Så fungerar Bokios smartfunktioner
Med våra nya Smart-funktioner tar vi bokföring till nästa nivå. Mindre klick, mindre manuellt jobb och samtidigt full kontroll på att allt blir rätt. Bokios smartfunktioner är utformade för att spara tid och göra arbetsflödet mer effektivt och med hjälp av funktionerna kan du hantera flera bokföringshändelser samtidigt i ett samlat flöde. Smartfunktionerna består av tre delar som tillsammans gör det enkelt att matcha och bokföra bankhändelser på ett smidigt och strukturerat sätt.
Hur fungerar smartfunktionen?
Allt börjar med underlagen. Ladda upp kvitton och dokument precis som det passar dig, antingen i bulk via uppladdat, via kvittoinkorgen eller direkt från mobilen. När underlagen finns i systemet tar smartfunktionen över, och Bokio läser av inköpsställe, belopp och datum. Underlagen matchas därefter mot bankhändelserna.
I nästa steg analyserar vi varje bankrad och letar efter matchningar mot det som redan finns i systemet, kundfakturor, leverantörsfakturor, löner och andra händelser. Finns det en tydlig match kan du hantera många bankrader på en gång. Förslag som inte har en hundraprocentig matchning markeras som partiella, så att du enkelt kan granska dessa innan du godkänner dem.
Det sista steget är automatiserad bokföring med bokföringsregler. Varje gång du bokför med en mall via Händelser att bokföra kan du skapa en regel för framtiden. Efter ett tag finns regler för majoriteten av alla återkommande händelser. Dessa kan nu bokföras med en knapptryckning via smart funktionen!
De allra flesta bokföringshändelserna kan hanteras på några minuter och det bli mindre manuellt arbete, färre misstag och mer tid över till det som faktiskt driver företaget framåt.
I denna guide går vi detaljerat igenom de tre stegen för att du ska kunna bokföra båda snabbt, enkelt och korrekt!
1. Matchning av kvitton och underlag
Den första delen handlar om att koppla uppladdade underlag till bankhändelser via mobilappen, kvittoinkorgen eller via fliken Uppladdat.
Därefter går du till Händelser att bokföra och klickar på Smartfunktioner.
Bokio läser av datum och belopp från underlagen och systemet identifierar därefter matchningar mellan de uppladdade underlagen och bankraderna. Du kan granska listan med föreslagna matchningar så att det blir korrekt, och är det någon enstaka matchning som du inte vill använda kan du bocka ur dessa.
Underlag som nästan matchar, till exempel om de avviker i datum eller belopp, kategoriseras som Partiella matchningar och kan granskas i nästkommande steg.
2. Matchning mot fakturor och tidigare verifikat
Den andra delen fokuserar på matchningar mot befintliga poster.
Detta kan matchas:
- Inbetalningar på kundfakturor
- Utgående betalningar för leverantörsfakturor
- Tidigare bokförda verifikat
- Löneutbetalningar
- Utbetalning av utlägg
- Löneskatt och sociala avgifter
- Momsdragning/momsåterbäring
Systemet använder belopp, datum och texten på bankraden för att först matcha de händelser som har en säker matchning. Därefter hanteras de partiella matchningarna.
3. Bokför flera händelser i ett svep
Den tredje delen gör det möjligt att bokföra flera händelser samtidigt. Flödet gäller för händelser med bokföringsregler och är extra bra för händelser som inte kräver kopplat underlag. Exempel på detta är bankavgifter, händelser på skattekontot och Swish-inbetalningar som hör till en dagskassa.
För övriga transaktioner rekommenderas att du endast bokför via detta flöde om ett underlag redan är kopplat till en händelse.
När du gått igenom alla tre delar har du i många fall hanterat en stor del av dina bokföringshändelser.
Då kan du istället fokusera på de händelser som ligger kvar och som behöver mer översyn innan du bokför!
Vilken prisplan behöver man ha för att använda smartfunktionen?
Smartfunktioner finns tillgängligt för prisplanerna Business och Plus.
Hur aktiverar jag smartfunktionen?
Du aktiverar smartfunktionen via Inställningar -> Beta-funktioner.