Arkivering av bokföring - digitalt eller på papper?

Arkivering av bokföring - digitalt eller på papper?

Ja, hur länge måste man spara bokföring? Enligt bokföringsnämnden och den svenska bokföringslagen så ska den arkiveras i minst sju år. Det här gäller då inte enbart själva bokföringen utan också alla kvitton, dokumentation och annat underlag samt deklaration och årsredovisning. Ser du däremot till att arkivera din bokföring digitalt så behöver du endast spara papperskopian på underlaget i fyra år.

Kvittolagstiftningen släpar på många sätt efter och kan till och med jämföras med en av Sveriges äldsta lagar. Läs vad vår VD Viktor Stensson tycker om lagen och hur vi snabbt och enkelt hade kunnat uppdatera den!

Att spara underlaget digitalt

Digitalisera pappersfakturor

Genom att scanna in och spara fysiska kvitton, fakturor och annat underlag digitalt så behöver originalet på papper bara sparas i fyra år istället för sju. Att fota eller scanna in sina är också bra då de inte sällan bleknar efter några år.

Fakturor som skapats digitalt

Fakturerar du via ett faktura- eller bokföringsprogram online? Då räcker det med att arkivera och spara det elektroniska underlaget. Du behöver alltså inte skriva ut dina fakturor på papper. Även här är det fyra år som gäller vid arkivering av den elektroniska fakturan.

Anställdas utlägg

Liksom andra inköp i verksamheten så räknas även det en anställd köper för företagets räkning, oavsett om det är med privata pengar eller ej, in som en affärshändelse i företaget. Är underlaget för inköpet i fysisk form, exempelvis ett papperskvitto, så måste detta sparas på samma sätt så som andra fysiska underlag. Det här gäller även om kvittot eller fakturan scannas in och även sparas digitalt.

Läs mer om bokföringslagen arkivering hos Bokföringsnämnden

 

Vem har ansvar för arkivering?

Ansvaret för arkivering ser lite olika ut beroende på vilken bolagsform du driver.

Enskilda firmor

En enskild firma, även kallad enskild näringsverksamhet, är en företagsform där ägaren och företaget är samma person. Startar du en enskild firma, så är det alltså du som privatperson som både äger och har ansvar. Det här gäller alltså även arkivering av bokföringen. Även om du skulle avveckla din firma så måste du säkerställa att bokföringen tillsammans med underlaget är sparat i minst sju år.

Så här kommer du igång med enskild firma

Aktiebolag

I ett aktiebolag så är ägare och bolag separata juridiska personer. De innebär ett skydd för dig som privatperson men också att du lättare kan hålla isär bolagets verksamhet från din egen plånbok. När det kommer till ansvar för arkivering, så är det den eller de personer som sköter bokföringen som bär yttersta ansvaret. Det här skulle såklart kunna vara du själv, om det är så att det är du som sköter bokföringen i ditt aktiebolag. Har du en anställd eller en extern aktör som gör företagets bokföring så är det också den eller de som också är ansvariga för att arkiveringen går rätt till. Vd och styrelse har dock alltid det yttersta ansvaret om det exempelvis skulle visa sig att hanteringen av bokföring och arkivering inte går rätt till.

Funderar du på att ombilda till aktiebolag? Så här går du går tillväga  

 

Så här gör du i Bokio

I Bokio laddar du enkelt upp eller fotar dina kvitton och fakturor digitalt direkt när du bokför eller på ett redan registrerat verifikat. Originalet som du antingen har digitalt eller i pappersform måste sparas i 4 år (kom ihåg att detta även gäller anställdas utlägg).

Eftersom man har alla verifikat med tillhörande underlag i Bokio så behöver originalen inte vara sorterade, utan det räcker med att man sparar dem. Detta gäller alla fakturor och kvitton du betalar samt fakturor som du skickar själv (om du skickar fakturor med Bokio räcker det med att de ligger i Bokio).

I Bokio finns det ingen gräns på hur många räkenskapsår eller antal verifikat du kan spara. Det finns heller ingen funktion för att ta bort bokföring som är äldre än 7 år.

Enkel kvittohantering med Bokios mobilapp

Med Bokios mobilapp kan du enkelt digitalisera dina fysiska kvitton och fakturor. Fota ditt underlag eller hämta bild från galleriet. Du kan också använda snabbdelning på din mobil för att ännu smidigare ladda upp underlaget. Har du exempelvis fått en faktura på mejl så kan du dela den direkt från mejlappen till Bokio.

Fota med Bokios mobilapp

Fota ditt underlag och gå vidare för att direkt välja kategori. Scrolla längst ned för att lägga till beskrivning (valfritt). Beskrivningen kommer enbart vara synlig i din Att göra-lista. Så fort du sparar underlaget laddas det automatiskt upp till din Att göra på ditt företag i Bokio. Bokför sedan på datorn när det passar dig!

Välj kategori för ditt fotade underlag

 

Få pushnotis – fota ditt kvitto direkt vid köp

När du betalar med ditt Bokiokort, både i butik och online, så får du en pushnotis i mobilen och om du vill, även en notifikation via mejl. 

När du får en notis vid butiksköp och klickar upp den i mobilen så öppnas mobilkameran för att du direkt ska kunna fota kvittot. Efter att du har tagit bilden så kan du välja att koppla underlaget direkt till transaktionen på ditt företag i Bokio genom att logga in via BankID. Du kan också välja Spara och koppla senare, vilket innebär att ditt underlag sparas i bakgrunden och kommer kopplas till transaktionen i Bokio vid nästa tillfälle du loggar in.

Läs mer om pushnotiser här!

Pushnotis för inköp i butik