Vad är representation?

Vad är representation?

Utgifter som är kopplade till aktiviteter som är tänka att främja företagets verksamhet brukar gå under benämningen representation. Det kan handla om allt från en företagslunch med en extern part eller en personalfest för alla företagets anställda. I den här artikeln får du lära dig om vad som är avdragsgillt och hur stora avdrag du kan göra.

Avdragsgill representation eller ej avdragsgill representation?

Vissa kostnader i samband med representation är avdragsgilla medan andra inte är det. Det hela beror på om det finns ett tydligt samband mellan representationen och företagets verksamhet. För att en representation ska vara skattemässigt avdragsgill måste det finnas ett omedelbart samband mellan kostnaderna och företagets verksamhet.

För att bedöma sambandet brukar man kolla på vilka personer som omfattas av representationen och vid vilken tidpunkt. En lunch med en framtida partner berör endast de som är direkt kopplade till affärskontakten eller rekryteringen. Om övriga i företaget råkar äta på samma restaurang omfattas de inte av representationen, eftersom deras lunch inte är ett led i affärsförhandlingarna.

Extern representation

Extern representation handlar om kostnader som uppstår i samband med en aktivitet som involverar personer som inte är anställda i ett företag. Det kan exempelvis handla potentiella rekryteringar, framtida eller befintliga kunder och leverantörer. Vanliga exempel på kostnader vid extern representation är teaterbiljetter, greenfee vid en golfrunda eller biljetter till idrottsevenemang.

För att kunna göra avdrag för extern representation behöver du föra anteckningar över vilka som deltog vid tillfället samt vad representationen hade för syfte.

Intern representation och personalrepresentation

Intern representation, även kallat personalrepresentation, innebär att representationen riktas åt företagets egna anställda personal. Oftast är det kostnader i samband med personalvård, exempelvis kick-off, konferens eller personalfest.

För att intern representation ska vara avdragsgill finns det en del stolpar att förhålla sig till. Vid en konferens måste det finnas ett program som upptar minst sex timmar om dagen och vid personalfester får man inte göra avdrag för mat och dryck – utan för kostnader för eventuell hyra av lokal, utrustning och underhållning. Inte mer än två personalfester per år bör vara avdragsgilla enligt Skatteverket.

Lyfta moms vid representationsmåltider

Innan 2017 fanns det avdragsrätt vid måltidsrepresentation. Då var luncher, middagar och andra typer av förtäring avdragsgilla – men den möjligheten har alltså tagits bort. Numera går det däremot att lyfta momsen vid representationsmåltider, det vill säga att du bokför momsen som just moms och inte som en kostnad.

Du får som mest göra momsavdrag på 300 kronor (exklusive moms) per person vid ett visst tillfälle, det vill säga att om kostnaden är 500kr får du bara göra avdrag beräknat på 300kr och resterande 200kr kan du inte lyfta momsen från. För mat är momssatsen alltid 12% och för alkoholhaltig dryck 25%.

Proportionerligt avdrag

Låt säga att ni är tre personer på en representationsmiddag och notan blir 1802kr, varav 1136kr är mat och 666kr är alkoholhaltig dryck. Utan moms blir notan 1500kr, varav 1000kr är mat och 500kr alkoholhaltig dryck.

Eftersom ni är tre deltagare på middagen får man lyfta moms från ett värde på 900kr, (300kr per person).

Av dessa 900kr är 67% mat (1000kr/1500kr) och 33% dryck (500kr/1500kr).

Matkostnaden motsvarar 67% av 900kr och blir 603kr.
Alkoholdrycken motsvarar 33% av 900kr och blir 297kr.

Momssatsen för mat är 12 procent och för alkohol 25 procent. För maten kan du lyfta 72,3kr (603x12% moms) och för den alkoholhaltiga drycken 74,3kr (297x25% moms). Totalt för middagen kan du alltså i det här exemplet dra av 146kr i moms.

Schablonavdrag

Att räkna ut momsen manuellt på ovanstående sätt kan vara omständligt, särskilt vid större sällskap med många olika beställningar. Vid representationersmåltider där både mat och alkoholdryck ingår kan man använda sig av ett givet schablonbelopp för att förenkla beräkningen.

Förutsatt att kostnaden överskrider 300kr exklusive moms per person kan du dra av 46kr per person. I exemplet ovan hade schablonbeloppet resulterat i 138kr avdragen moms.

För måltider utan alkohol är schablonbeloppet 36kr per person.

Med Bokios smarta mallar bokför du dina representationskostnader lätt som en plätt.

Enklare förtäring

Trots att måltidrepresentationen slopades 2017 är fortfarande utgifter för enklare förtäring och förfriskningar som avdragsgilla. Med enklare förtäring avses mat som inte kan ersätta en måltid, exempelvis snacks eller fika. En huvudregel att lägga på minnet är att alkoholhaltiga drycker aldrig är avdragsgilla.

Hur mycket avdrag får man göra?

Hur mycket avdrag du har möjlighet att göra beror på vilken typ av representation det rör sig om. Skatteverket har bestämt olika schablonbelopp som du kan utgå från.

  • Enklare förtäring och förfriskning

    För enklare förtäring är kostnader upp till 60kr (exklusive moms) per person avdragsgilla. Om kostnaden överskrider 60kr (exklusive moms) får du inte göra något avdrag alls, däremot får du lyfta momsen.
  • Personalfest

    För omkringkostnader till personalfester är upp till 180kr (exklusive moms) per person avdragsgilla.
  • Golf, teater, idrottsevenegmang etc.

    För kostnader kopplade till aktiviteter som golf och teater och är upp till 180 kr (exklusive moms) per person avdragilla.