Vad är en offert? Så gör offerter faktureringsprocessen enklare

Vad är en offert? Så gör offerter faktureringsprocessen enklare

Att skicka offerter kan ha många fördelar för ditt företag. I den här artikeln går vi igenom vad en offert är, vad för information du bör inkludera samt varför du ska skicka dem till dina kunder.

Vad är offert?

En offert är ett försteg till en faktura och används för att dela ett erbjudande till din kund för en vara eller tjänst. En offert omfattar oftast en beskrivning av produkten eller jobbet som ska göras samt pris, betalnings- och leveransvillkor. Du skickar en offert till din kund så att ni båda kan komma överens om beloppet innan arbetet påbörjas.

Villkoren som finns specificerade i offerten är det som gäller för erbjudandet. Det här innebär också att den är bindande för dig som skickar offerten tills dess att giltighetstiden löpt ut (om inte annat anges).

Skillnad på anbud och offert?

Det är ingen skillnad på anbud och offert. Båda innebär att en part ger ett erbjudande till en annan part om att ingå ett avtal.

Vad ska ett offert innehålla?

Det du inkluderar på en offert liknar det du skulle lägga på en faktura. En offert bör innehålla:

  1. Företagets logotyp
  2. Ditt företagsnamn, adress och kontaktinformation
  3. Unikt identifikationsnummer
  4. Kundens företagsnamn och adress
  5. Tydlig beskrivning av varor eller tjänster
  6. Giltighetstid, dvs. hur länge erbjudandet gäller
  7. Pris på varor eller tjänster
  8. Momsbelopp
  9. Betalningsvillkor
  10. Räntebelopp vid försenad betalning

Varför skicka en offert?

Att skicka en offert har fördelar för ditt företag! Därför bör du skicka en offert:

Skapar bra kundrelationer

En offert är viktig för att se till att du och din kund har en överenskommelse om priset och villkoren för den vara eller tjänst som ska utföras. Det betyder också att du kan ange betalningsvillkor, till exempel ränta på försenade betalningar och hur du förväntar dig att få betalt. Det hjälper dig att vara transparent med din kund så att ni båda är på samma sida när ni ingår avtal.

Var professionell

Med offerter så gör du processen för att arbeta tillsammans tydlig för både dig och din kund. I många fall kan det till och med förväntas av kunden att få en offert innan den accepterar att arbeta med dig, speciellt om du tillhandahåller en större mängd varor eller en väldigt omfattande tjänst.

Spara tid med offerter

Du kan spara tid genom att skicka en offert till din kund. Utöver att komma överens om betalningsvillkor och se till att du och din kund har samma förväntningar så att det inte blir några tvister senare, sparar offerter dig också tid när du skickar en faktura. Använder du ett faktureringsprogram som innehåller offerter så kan du helt enkelt konvertera din offert till en faktura. Du behöver inte ange informationen igen, och du kan skicka den till din kund snabbt och smidigt!

Skapa offert

Att skapa och skicka offerter behöver inte vara krångligt! I Bokios integrerade faktureringsprogram kan du enkelt administrera dina offerter och fakturor på samma ställe som du bokför.

På offertsidan i Bokio får du en bra översikt på både utkast, skickade- och accepterade offerter. Precis som när du skapar en faktura i Bokio så lägger du in dina sparade artiklar i form av varor eller tjänster. Dessa används vid konvertering till faktura senare då kunden godkänt fakturan.

Översikt på dina offerter

Egen mall offert

I Bokio kan du anpassa dina offerter efter ditt företags grafiska profil! Ladda upp din logotyp, välj färg samt position för adressfältet. Utseendet för din offert är även samma för fakturor och lönespecar som du skapar i Bokio.

Läs mer om egen layout, logotyp och färg!

Skicka offert

När du skapar offerter i Bokio så får du välja giltighetstid, dvs det datum som erbjudandet gäller till. Därefter skickar du enkelt din offert kunden, antingen via e-post eller om du föredrar att ladda ner den som PDF.

Ett tips är att skicka offerten med länk till PDF från Bokio, då får du full spårning och du kan se när din kund har öppnat och sett offerten.

Skapa faktura från offert

När din kund gett besked till dig om att godkänna eller neka offerten går du enkelt in och hanterar den i Bokio. På offertsidan så finns valet att godkänna, neka, alternativt redigera offerten. Väljer du att godkänna den kommer du sedan enkelt kunna omvandla den till en faktura och skicka direkt till kund.

Skapa faktura från offert