Skapa fakturor till flera mottagare samtidigt

Om du fakturerar många kunder regelbundet (exempelvis återkommande tjänster eller medlemsavgifter) kan massfakturering spara mycket tid jämfört med att skapa varje faktura manuellt. 

Genom att skapa en fakturagrupp kan du använda samma artikelrader för många fakturor och kunder samtidigt.

Du hittar funktionen genom Fakturering → (...) → Fakturagrupper. 

Kundlista

Se till att samtliga kunder du vill fakturera finns i din kundlista. Du kan addera eller redigera kunder genom Fakturering → Kunder i vänstermenyn. Observera att kunden måste ha en Kontaktperson registrerad med e-postaddress för att kunna läggas till som mottagare i fakturagruppen. 

Ladda ner kundlistan genom att klicka på flervalsmenyn i övre högra hörnet (...) → Exportera alla och öppna filen i Excel, Numbers eller motsvarande program. 

Artiklar

Se till att de artikelrader du vill fakturera till fakturagruppen finns sparade. Du hittar och lägger till artiklar genom Fakturering → Artiklar → Ny artikel. Här kan du också lägga till sparade textrader. Behöver du veta mer om hur du hanterar artiklar kan du läsa mer här. 

Skapa fakturagrupp

När du kontrollerat att du har samtliga kunder och artiklar som du vill fakturera, gå till Fakturering → (...) → Fakturagrupper och klicka på Skapa fakturagrupp. 

Fyll i namn på fakturagruppen, fakturadatum och förfallodatum. Klicka på Spara.

Öppna din fil med kunddata, exempelvis i Excel, Numbers eller motsvarande program. Kopiera raderna med kundernas e-post. 

Gå tillbaka till Bokio (Fakturering → (...) → Fakturagrupper) och klicka på Lägg till rader. Välj artikel från din artikellista och klistra in de kopierade e-postadresserna. Klicka på Lägg till.

Kontrollera listan med mottagande kunder och välj Generera fakturor.

Publicera och skicka fakturorna

När du genererat fakturorna i fakturagruppen skapas utkast för varje kund. Utkasten finns i listan för Alla fakturor men hittas lättast inom fakturagruppen.

Gå in på vardera faktura och välj hur du vill publicera och skicka fakturan till kund. 

Klart!