Bokför försäljning från din e-handel
OBS! Funktionen är just nu i beta och finns tillgänglig för alla användare oavsett prisplan. Det går också bra att testa integrationen med testbolag.
Om du har kopplat din e-handel till Bokio (just nu finns integration till WooCommerce) får du dina ordrar importerade dagligen helt automatiskt till Bokio. Din dagsförsäljning (betalda ordrar) samlas ihop till en fakturajournal i Bokio som blir underlaget till din bokföring. I fakturajournalen får du också med eventuella återbetalningar.
Bokio importerar din försäljning på timbasis och kommer kontinuerlig uppdatera fakturajournalen under dagen. Det är däremot inte förrän dagen efter som du ser den slutgiltiga fakturajournalen. Det är också först då (dvs. Dagen efter) som du kommer kunna att bokföra. Detta gör du på sidan E-handel som du hittar under Försäljning i vänstermenyn.
Så här funkar bokföringen
När du bokför försäljning från din e-handel i Bokio kommer detta ske i två steg enligt fakturametoden (integrationen är optimerad för fakturametoden men har du kontantmetoden så är det inget som stoppar dig från att använda den ändå). Alla ordrar och återbetalningar som importeras till Bokio bokförs först upp som en fordran. Olika konton används beroende på hur du har kopplat dina betalkonton. Vi rekommenderar följande konton för olika betallösningar:
- Faktura - 1510 (Kundfordringar)
- Banköverföring - 1680 (Andra kortfristiga fordringar)
- Swish - 1680 (Andra kortfristiga fordringar)
- Stripe, Paypal, Zettle, Klarna mm. - 1580 (Fordringar för kontokort och kuponger)
När du kopplar din e-handel till Bokio så får du välja vilka bokföringskonton som ska vara kopplade till vilken betallösning. Dessa konton kommer användas för all försäljning som importeras beroende på vilken betallösning som använts vid respektive order.
Nästa steg är att bokföra betalningarna från dina olika betallösningar (om du har flera). Beroende på betallösning så kan detta ske dagligen alternativt att flera försäljningar samlas ihop till en utbetalning exempelvis veckovis. Det finns olika sätt att hantera detta, exempelvis genom automatisk bankkoppling, om du har Bokio Företagskonto eller lägger in dina betalningar manuellt. Nedan förklarar vi respektive steg, dvs. Först bokföring av försäljning som importeras från din e-handel och sedan hur du bokför utbetalningarna (inkl. Eventuella avgifter).
Bokför importerade ordrar
Gå till Försäljning → E-handel för att bokföra dina ordrar. Samtliga ordrar som är betalda under en dag (inkl. Eventuella återbetalningar) samlas ihop till en fakturajournal. Det är detta som blir ditt underlag i bokföringen. Klicka på Bokför på den försäljning du vill bokföra.
Kontrollera verifikatet och klicka på Visa PDF för att se underlaget för försäljningen. Om du vill kan du redigera bokföringen, i dagsläget måste detta göras manuellt.
I exemplet så har ordrarna betalats till en betallösning som vi har kopplat till bokföringskonto 1580, exempelvis Stripe eller Paypal. Försäljningen blir nu alltså bokförd som en fordran och det som sedan sker vid bokföring av betalningen som vi fått från exempelvis Stripe är att fordran nollas mot det konto som pengarna kommit in på, exempelvis företagskontot (1930). Klicka på Bokför när du vill bokföra.
Bokför utbetalningar (och eventuella avgifter)
Beroende på vad för betallösningar du använder kommer både utbetalningarna samt bokföringen att hanteras på lite olika sätt. Får du in betalningar till ditt Bokio Företagskonto exempelvis så bokför du dem enkelt från Transaktioner att bokföra. Samma gäller om du kopplat din bank till Bokio eller om du väljer att importera manuellt.
Notera! Över tid planerar vi att även bygga funktionalitet för att automatiskt bokföra utbetalningarna som sker via försäljning i din e-handel.
Direktbetalning (till företagskonto, Swish och liknande)
För Swish och direktbetalningar till bank/företagskonto så rekommenderar vi att du bokför försäljningen mot konto 1680 (Andra kortfristiga fordringar) såsom beskrivet ovan. Konto 1680 kommer vid bokföringen av försäljningen via din e-handel att debiteras. När vi sedan bokför utbetalningen som kommit in på ditt bankkonto, så ska konto 1680 krediteras och företagskontot (t.ex. Konto 1930) debiteras. Dvs så här:
Konto 1680 Kredit - Summa
Konto 1930 Debet - Summa
På sidan Transaktioner att bokföra kan du enkelt registrera en eller flera utbetalningar samtidigt. För utbetalningar via Swish kan du använda mallen Utbetalningar för Swish.
Ett tips är att sätta upp bankregler så att transaktioner som matchar vissa villkor för exempelvis Swish utbetalning automatiskt föreslås bokföringsmallen Utbetalningar för Swish så att du snabbt kan bokföra med bara ett klick!
Stripe, Paypal, Zettle, Klarna mm.
Många betallösningar väljer att samla ihop flera betalningar till en utbetalning, exempelvis veckovis. När du får en utbetalning måste du registrera den baserat på det konto som du valde när du satte upp integrationen. För betallösningar som Stripe, Paypal, Zettle mm. rekommenderar vi konto 1580 (Fordringar för kontokort och kuponger). Många betallösningar tar också ut en avgift för varje utbetald transaktion, detta måste också bokföras.
Med rekommenderat konto 1580 så kan du enkelt bokföra utbetalningar med bokföringsmallarna Utbetalning med avgift (utan moms) från betallösning eller Utbetalning med avgift (med moms) från betallösning. Med dessa mallar behöver du bara skriva in hur mycket avgift som betallösningen tagit för den utbetalade summan.
Konto 1580 kommer vid bokföringen av försäljningen via din e-handel att debiteras. När vi sedan bokför utbetalningen som kommit in på ditt bankkonto, så ska konto 1580 krediteras och företagskontot (t.ex. Konto 1930) debiteras. Avgiften som Klarna och andra betallösningar tar ut ska bokföras på konto 6064 (Factoringavgifter). När det gäller Klarna så är det dessutom moms på denna avgift så glöm inte att registrera den på konto 2640 för ingående moms (du får kontrollera på det underlag du får ut om avgiften har moms eller ej). Bokföringen skulle därmed se ut så här beroende på ifall du väljar utan eller med moms:
Om du skulle använda ett annat konto än det rekommenderade kontot (dvs. 1580) så kan du i dagsläget inte använda bokföringsmallen utan måste istället bokföra transaktionen manuellt.