OCR-nummer

Håll koll på dina fakturor med OCR-nummer

Nuförtiden är de flesta betalningarna elektroniska. På digitala fakturor finns det oftast möjlighet att antingen lämna ett meddelande eller skriva in OCR-nummer. Båda alternativen syftar till att förtälja vem avsändaren är och vad betalningen avser. Även på pappersfakturor används OCR-nummer. Vid vissa betalningar framgår vad man ska skriva som meddelande för att mottagaren ska kunna identifiera betalningen, i andra fall ska man istället skriva in OCR-numret. Det är upp till utställaren av fakturan att avgöra vad som är lättast. .

Vad betyder OCR?

OCR betyder Optical Character Recognition och är alltså ett system för att automatisera igenkänning av betalningsinformation. På så sätt kan du undvika stora delar av den manuella hanteringen. Fakturor med OCR-nummer kan tolkas digitalt och en betalning kopplas automatiskt ihop med rätt faktura. Särskilt för större företag som har ett stort inflöde av kundfakturor kan man spara mycket tid och dessutom minska risken för manuella misstag.

Referensnummer

I vissa sammanhang används benämningen referensnummer istället för OCR-nummer. På en faktura fungerar OCR-numret som ett referensnummer, men i andra sammanhang kan referensnummer avse något annat. För att vara helt säker på att man syftar på samma sak underlättar det därför om man håller sig till en och samma benämning, förslagsvis OCR-nummer.

OCR-numret är olika för varje betalningstillfälle

Ett OCR-nummer är inte statiskt knutet till ett företag, utan varje OCR-nummer är kopplat till en specifik faktura. Om du exempelvis har ett löpande abonnemang betyder det att fakturan eller räkningen kommer ha olika OCR-nummer varje månad, trots att det är från samma avsändare.

Hur hittar man OCR-numret?

På en faktura finns det vanligtvis mycket siffror att navigera genom, vilket kan göra det svårt att veta just vilket nummer som är OCR-numret. På fysiska fakturor återfinns alltid OCR-numret längst ner på pappret på vänster sida. På digitala fakturor finns det inget lika givet ställe att hitta OCR-numret. För att väga upp detta faktum är det ofta tydligt markerat vad som är OCR-numret. Många moderna lösningar innebär att du kan scanna in fakturan och därmed slipper skriva av numret.

På digitala fakturor finns det inget lika givet ställe att hitta OCR-numret. För att väga upp detta faktum är det ofta tydligt markerat vad som är OCR-numret. Många moderna lösningar innebär att du kan scanna in fakturan och därmed slipper skriva av numret.

Hur känner man igen ett OCR-nummer?

Ett OCR-nummer kan vara olika långt beroende på vem som skickar fakturan, men några gemensamma drag är att det brukar inledas och avslutas med en hashtag (#) och enbart bestå av siffror. Beroende på vem som är avsändaren av fakturan kan OCR-numret vara olika långt, vanligast är att det består mellan 5 och 15 siffror. Den sista siffran, alternativt de sista två siffrorna, används som kontrollsiffror. När OCR-numret skrivs in på en betalning är det viktigt att hela numret skrivs utan några skiljetecken eller mellanslag, annars blir numret ogiltigt.

Vad händer om man skriver in fel OCR-nummer?

OCR-nummer består av många siffror i följd utan några mellanrum, det gör att det ibland kan vara svårt att läsa av numret. Tack vare kontrollsifforna i slutet av OCR-numret kan din bank oftast känna igen när numret inte är korrekt, i sådant fall kommer ditt du inte kunna genomföra din betalning med en hänvisning till att OCR-numret inte är korrekt.

Om du mot förmodan skulle göra betalning med fel OCR-nummer innebär det att mottagaren av fakturan inte automatiskt kan koppla samman din betalning med fakturan. Från deras håll framstår det då som att du inte har betalat. Detta brukar dock gå att rätta till om man meddelar vad som har hänt.

Skapa fakturor med OCR-nummer i Bokio

I Bokio kan du lägga till eget OCR-nummer för dina utgående fakturor. På så sätt blir hanteringen smidigare både för dig och för din kund!