Arkivering av bokföring - digitalt eller på papper?
Ja, hur länge måste man spara bokföring? Enligt bokföringsnämnden och den svenska bokföringslagen så ska den arkiveras i minst sju år. Det här gäller då inte enbart själva bokföringen utan också alla kvitton, dokumentation och annat underlag samt deklaration och årsredovisning.
Att spara underlaget digitalt
Digitalisera pappersfakturor
Genom att scanna in och spara fysiska kvitton, fakturor och annat underlag digitalt så behöver du inte spara orginalet. Tidigare behövde du även behålla den fysiska underlaget i fyra år efter att du hade laddat upp det digitalt, men sedan 1 juli 2024 togs den här regeln bort.
Fakturor som skapats digitalt
Fakturerar du via ett faktura- eller bokföringsprogram online? Då räcker det med att arkivera och spara det elektroniska underlaget.
Anställdas utlägg
Liksom andra inköp i verksamheten så räknas även det en anställd köper för företagets räkning, oavsett om det är med privata pengar eller ej, in som en affärshändelse i företaget. Är underlaget för inköpet i fysisk form, exempelvis ett papperskvitto, så kan du scanna in det för att sedan slänga papperskvittot.
Läs mer om bokföringslagen arkivering hos Bokföringsnämnden
Vem har ansvar för arkivering?
Ansvaret för arkivering ser lite olika ut beroende på vilken bolagsform du driver.
Enskilda firmor
En enskild firma, även kallad enskild näringsverksamhet, är en företagsform där ägaren och företaget är samma person. Startar du en enskild firma, så är det alltså du som privatperson som både äger och har ansvar. Det här gäller alltså även arkivering av bokföringen. Även om du skulle avveckla din firma så måste du säkerställa att bokföringen tillsammans med underlaget är sparat i minst sju år.
Så här kommer du igång med enskild firma
Aktiebolag
I ett aktiebolag så är ägare och bolag separata juridiska personer. De innebär ett skydd för dig som privatperson men också att du lättare kan hålla isär bolagets verksamhet från din egen plånbok. När det kommer till ansvar för arkivering, så är det den eller de personer som sköter bokföringen som bär ett stort ansvar för att det går rätt till.
Det här skulle såklart kunna vara du själv, om det är så att det är du som sköter bokföringen i ditt aktiebolag. Har du en anställd eller en extern aktör som gör företagets bokföring så är det också den eller de som också är ansvariga för att arkiveringen går rätt till. VD och styrelse har dock alltid det yttersta ansvaret om det exempelvis skulle visa sig att hanteringen av bokföring och arkivering inte går rätt till.
Funderar du på att ombilda till aktiebolag? Så här går du går tillväga
Så här gör du i Bokio
I Bokio laddar du enkelt upp eller fotar dina kvitton och fakturor digitalt direkt när du bokför eller på ett redan registrerat verifikat. I systemet finns det ingen gräns på hur många räkenskapsår eller antal verifikat du kan spara. Det finns heller ingen funktion för att ta bort bokföring som är äldre än 7 år.
Enkel kvittohantering med Bokios mobilapp
Med Bokios mobilapp kan du enkelt digitalisera dina fysiska kvitton och fakturor. Fota ditt underlag eller hämta bild från galleriet. Du kan också använda snabbdelning på din mobil för att ännu smidigare ladda upp underlaget. Har du exempelvis fått en faktura på mejl så kan du dela den direkt från mejlappen till Bokio.
Fota ditt underlag och gå vidare för att direkt välja kategori. Scrolla längst ned för att lägga till beskrivning (valfritt). Beskrivningen kommer enbart vara synlig i din Att göra-lista. Så fort du sparar underlaget laddas det automatiskt upp till din Att göra på ditt företag i Bokio. Bokför sedan på datorn när det passar dig!
Få pushnotis – fota ditt kvitto direkt vid köp
När du betalar med ditt Bokiokort, både i butik och online, så får du en pushnotis i mobilen och om du vill, även en notifikation via mejl.
När du får en notis vid butiksköp och klickar upp den i mobilen så öppnas mobilkameran för att du direkt ska kunna fota kvittot. Efter att du har tagit bilden så kan du välja att koppla underlaget direkt till transaktionen på ditt företag i Bokio genom att logga in via BankID. Du kan också välja Spara och koppla senare, vilket innebär att ditt underlag sparas i bakgrunden och kommer kopplas till transaktionen i Bokio vid nästa tillfälle du loggar in.
Du kanske också är intresserad av
Kom igång med Bokio idag!
Med företagskonto och automatiserad bokföring samlat blir allt enklare, tryggare och billigare. Kom igång direkt, du binder dig inte till något.
Skapa konto Se våra priser