragsgilla).

Om vi tex har en kostnad på 100kr plus en förseningsavgift på 10kr så kommer det först se ut så här:

Därefter lägger du till en ny rad 6991 och måste då justera Ingående moms och Inköp för att det ska stämma:

Har du däremot erhållit en faktura med enbart en påminnelseavgift så bokför du denna manuellt på konto 6991.

Vid erhållen dröjsmålsränta använder du konto 8422 - Dröjsmålsräntor för leverantörsskulder.

Sökord: Påminnelse


Lägg till en leverantör

Du kan välja att antingen lägga till en leverantör inne på "Leverantörer" eller direkt i bokföringen då du ska bokföra en leverantörsfaktura, skapa en ny leverantör. Se här hur du bokför en leverantörsfaktura enligt fakturametoden [Bokför leverantörsfaktura: Fakturametoden] respektive kontantmetoden [Bokför leverantörsfaktura: Kontantmetoden].

Under "Leverantörer" i vänstermenyn klickar du på "+ Lägg till leverantör".

Skapar du en leverantörsfaktura direkt i bokföringen så kan du här välja en redan befintlig leverantör, eller skapa en ny. Klicka på "Lägg till leverantör". Du kan nu söka på leverantören direkt från Alla bolag.

Välj rätt bolag och informationen hämtas automatiskt. Om du inte hittar bolaget du söker kan det hända att namnet du skriver in, inte helt stämmer överens med det bolaget benämns på Allabolag.se.

Organisationsnummer & VAT-nummer 

Postadress & Land

Om några uppgifter inte skulle stämma är det bara att justera manuellt. När du är klar, klicka på "Spara".


Hur raderar jag en leverantör?

Har du skapat en leverantör som ännu inte har några kopplade fakturor, alternativt att samtliga fakturor på leverantören är borttagna, så kan du radera denna genom att klicka på papperskorg-ikonen uppe i högra hörnet.