Automatisera kvittoinhämtning och bokföring av kreditkortsköp

Har ditt företag ett kreditkort som du idag lägger mycket tid på att hantera kvitton och bokföring för? Då har vi goda nyheter!

Med hjälp av två nya integrationer kan du nu automatisera hela flödet markant. Vi använder Astrada för att automatiskt hämta in dina korttransaktioner och Kivra för att automatiskt matcha dem med digitala kvitton.

Här går vi igenom hur du kommer igång steg för steg.

1. Förberedelser

För att kunna använda funktionen behöver du först aktivera den och se till att rätt personer ligger inlagda i systemet.

  1. Gå till Inställningar i Bokio och aktivera beta-funktionen Korttransaktionssynkronisering.
  2. Gå till fliken Utlägg i vänstermenyn och välj Rättigheter.
  3. Se till att du (och eventuella medarbetare som ska använda kort) är upplagda som Anställda. Observera: Personen måste vara inbjuden som användare i Bokio för att kunna läggas till som anställd.

2. Lägg till företagets kreditkort

När personerna är inlagda är det dags att registrera själva kortet.

  1. Gå till Utlägg  → Kort och välj Företagskreditkort.
  2. Klicka på Lägg till kort.
  3. Ge kortet ett passande namn (t.ex. "Kalles Företagskort").
  4. Välj vilken anställd som kortet ska kopplas till (t.ex. dig själv).

(För kreditkort där företaget betalar räkningen, för privata kreditkort se längst ner i artiklen)

3. Aktivera integrationerna (Astrada & Kivra)

För att börja synkronisera transaktioner och kvitton behöver du nu aktivera integrationerna.

  1. Stanna kvar på sidan för Företagskreditkort. Längst upp ser du nu en banner där du kan aktivera integrationen mot Astrada. Klicka där och ge tillåtelse till kopplingen.
  2. Gå därefter till fliken Dina kort. Här ser du kortet du precis lade till.
  3. Klicka på kugghjulet vid kortet.
  4. Här väljer du att aktivera Astrada (för transaktioner) och Kivra digitala kvitton (för automatisk kvittoinhämtning). Tips: Du kan välja att bara hämta transaktioner, men för maximal automatisering rekommenderar vi att du aktiverar båda

När du aktiverar Astrada slussas du vidare till deras uppstartsflöde. Följ stegen för att validera ditt kort, godkänna villkoren och signera ett verifieringsköp på 0 kr.

Aktiveringen är nu klar!

För att flödet ska fungera så smidigt som möjligt rekommenderar vi att du:

  • Laddar ner Bokios mobilapp via App Store eller Google Play, om du inte redan har gjort det.
  • Uppdaterar appen till den senaste versionen, om du redan har den installerad.

Hur fungerar det i praktiken?

När allt är igångsatt blir hanteringen smidig och säkerställer att inga köp missas eller dubbelbokförs:

  • Transaktioner: Varje gång ett köp görs med kortet skapas ett utlägg upp automatiskt i Bokio. Köpet bokförs som ett inköp med företagskreditkort, vilket bygger upp en skuld på kortkontot.
  • Kvitton (med Kivra): Om inköpsstället är anslutet till Kivras kvittofunktion (antalet anslutna butiker och restauranger växer konstant) kopplas kvittot helt automatiskt till utlägget och du får en notis om detta.
  • Manuella kvitton: Om inköpsstället saknar koppling får du istället en notis om att ett köp har gjorts, så att du enkelt kan fota eller ladda upp kvittot och koppla det till transaktionen själv.

Ingen kostnad fram till 15 november 2026

Automatisk kvittohämtning är gratis under BETA-perioden. Därefter kostar det 5 kr per hämtat kvitto. Du kan när som helst stänga av funktionen.

Så bokför du kreditkortsfakturan

När du sedan får din månatliga faktura från kortutgivaren (kreditkortsräkningen) hanterar du den så här:

  1. Ladda upp fakturan i Bokio precis som vanligt.
  2. Välj bokföringsmallen Bokföring av kreditkortsfaktura.
  3. Mallen nollar då ut den skuld som byggts upp under månaden och bokar istället upp en vanlig leverantörsskuld.
  4. När du sedan betalar fakturan från ditt företagskonto bokför du betalningen på samma sätt som en vanlig leverantörsfaktura i Bokio.

Kan jag koppla ett privat kreditkort?

Om du har ett privat kreditkort som du huvudsakligen använder för företagets räkning, kan du lägga in det under fliken Mina kort och aktivera Astrada och Kivra även för det.

Vi rekommenderar dock endast att du gör detta om kortet mestadels används i tjänsten.

Viktigt att tänka på om du kopplar ett privat kort:

  • Alla transaktioner hämtas in: Integrationen drar in alla köp som görs med kortet. Det innebär att eventuella privata inköp också kommer att dyka upp som händelser i Bokio, och du måste då manuellt granska och radera de transaktioner som inte tillhör företaget.
  • Bokförs som vanliga utlägg: Till skillnad från företagskreditkort (som skapar en kreditkortsskuld), hanteras inköp med privata kort som vanliga utlägg i Bokio. Det innebär att det skapas en skuld till dig som anställd, och företaget gör sedan en utbetalning till dig för beloppet.