Automatisk matchning av kontoutdrag
Har du kopplat din bank till Bokio, använder Bokio Företagskonto eller gjort en manuell bankimport? Då får du hjälp av systemet att matcha bankraderna mot:
- Befintliga verifikat
- Registrerade leverantörsfakturor
- Kundfakturor (fakturerar du och tar betalt med Bokio Företagskonto så sker avprickning och bokföring helt automatiskt)
Skulle en matchning vara felaktig har du själv möjlighet att matcha manuellt.
Automatisk matchning av bankrader
När du importerar bankrader till Bokio så kommer du på sidan Bokföring och bokslut → Händelser att bokföra få förslag på att matcha vissa rader mot befintliga leverantörs- och kundfakturor samt manuella betalningar.
Matcha mot redan bokförda verifikat
Bokio föreslår matchningar med specifika verifikat om:
- Summan på verifikatet är detsamma på banktransaktionen
- Det är på samma konto och datumet är inom fem dagar före eller efter verifikatet blivit bokfört
Eftersom att dessa händelser redan är bokförda sker ingen ny bokföring i det här steget. Det som sker är att banktransaktionen kopplas ihop med det befintliga verifikatet.
Manuell matchning av bankrader
Du har även möjligheten att matcha importerade bankrader till registrerade leverantörsfakturor och publicerade kundfakturor.
Skulle fakturan vara betald på ett datum som ligger för långt ifrån förfallodatum hittar inte Bokio en matchning automatiskt, men du har istället möjlighet att göra matchningen manuellt genom att klicka på Sök efter matchningar.
Du kan nu söka på verifikationsnummer, fakturanummer eller betalreferenses. Du kan också söka på kundnamn eller leverantörsnamn. Klicka på Matcha när du hittat den faktura som du vill matcha och registrera betalning för.
Matcha lönekörning
Vill du matcha en löneutbetalning måste utbetalningsdatumet stämma överens med lönekörningen. Har lönekörningen exempelvis blivit satt den 25e, behöver även utbetalning ha skett den 25e för att de ska kunna matchas ihop.
Bokför flera transaktioner
Vill du bokföra flera transaktioner med samma bokföringsmall kan du göra detta snabbt och enkelt!
Klicka på Bokföring och bokslut → Händelser att bokföra → Bokför flera → Markera transaktionerna → Börja bokföra.
Du väljer därefter den mall som du vill bokföra alla de markerade händelserna till och klickar på Bokför. Tänk på att dubbelkolla så att korrekt rader har valts innan du väljer att bokföra dem.
Har du råkat markera fel rader kan du enkelt ändra rader genom att klicka på Ändra radval.
Koppla bort transaktion från matchning
Skulle du av någon anledning vilja koppla bort matchningen för en transaktion så går du in på bankkontot genom Bank → Bank och skattekonton. Gå till den transaktionen du vill koppla bort, klicka på flervalsikonen (...) → Välj Koppla bort från verifikat.
Väljer du att koppla bort en transaktion som blivit matchad till ett verifikat tillsammans med andra transaktioner, så kommer dessa transaktioner också att kopplas bort från verifikatet.
Koppla flera transaktioner mot ett verifikat
Det går att koppla flera banktransaktioner mot ett verifikat.
Ett exempel är om du har gjort löner i Bokio, bokfört lönen och sedan importerat banktransaktioner. Har du löneutbetalningar till flera anställda så kommer löneutbetalningarna visas som flera transaktioner på banken.
Om detta uppstår kommer du se en uppmaning under Bokföring och bokslut → Händelser att bokföra att du har transaktioner som bör matchas. Klicka på Matcha grupper av rader för att komma igång.
Välj därefter konto och period och klicka på Börja matcha → Välj verifikat och transaktioner → Bekräfta kopplingar.