Attestering av leverantörsfakturor
Attestering är en godkännandeprocess för hantering av bokföring och betalningar. Oavsett om det används i stora företag med många anställda eller i enmansföretag som samarbetar med en redovisningskonsult, hjälper ett bra attesteringsflöde att säkerställa att ni har en trygg process för hantering av bokföring och betalningar.
Vi har nu introducerat detta flöde för leverantörsfakturor.
Så aktiverar du attestering för leverantörsfakturor
För att börja använda denna funktion går du till dina inställningar:
- Gå till Inställningar.
- Välj Beta-Funktioner och aktivera Attestering.
- Gå sedan till sektionen för Attestering som ligger i modulen Företag under Inställningar och välj att aktivera attestering även där.
Inställning av organisationsträdet
Det första steget i konfigurationen är att sätta upp Organisationsträdet, som bestämmer vem som ska godkänna vad.
- Börja från toppen: Det är enklast att börja med att lägga upp personerna i toppen av organisationen. Det gör det lättare att sedan anpassa och definiera vem som ska rapportera till vem.
- För enmansbolag räcker det med att du som ägare ligger med i trädet, så kan din redovisningskonsult skicka förfrågan till dig.
- Använd simulatorn: Du kan använda simulatorn för att se att organisationsträdet du har byggt fungerar på rätt sätt i det faktiska godkännandeflödet.
Hur godkännandeflödet fungerar
När allt är inställt kan du börja skapa leverantörsfakturor som skickas för attestering. Flödet ser olika ut beroende på vem som skapar fakturan. Nedan presenteras de olika alternativen:
- Kostnadsägaren skapar fakturan
Om kostnadsägaren själv skapar leverantörsfakturan kan godkännandet ske samtidigt:
- Om kostnadsägaren själv har rätt att godkänna köpet går fakturan direkt vidare i betalnings- och bokföringsflödet.
- Om kostnadsägaren inte har rätt att godkänna köpet själv skickas en godkännandeförfrågan till personen som kostnadsägaren rapporterar till. - Någon annan skapar fakturan
Om någon annan än kostnadsägaren skapar fakturan, så kan fakturan inte bokföras eller betalas i samma flöde. Fakturan skickas till kostnadsägaren och eventuellt vidare för godkännande efter fakturan skapats. - Enmansföretag och redovisningskonsulter
I de fall en redovisningskonsult sköter bokföringen åt ett enmansföretag:
- Redovisningskonsulten skapar leverantörsfakturan.
- Fakturan skickas till företagsägaren (kostnadsägaren) för godkännande.
- Företagsägaren blir automatiskt notifierad.