Uppdatering Allmänna villkor 2025-04-29 V8

Villkoren (v.8) gäller för samtliga, så väl nya som gamla kunder, från och med den 29 april 2025.

Sammanfattning av uppdateringen:

● Vi har lagt till ett nytt avsnitt, "Några återkommande uttryck", för att tydliggöra viktiga termer och begrepp som används i villkoren.

● Vi har förtydligat informationen om hur man skapar ett användarkonto, att Bokio är personuppgiftsansvarig för användaren, och att varje användarkonto är personligt (1.1).

● Vi har lagt till information om att alla företag måste ha en "Huvudadministratör" (1.2).

● Nya delar har lagts till i villkoren som specifikt berör redovisningsbyråer (1.3 och 2).

● Vi har lagt till information om API-tjänster och PEPPOL (PEPPOL är ett fakturanätverk som kan komma att kräva att man som kund identifierar sig för att få använda tjänsterna) (5), samt ett avsnitt om Bokio API (6)

● Avsnittet om prenumeration och betalning har omarbetats för att anpassas till de nya prisplanerna, t.ex. genom att det framgår att man kan välja till olika tjänster beroende på vilken prenumeration man valt (9). Uppsägningstid är densamma som tidigare (uppsägning måste göras dagen innan en ny avtalsperiod påbörjas, annars automatisk förlängning)

● Ett nytt avsnitt om Bokio Företagskonto har lagts till, där vi bland annat inför en avgift för inaktiva konton. Innan en avgift påförs kommer kunden att informeras och vidtas rättelse påförs ingen avgift (10). *Generellt bedömer Bokio för närvarande att ett Bokio Företagskonto har varit inaktivt om ingen transaktion har gjorts på 12 månader och om inte Svea uppdragits att lämna kontoinformation till Bokio

● Vi har förtydligat Bokios ansvarsbegränsning och att det t.ex. alltid är kunden som ansvarar för bokföringsunderlagen och att bokföringen blir korrekt (11).

● Avsnittet om kundens data har omformulerats för att förtydliga att Bokio enbart får använda kundens data i den utsträckning som framgår av Villkoren (20).

● Ett nytt avsnitt om lagringstjänst har lagts till, där vi inför att kunddata framöver sparas så länge lagen kräver, om kunden inte aktivt begär radering eller säger upp hela avtalet med Bokio (21).

● I Personuppgiftsbiträdesavtalet (Bilaga 1) har vi lagt till information om att kunddata raderas inom 90 dagar efter att avtalet har sagts upp (3.12), ny information om hantering av underbiträden (6.2) samt information om skyddsåtgärder vid överföring av personuppgifter utanför EU/EES (7.1).

Blått = information om nytt avsnitt

Lila = förklarande kommentar

Avsnitt: Introduktion

Följande stycken är tillagda:

Villkoren utgör även ett bindande avtal mellan Bokio och en redovisningsbyrå (“Redovisningsbyrå”) som anslutit sig till Plattformen och Tjänsterna via Bokio Byrå. Villkoren reglerar Redovisningsbyråns tillgång till Plattformen, Tjänsterna och Bokio Byrå.

Var för sig benämns Bokio respektive Kunden och Byrån som ”Part” och gemensamt som ”Parterna”.

Detta stycke är tillagt men innebär ingen förändring:

Kunden är personuppgiftsansvarig för den data som Kunden registrerar på Plattformen och i Tjänsterna. Personuppgiftsbiträdesavtalet mellan Kunden och Bokio återfinns i Bilaga 1. För de personuppgifter som Bokio, i sin egenskap av personuppgiftsansvarig, samlar in, använder, delar och skyddar, återfinns information i Bokios Integritetspolicy.

Avsnitt: Några återkommande uttryck

Kommentar: Nytt avsnitt som sammanfattar några av de vanligare förekommande uttrycken i villkoren.

Utgått: det avsnitt som tidigare var benämnt som 1 (Bakgrund) har utgått.

OBS! Avsnittsnumreringen nedan följer de nya villkoren

Avsnitt 1: Tillgång till tjänsterna. Avsnittet har omarbetats och 1.1 och 1.2 täcker nu det som tidigare var avsnitt 2 - Registrering hos Bokio och användning av Tjänsterna)

Kommentar: Förtydliganden kring bl.a. följande. Användarkonton är personliga och att det är användarens ansvar att hålla lösenord hemligt. Alla kunder ska ha en angiven Huvudadministratör (tidigare kallat Företagsägare). Bokio har rätt att spärra ett konto om en kund inte har någon Huvudadministratör angiven.

Tidigare:

2.1. En Företrädare som, genom att skapa ett användarkonto på Plattformen har blivit en Användare, kan framställa en begäran om att ett bolag ska bli Kund hos Bokio. Företrädaren accepterar för Kundens räkning de Allmänna Villkoren. Bokio har rätt att begära såväl att Företrädaren identifierar sig som kompletterande uppgifter inför prövning av om begäran ska accepteras eller inte, i den mån detta är tillämpligt för Tjänsterna som Bokio ska tillhandahålla till Kunden.

2.2. Genom att framställa en begäran om att ett bolag ska bli Kund intygar företrädaren att hen har behörighet och befogenhet att binda Kunden i förhållande till Bokio. För det fall Företrädaren av någon anledning inte längre har behörighet eller befogenhet att träffa avtal för Kundens räkning ska företrädaren omgående kontakta Bokio. Bokio har då rätt att omgående stänga av Kundens och/eller Företrädarens tillgången till Tjänsterna.

2.3. Företrädaren är Kundens kontaktperson i alla frågor som rör Tjänsterna och de Allmänna Villkoren. Utöver företrädaren kan andra Användare ha tillgång till Tjänsterna för Kundens räkning. Företrädaren får för Kundens räkning bl.a.: beställa ytterligare Tjänster, lägga till och ta bort användare, motta förändringar och uppdateringar av de Allmänna Villkoren samt säga upp avtalet med Bokio.

2.4. Bokio äger rätt att vägra Kunden att bli kund utan angivande av skäl.

Ny:

1.1. Skapa ett Användarkonto

1.1.1. En namngiven fysisk person ("Innehavaren") som godkänner Villkoren kan skapa ett Användarkonto hos Bokio. Genom att skapa ett Användarkonto blir Innehavaren Användare av Bokios Tjänster.

1.1.2. Användaren har fullt ansvar för användningen av Användarkontot. Inloggningsuppgifterna till ett Användarkonto är personliga och får inte lånas ut till någon annan eller användas av någon annan. Lösenordet kopplat till Användarkontot måste hemlighållas. Ett brott mot denna bestämmelse kan anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott mot Villkoren.

1.1.3. Vid misstänkt obehörig användning av Användarkontot eller om ett lösenord har gått förlorat eller blivit stulet ska Bokio omedelbart kontaktas.

1.1.4. Med hjälp av Användarkontot erhåller Användaren tillgång till Tjänsterna. Användaren får inte vid något tillfälle använda Tjänsterna på ett sätt som kan skada Bokios namn, rykte eller goodwill, eller som strider mot relevant lagstiftning eller andra regler.

1.1.5. Bokio förbehåller sig rätten att blockera ett Användarkonto om det finns misstanke om missbruk eller attack av/mot Villkoren eller Tjänsterna.

1.1.6. Bokio äger rätt att vägra en Innehavare att skapa ett Användarkonto utan angivande av skäl.

1.1.7. Bokio är personuppgiftsansvarig för personuppgifter rörande Innehavaren. Bokio kan använda information om Innehavaren för statistik och analys av Tjänsterna. Sådan statistik kan kombineras med allmänt tillgänglig data, Kundens Data och applikationsdata.

1.1.8. För Bokios hantering av personuppgifter, i egenskap av personuppgiftsansvarig, hänvisas till Bokios Integritetspolicy.

1.2. Registrera ett Företag

1.2.1. Ett Företag kan registreras, och en Kund därmed skapas, genom att en Användare via sitt Användarkonto framställer en begäran om att ett Företag ska bli Kund hos Bokio.

1.2.2. Genom att framställa en begäran om att ett Företag ska bli Kund intygar Användaren att hen har behörighet och befogenhet att binda Kunden i förhållande till Bokio. Villkoren som Användaren har accepterat är därmed bindande även för Kunden.

1.2.3. Kund och Användare erhåller en icke-exklusiv licens till Plattformen och Tjänsterna, och i inget fall förvärvas Tjänsterna eller en kopia av den av Kunden eller Användarna.

1.2.4. Bokio förbehåller sig rätten att blockera Kundens åtkomst till Tjänsterna om det finns skälig misstanke om missbruk eller attack av/mot Villkoren eller Tjänsterna.

1.2.5. Bokio äger rätt att vägra Kunden att bli kund utan angivande av skäl.

1.2.6. Alla Användare som får tillgång till Tjänsterna för en Kunds räkning blir den Kundens Kundhandläggare.

1.2.7. Varje Kund ska ha en Användare registrerad som den Kundens Huvudadministratör. Huvudadministratören ska vara en Användare som har behörighet eller befogenhet att träffa avtal för Kundens räkning.

1.2.8. Det är Kundens ansvar att tillse att Kunden vid var tid har en Huvudadministratör angiven. För det fall Kunden saknar Huvudadministratör förbehåller sig Bokio rätten att spärra Kundens tillgång till Tjänsterna tills dess att en Huvudadministratör har registrerats.

1.2.9. För det fall Huvudadministratören inte längre har rätt att träffa avtal för Kundens räkning ska Huvudadministratören antingen omgående kontakta Bokio eller själv ändra sin roll genom att ange en annan Användare som Huvudaministratör.

1.2.10. Bokio har rätt att begära såväl att Användaren identifierar sig som kompletterande uppgifter om Kunden och/eller Användaren. För det fall Bokio upptäcker att den Användare som är registrerad som Huvudadministratör inte har rätt att företräda Kunden har Bokio rätt att omgående stänga av Kunden och/eller Användarens tillgång till Plattformen och Tjänsterna.

1.2.11. Huvudadministratören är Kundens kontaktperson i alla frågor som rör Tjänsterna och Villkoren. Huvudadministratören är den som för Kundens räkning tar emot information om förändringar och uppdateringar av Villkoren. Huvudadministratören ansvarar även för tilldelning av behörigheter till andra Kundhandläggare och kan på så vis välja vilka Tjänster som respektive Kundhandläggare (inklusive Redovisningskonsulter) ska ha behörighet till.   

1.2.12. Det kan även finnas Anställda kopplade till en Kund. En Anställd är en Användare med en begränsad tillgång till Tjänsterna.

Avsnitt: 1.3 Registrera en Redovisningsbyrå

Hela avsnittet är nytt. Tillämpas enbart för redovisningsbyråer.

Avsnitt: 2. Särskilt om Bokio Byrå

Hela avsnittet är nytt. Tillämpas enbart för redovisningsbyråer.

Avsnitt: 3 Användning av Tjänsterna

Tidigare:

3.1. Tjänsterna som Bokio utför kan komma att förändras och tjänster kan läggas till eller tas bort löpande. Förändringar som kan vara till Kundens nackdel meddelas Kunden elektroniskt i så god tid som möjligt i förväg och träder i kraft det datum som Bokio anger. För det fall Kunden inte önskar fortsätta använda Tjänsterna finns möjlighet att säga upp Tjänsterna i enlighet med de bestämmelser som följer av punkt 19 om uppsägning.

3.2. Bokio kan begära att användare som för Kundens räkning ska ha rätt att förfoga över användningen av Tjänsterna ska kunna identifiera sig.

3.3. Kunden förbinder sig att tillse att ingen användare låter annan obehörigen ta del av användarens inloggningsuppgifter till Tjänsterna eller i övrigt använda Tjänsterna med användarens inloggningsuppgifter. Det åligger Kunden att tillse att användare förvarar lösenord och inloggningsuppgifter på ett betryggande sätt och vidtar alla rimliga åtgärder för att förhindra att dessa används obehörigen. Det åligger Kunden att se till att motsvarande iakttas av Kundens samtliga företrädare, anställda och andra som använder Tjänsterna för Kundens räkning. Såvida annat inte föreskrivs i tvingande lag, friskriver sig Bokio från allt ansvar för skada som uppkommer genom obehörigt eller felaktigt användande av lösenord. Kunden ska omedelbart informera Bokio vid misstanke om obehörig användning av Tjänsterna.

Ny:

3.1 Tjänsterna som Bokio erbjuder kan komma att förändras och Tjänster kan läggas till eller tas bort löpande. Förändringar som av Bokio bedöms vara till Kundens nackdel meddelas Kunden elektroniskt i så god tid som möjligt i förväg och träder i kraft det datum som Bokio anger. För det fall Kunden inte önskar fortsätta använda Tjänsterna finns möjlighet att säga upp Tjänsterna i enlighet med de bestämmelser som följer av punkt 23 om uppsägning.

3.2 Bokio kan begära att Kundhandläggare som för Kundens räkning ska ha rätt att förfoga över användningen av Tjänsterna ska kunna identifiera sig.

3.3 Kunden förbinder sig att tillse att ingen Kundhandläggare låter annan obehörigen ta del av Kundhandläggarens inloggningsuppgifter till Tjänsterna eller i övrigt använda Tjänsterna med Kundhandläggarens inloggningsuppgifter. Det åligger Kunden att tillse att Kundhandläggare förvarar lösenord och inloggningsuppgifter på ett betryggande sätt och vidtar alla rimliga åtgärder för att förhindra att dessa används obehörigen. Det åligger Kunden att se till att motsvarande iakttas av Kundens samtliga företrädare, anställda och andra som använder Tjänsterna för Kundens räkning. Såvida annat inte föreskrivs i tvingande lag, friskriver sig Bokio från allt ansvar för skada som uppkommer genom obehörigt eller felaktigt användande av lösenord. Kunden ska omedelbart informera Bokio vid misstanke om obehörig användning av Tjänsterna.

Avsnitt: 4 Kundens datormiljö

Inga ändringar

Avsnitt: 5 Särskilt gällande betalnings-, rapporterings-, och finansiella tjänster

Helt nytt avsnitt. Gäller kunder som använder t.ex. E-faktura och att PEPPOL (ett nätverk) kan ställa krav på identifiering för att få skicka en e-faktura

Avsnitt: 6 Särskilt gällande Bokio API

Helt nytt avsnitt. Gäller om kunden väljer att använda Bokio API för att integrera med tredjepartsleverantörer. Kunden ansvarar för att säkerställa kompatibilitet m.m. och Bokio kan inte hållas ansvarigt för skador.

Avsnitt: 7 Support

Kommentar: Ytterligare supporttjänster har tillkommit (beroende på val av prenumeration). Öppettiderna korrigerats till 8.00 - 16.00 (mot tidigare 8.00 - 17.00).

Tidigare:

5.1. Kunden erbjuds support avseende Tjänsterna via e-post, hjälpsidor och hjälpdokument. Support lämnas inte på programvara eller hårdvara som tillhandahålls av annan än Bokio.

5.2. Support tillhandahålls vardagar mellan 8.00 och 17.00 CET. Bokio äger rätt att avvakta med, avbryta och/eller göra uppehåll i support som begärs eller utsträcker sig under övrig tid. Bokio hanterar supportförfrågningar med den skyndsamhet som omständigheterna kräver.

Ny:

7.1 Kunden erbjuds support avseende Tjänsterna via bl.a. e-post, hjälpsidor, hjälpdokument, telefon, livechatt och bokföringssupport. Kundens tillgång till support kan vara beroende av Kundens val av Prisplan/Prenumeration och ytterligare support, såsom användarutbildning, rådgivning eller implementering, kan vara möjlig att köpa separat. Support lämnas inte på programvara eller hårdvara som tillhandahålls av annan än Bokio.

7.2 Support tillhandahålls vardagar mellan 9.00 och 16.00 CET. Bokio äger rätt att avvakta med, avbryta och/eller göra uppehåll i support som begärs eller utsträcker sig under övrig tid. Bokio hanterar supportförfrågningar med den skyndsamhet som omständigheterna kräver.

Avsnitt: 8 Begränsning av åtkomst till Tjänsterna

Kommentar: Om åtkomsten till tjänsterna begränsas ska Bokio om möjligt underrätta kunderna.

Tidigare:

6.5. Bokio har rätt att förhindra och blockera Kundens användning av Tjänsterna om Kunden, inklusive dess företrädare, anställda eller andra som använder Tjänsterna för Kundens räkning, använder Tjänsterna i strid med gällande lagstiftning. Bokio ska underrätta Kunden om denna rätt utnyttjas.

Ny:

8.5 Bokio har rätt att förhindra och blockera Kundens användning av Tjänsterna om Kunden, inklusive dess Kundhandläggare, använder Tjänsterna i strid med gällande lagstiftning. Bokio ska om möjligt underrätta Kunden om denna rätt utnyttjas.

Avsnitt: 9 Prenumeration och betalning

Kommentar: Förändringar för att matcha förändringarna i prisplanerna. Precis som tidigare gäller att en prenumeration förlängs automatiskt om den inte sägs upp innan nästa avtalsperiod börjar. Tydligare angivet att för åtkomst till Kundens Data krävs en prenumeration.

Tidigare:

7.1. Plattformen och Tjänsterna kan tillhandahållas i olika utförande, med eller utan kostnad för Kunden.

7.2. Ersättning för Tjänsterna och tilläggstjänster utgår i enlighet med Bokios vid var tid gällande prislista (https://www.bokio.se/priser/) eller i enlighet med vad som anges i samband med tecknandet av den enskilda tilläggstjänsten. Lagstadgad mervärdeskatt och andra allmänna skatter eller avgifter samt eventuell frakt tillkommer på sådan ersättning.

7.3. Bokio har rätt att höja priserna genom att senast trettio (30) dagar innan prishöjningen informera Kunden. Det nya priset börjar gälla först när nästa betalningsperiod börjar. Kunden har möjlighet att till dagen innan prishöjningen träder i kraft säga upp avtalet med Bokio.

7.4. Betalningsvillkor framgår av vid var tid gällande prislista (https://www.bokio.se/priser/). Om inte annat överenskommes ska betalning erläggas mot faktura, vilken ska betalas senast 10 dagar efter fakturadatum.

7.5. Vid dröjsmål med betalning ska dröjsmålsränta utgå efter en årlig räntesats om 16 procent. Bokio äger även rätt att ta ut en förseningsavgift i enlighet med vad som anges i tillämplig lag.

7.6. Om betalning inte sker på angiven förfallodag har Bokio rätt att stänga av Kundens tillgång till Plattformen och Tjänsterna. Bokio har även rätt att med omedelbar verkan säga upp Kunden för det fall betalningen är mer än trettio (30) dagar försenad.

Ny:

9.1 För tillgång till Plattformen och Tjänsterna krävs att Kunden har en Prenumeration, dvs. köpt en Prisplan med ett fast pris under Avtalsperioden och som, om Prenumerationen inte sagts upp, automatiskt förlängs med en ny Avtalsperiod med samma längd som den tidigare (om inte annat meddelas Kunden).

9.2 Kunden har enbart tillgång till de Tjänster som ingår i den Prisplan som de tecknat avtal om i sin Prenumeration. För det fall att Kunden vid nästa Avtalsperiod byter till en Prisplan där färre Tjänster ingår, upphör Kundens tillgång till de andra Tjänsterna i samband med att den nya Avtalsperioden börjar. Förutsatt att Kunden fortsatt har en Prenumeration kommer dock Kunden fortsatt att ha tillgång till Kundens Data som härrör från tidigare tillgång till Tjänster (t.ex. tidigare skickade fakturor).

9.3 Till Prenumerationen kan Kunden, beroende på Prisplan, välja till (addera) ett antal Tjänster. Tjänsterna delas in i olika kategorier. Vilka Tjänster som finns, vilken kategori de tillhör samt deras respektive pris framgår av vid var tid gällande prislista (www.bokio.se/priser). Om inte annat följer av informationen i prislistan gäller följande betalningsvillkor för respektive kategori av Tjänster:

9.3.1 Tillägg, som vid addering till Prenumerationen får samma bindningstid som Prenumerationen och som därmed gäller under hela kvarstående Avtalsperioden (ett kvartal eller ett år). Tillägg förlängs automatiskt tillsammans med Prenumerationen om inte Tillägget sagts upp. Ett Tillägg betalas som en engångskostnad i samband med att den adderas till Prenumerationen och beräknas på antal återstående månader av Prenumerationen, avrundat till den lägre (exempel: om ett tillägg till ett pris av 99 kr adderas till Prenumerationen och 7,5 månad återstår av Prenumerationen debiteras för 7 månader, dvs. 7 * 99 kr). Minsta debitering är dock en månad (exempel: om ett tillägg till ett pris av 99 kr adderas till Prenumerationen och 0,5 månad återstår av Prenumerationen debiteras för 1 månad, dvs. 1 * 99 kr).

9.3.2 Transaktionskostnader, där kostnaden baseras på Kundens användning månad för månad, sammanställs kalendermånadsvis och debiteras nästkommande månad.

9.3.3 Extratjänster, Tjänster som har en engångskostnad och som betalas i förskott.

9.4 Priset för respektive Tjänst (Prenumeration, Tillägg, Transaktionskostnad och Extratjänster) är den som vid beställningstillfället (alternativt, för Transaktionskostnad, vid användningen) framgår i Bokios vid var tid gällande prislista (https://www.bokio.se/priser/), alternativt i enlighet med vad som anges i samband med tecknandet av den enskilda Tjänsten. Lagstadgad mervärdesskatt och andra allmänna skatter eller avgifter samt eventuell frakt tillkommer på priset.

9.5 Bokio har rätt att höja priserna genom att senast trettio (30) dagar innan prishöjningen informera Kunden. För Prenumerationer (dvs. Tjänster som omfattas av en Avtalsperiod, inkluderat Tillägg) börjar det nya priset att gälla först när nästa Avtalsperiod börjar.

9.6 Ytterligare betalningsvillkor, vilka är en del av dessa Villkor, framgår av vid var tid gällande prislista (https://www.bokio.se/priser/). Om inte annat framgår av betalningsvillkoren eller enligt särskild överenskommelse ska betalning erläggas mot faktura, vilken ska betalas senast 10 dagar efter fakturadatum.

9.7 Vid dröjsmål med betalning ska dröjsmålsränta utgå efter en årlig räntesats om 16 procent. Bokio äger även rätt att ta ut en förseningsavgift i enlighet med vad som anges i tillämplig lag.

9.8 Om betalning inte sker på angiven förfallodag har Bokio rätt att stänga av Kundens tillgång till Plattformen och Tjänsterna, vilket inkluderar Kundens tillgång till Kundens Data. För att Kunden ska få åtkomst till Kundens Data krävs att Kunden erlägger betalning för utestående fordran till Bokio samt köper en Prisplan på en Prenumeration för aktuell period.

Avsnitt: 10 Bokio Företagskonto  (powered by Svea Bank AB)

Helt nytt avsnitt. Information som tidigare funnits i Hjälpartiklar men nu “förstärks” genom att läggas med i villkoren. Information om att Svea Bank är kundägare och ensam beslutsfattare för om en kund får öppna ett Bokio Företagskonto eller inte. Införande av en inaktivitetsavgift, innebärandes att kunder som inte har uppdragit till Svea Bank att dela information med Bokio alternativt inte använder Bokio Företagskonto aktivt kan komma att påföras en avgift om 149 kr/mån.

Avsnitt: 11 Ansvarsbegränsning

Kommentar: Ett antal punkter är tillagda och förtydligar att det är kunden och enbart kunden som ansvarar för att kundens bokföring är korrekt. Det är även kunden som är ansvarig för hur fakturor m.m. bokförs och Bokio har inget ansvar för externa händelser som kan påverka åtkomsten till tjänsterna.

Ny:

11.3 Bokio har under inga omständigheter något ansvar för hur Kunden har bokfört eller att Kundens förda bokföring uppfyller dess bokföringsskyldighet i enlighet med vid var tid gällande lagstiftning.

11.4 Kunden ansvarar för att bokföringsunderlag (t.ex. fakturor och kvitton) hanteras enligt kraven i bokföringslagen och annan tillämplig lagstiftning. Om Kunden laddat upp bokföringsmaterial i Tjänsten så ansvarar Kunden för att spara bokföringsmaterialet i det format som det erhölls i enlighet med vad som gäller enligt bokföringslagen.

11.5 Bokio ansvarar inte för att tolkning av leverantörsfakturor, lämnade förslag av kontering och annat bokföringsunderlag blir korrekt. Bokio ansvarar inte heller för fel som beror på Kunden, Användare, eller någon annan som Bokio inte ansvarar för, till exempel andra leverantörer som Kunden har ingått avtal med som är kopplade till Bokios Tjänster.

11.6 Eftersom Bokios Tjänster är beroende av internet kan problem med internet såsom avbrott, fördröjningar, buggar och liknande hinder mellan Tjänsten och Användaren medföra att Tjänsten inte fungerar som den ska. Eftersom problem med internet ligger utanför Bokios kontroll är detta inte ett fel i Tjänsten och ska inte heller räknas in när Tjänstens tillgänglighet beräknas.

11.7 Bokio ansvarar inte för avbrott, fördröjningar, buggar och liknande hinder som ligger utanför Bokios kontroll och som gör att av Kunden tillagt Tillägg, Prenumeration eller Extratjänst inte fungerar. Sådana problem ska inte räknas som ett fel i Tjänsten och inte räknas in när Tjänstens tillgänglighet beräknas. Kunden har inte heller någon rätt till återbetalning med anledning av ett problem enligt denna punkt.

Avsnitt: 12 Friskrivning för fel

Inga ändringar

Avsnitt: 13 Force Majeure

Inga ändringar

Avsnitt: 14 Immateriella rättigheter

Inga ändringar

Avsnitt: 15 Överlåtelse

Inga ändringar

Avsnitt: 16 Ändringar

Inga ändringar

Avsnitt: 17 Meddelanden

Tidigare:

14.3. Har Bokio skickat meddelande till Kundens senast uppgivna adress, ska meddelandet anses ha kommit Kunden tillhanda senast den sjunde dagen efter avsändandet. Meddelande som sänts via Tjänsterna eller till kundens uppgivna e-postadress ska anses ha nått Kunden omedelbart.

Ny:

17.3 Har Bokio skickat meddelande till Kundens senast uppgivna postadress, ska meddelandet anses ha kommit Kunden tillhanda senast den sjunde dagen efter avsändandet. Meddelande som sänts via Tjänsterna eller till kundens uppgivna e-postadress ska anses ha nått Kunden omedelbart.

Avsnitt: 18 Ogiltighet

Inga ändringar

Avsnitt: 19 Behandling av personuppgifter

Inga ändringar

Avsnitt: 20 Kundens Data

Kommentar: Bokio får precis som tidigare enbart använda Kundens Data i den utsträckning som framgår av villkoren och det är kunden som ansvarar för sin egen data. Precis som tidigare är det också kundens ansvar att exportera den data som kunden vill exportera innan en prenumeration sägs upp. Förtydliganden att Bokio efter avtalets slut har rätt att använda Kundens Data i anonymiserad och aggregerad form. Nytt att data kan komma att delas med bolag inom Bokios koncern och att Bokio förbehåller sig rätten att ge ut Kundens Data till den person som företräder kunden (t.ex. en konkursförvaltare).

Tidigare:

17.1. Om inte annat anges i de här Allmänna Villkoren äger Kunden samtliga rättigheter till Kundens Data, och inga sådana rättigheter, eller del därav ska övergå till Bokio. I samband med upphörande av avtalet mellan Bokio och Kunden är det Kundens ansvar att ta ut all Kundens Data från Plattformen.

17.2. Bokio äger rätt att använda Kundens Data, för (i) drift, underhåll och utveckling av Plattformen och Tjänsterna, (ii) att erbjuda Kunden och tredje part nya tjänster, samt (iii) administration av kundkontakter, support och skräddarsydd information om och marknadsföring av Bokios tjänster eller produkter.

17.3. Bokio äger vidare rätt att framställa statistik med hjälp av Kundens Data. Statistik som Bokio framställt i enlighet med denna punkt utgör Bokios egendom i den mån sådan statistik är avidentifierad, oaktat att sådan statistik baseras på information som tillhör Kunden.

17.4. Bokio förbehåller sig rätt att lagra och behandla information från Kunden på en server som kan finnas utanför det land där Kunden har sin verksamhet.

17.5. I det fall Kundens Data innefattar personuppgifter äger Bokio endast rätt att behandla sådana personuppgifter i enlighet med punkt 16.

Ny:

20.1 Bokio får inte använda Kundens Data i annan utsträckning än vad som framgår av dessa Villkor.

20.2 För tillgång till Kundens Data krävs en aktiv Prenumeration. För det fall Kunden avser att säga upp en Prenumeration är det Kundens ansvar att ta ut all Kundens Data från Plattformen. Export av Kundens Data måste vara slutförd innan Avtalsperioden är slut. Bokio har ingen skyldighet och inget ansvar att tillhandahålla Kundens Data till Kund som inte längre har någon Prenumeration. Bokio har emellertid en skyldighet att återlämna de personuppgifter som kan finnas i Kundens Data om Kund, i samband med Villkorens upphörande, uttryckligen begär återföring av personuppgifter i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet i Bilaga 1.

20.3 Bokio äger under Avtalsperioden rätt att använda Kundens Data, för (i) drift, underhåll och utveckling av Plattformen och Tjänsterna, (ii) att erbjuda Kunden och tredje part nya tjänster, samt (iii) administration av kundkontakter, support och skräddarsydd information om och marknadsföring av Bokios Tjänster och Plattformen.

20.4 Bokio äger såväl under Avtalsperioden som efter rätt att kompilera, insamla, kopiera, ändra, publicera, överlåta, sammanfoga med annan data och på annat sätt använda anonymiserad och aggregerad data som genererats av eller baserats på Kundens Data.

20.5 I samband med att Tjänsterna tillhandahålls kan Bokio komma att dela Kundens Data med andra företag i Visma-koncernen under samma villkor och begränsningar som beskrivs i dessa Villkor och i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet i bilaga 1.

20.6 Bokio förbehåller sig rätt att lagra och behandla information från Kunden på en server som kan finnas utanför det land där Kunden har sin verksamhet.

20.7 Bokio kan komma att dela Kundens Data med till Bokio närstående bolag, leverantörer och partners för att leverera Tjänsterna och uppfylla Villkorens syften, inklusive att erbjuda ytterligare moduler, tjänster och tillägg, serviceförbättringar och efterleva rättigheterna och skyldigheterna i Villkoren. Information kan delas med tredje part som en del av ett kommersiellt samarbete knutet till Tjänsterna, till exempel för att utveckla och erbjuda ytterligare moduler eller tillägg till Tjänsterna.

20.8 Bokio förbehåller sig rätten att tillhandahålla Kundens Data till Huvudadministratören eller till annan behörig företrädare för Kunden (efter säkerställd identifiering), oavsett avtalsstruktur, såväl under Avtalsperioden som efter. Efter att Kundens Prenumeration har löpt ut har Bokio emellertid inga skyldighet att tillhandahålla Kundens Data.

20.9 Kunden är personuppgiftsansvarig för de eventuella personuppgifter som återfinns i Kundens Data. Bokio äger endast rätt att behandla sådana personuppgifter i enlighet med avsnitt 19.

Avsnitt: 21 Lagringstjänst

Helt nytt avsnitt. Genom lagringstjänsten införs en tjänst där Bokio fortsätter att lagra Kundens Data så länge som lagstiftningen kräver, förutsatt att inte villkoren har sagts upp. Om lagringstjänsten missbrukas av kunden har dock Bokio rätt att sluta lagra datan.

Avsnitt: 22 Sekretess

Inga förändringar

Avsnitt: 23 Avtalsperiod och uppsägning

Kommentar: Inga förändringar i uppsägningstid, precis som tidigare gäller att uppsägning måste ske senast dagen innan en ny avtalsperiod påbörjas. De tillägg som införts i nya prisplanerna har samma uppsägningstider som en prenumeration. Att en prenumeration sägs upp innebär inte att villkoren sägs upp. Om kunden helt vill avsluta avtalsförhållandet med Bokio måste villkoren sägas upp. Då kommer inte heller Bokio lagra Kundens Data längre.

Tidigare:

19.1. Avtalstid är samma period som betalningsperioden. Uppsägning måste göras senast dagen innan en ny betalningsperiod påbörjas. Om Tjänsterna inte sägs upp senast dagen innan en ny betalningsperiod påbörjas förlängs avtalet automatiskt med samma period. Kunden är då skyldig att betala för nästa betalningsperiod.

19.2. Vid upphörande av Tjänsterna som tillhandahålls inom ramen för de här Allmänna Villkoren har Kunden att erlägga samtliga utestående avgifter. Därefter har ingen av parterna några anspråk på den andra parten till följd av Tjänsternas upphörande.

19.3. För Tjänster som inte omfattas av betalningsperiod och om inget annat anges i förhållande till de specifika Tjänsterna som tillhandahålls inom ramen för de här Allmänna Villkoren, kan vardera part, utan angivande av skäl, när som helst säga upp Tjänsterna med iakttagande av trettio (30) dagars skriftligt varsel. Bokio har även rätt att säga upp Kund genom att skicka meddelande härom till Kund trettio (30) dagar innan en ny betalningsperiod börjar alternativt, för det fall Kund eller Kunds Användare har brutit mot dessa Allmänna Villkor, omedelbart.

Ny:

23.1 Om Kunden önskar säga upp Prenumeration och/eller ett Tillägg måste sådan uppsägning göras senast dagen innan en ny Avtalsperiod påbörjas. Om Prenumerationen och/eller Tillägget inte sägs upp senast dagen innan en ny Avtalsperiod påbörjas förlängs avtalet automatiskt med samma period (ett kvartal eller ett år). Kunden är då skyldig att betala för nästa Avtalsperiod. Uppsägning av Prenumeration innebär inte en uppsägning av Villkoren.

23.2 Om Kunden inte längre önskar använda de Tjänster som tillhandahålls inom ramen för dessa Villkor kan Kunden säga upp Villkoren till upphörande vid utgången av Avtalsperioden för ingången Prenumeration med minst trettio (30) dagars uppsägningstid. Om Kunden inte har någon aktiv Prenumeration kan Villkoren sägas upp med trettio (30) dagars uppsägningstid. 

23.3 Bokio har, utan angivande av skäl, rätt att säga upp Kund genom att skicka e-postmeddelande härom till Kundens Huvudadministratör trettio (30) dagar innan en ny Avtalsperiod börjar. För det fall Kund eller dess Kundhandläggare har brutit mot dessa Villkor, har Bokio rätt att säga upp Villkoren omedelbart.

23.4 Bokio har alltid rätt att säga upp Villkoren med omedelbar verkan om (i) Kunden eller dess ledning har dömts eller misstänks bryta mot lokala lagar; eller (ii) Kunden eller dess ledning är eller blir föremål för, eller verkar i ett land som är eller blir föremål för, de sanktioner som EU eller FN från tid till annan inför. 

23.5 Om Kunden hamnar på obestånd, eller överlåter en väsentlig del av sina tillgångar till förmån för borgenärer eller om Kunden förbinder sig eller hotar Bokio att vidta olagliga eller kränkande åtgärder, kan Bokio stänga av Kundens och/eller dess Kundhandläggares åtkomst eller begränsa den, tills ärendet är löst. Bokio förbehåller sig rätten att säga upp Villkoren om Kunden inte åtgärdar eller korrigerar sina åtgärder inom rimlig tid.

23.6 Uppsägning av Villkoren påverkar aldrig Kundens betalningsskyldighet för redan ingången Prenumeration, Tillägg eller för Transaktionskostnader och Extratjänster. Kunden har alltid att erlägga samtliga utestående avgifter och först därefter har ingen av Parterna några anspråk på den andra Parten till följd av Villkorens upphörande.

23.7 Vid uppsägning av Villkoren kommer Bokio inte lagra Kundens Data i enlighet med vad som är föreskrivet om Lagringstjänsten (avsnitt 21).

Avsnitt: 24 Tvistelösning och tillämplig lag

Inga förändringar

Avsnitt: Personuppgiftsbiträdesavtal

Kommentar: Tydliggör att personuppgifter som tillhör kunden ska raderas inom 90 dagar från det att avtalet upphör att gälla. Nytt är att de underbiträden som Bokio använder finns tillgängliga via Visma Trust Center. Justering vad gäller säkerhetsklausuler vid överföring av personuppgifter utanför EU/EES för att vara i överensstämmande med GDPR.

Tidigare:

3.12 Personuppgiftsbiträdet ska, beroende på vad den Personuppgiftsansvarige väljer, radera eller återföra samtliga Personuppgifter till den Personuppgiftsansvarige vid utgången av detta Biträdesavtals giltighetstid och radera befintliga kopior därav om inte EU-lagstiftning (inklusive lagarna i dess medlemsstater) kräver lagring av Personuppgifterna. Personuppgiftsbiträdets ansvar enligt denna punkt 3.12 gäller endast sådant ansvar för radering och återföring av Personuppgifter som följer av Tillämplig Dataskyddslagstiftning.

Ny:

3.12 Personuppgiftsbiträdet ska radera samtliga Personuppgifter inom 90 dagar från utgången av detta Biträdesavtals giltighetstid. För det fall den Personuppgiftsansvarige så begär inom Biträdesavtalets giltighetstid ska Personuppgifterna återförs till den Personuppgiftsansvarige vid utgången av Biträdesavtalet och Personuppgiftsbiträdet ska därefter radera befintliga kopior. Radering ska emellertid inte ske om EU-lagstiftning (inklusive lagarna i dess medlemsstater) kräver lagring av Personuppgifterna. Personuppgiftsbiträdets ansvar enligt denna punkt 3.12 gäller endast sådant ansvar för radering och återföring av Personuppgifter som följer av Tillämplig Dataskyddslagstiftning.

Tidigare:

6.2 På den Personuppgiftsansvariges begäran ska Personuppgiftsbiträdet tillhandahålla en lista över sådana Underbiträden som Personuppgiftsbiträdet anlitar. Personuppgiftsbiträdet ska informera den Personuppgiftsansvarige om eventuella planer på att anlita nya Underbiträden eller ersätta Underbiträden, så att den Personuppgiftsansvarige har möjlighet att göra invändningar mot sådana förändringar. Den Personuppgiftsansvarige ska framföra eventuella invändningar mot nya eller ersatta Underbiträden inom fem (5) arbetsdagar från den dag då Personuppgiftsbiträdet meddelade den Personuppgiftsansvarige om det nya eller ersatta Underbiträdet. Personuppgiftsansvarige ska inte invända mot att nya Underbiträden anlitas eller att Underbiträden ersätts, förutsatt att det nya Underbiträdet ger tillräckliga garantier om att genomföra tekniska och organisatoriska åtgärder på ett sådant sätt att Behandlingen uppfyller kraven i Tillämplig Dataskyddslagstiftning och säkerställer att de Registrerades rättigheter skyddas. Om den Personuppgiftsansvarige inte har framfört några invändningar mot ett nytt eller ersatt Underbiträde inom tidsfristen ska den Personuppgiftsansvarige anses ha accepterat Underbiträdet. Om den Personuppgiftsansvarige framför invändningar mot ett nytt eller ersatt Underbiträde inom tidsfristen ska Personuppgiftsbiträdet ha rätt att säga upp Avtalen Parterna har enligt punkt 1.1 i detta Biträdesavtal med omedelbar verkan eller i enlighet med Parternas överenskommelse.

Ny:

6.2 En lista över för var tid gällande anlitade Underbiträden finns tillgängliga på följande länk: https://www.visma.com/trust-centre. Den Personuppgiftsansvarige har möjlighet att göra invändningar mot nya eller ersatta Underbiträden inom tio (10) arbetsdagar från den dag då listan över anlitade Underbiträden uppdaterades. Personuppgiftsansvarige ska inte invända mot att nya Underbiträden anlitas eller att Underbiträden ersätts, förutsatt att det nya Underbiträdet ger tillräckliga garantier om att genomföra tekniska och organisatoriska åtgärder på ett sådant sätt att Behandlingen uppfyller kraven i Tillämplig Dataskyddslagstiftning och säkerställer att de Registrerades rättigheter skyddas. Om den Personuppgiftsansvarige inte har framfört några invändningar mot ett nytt eller ersatt Underbiträde inom tidsfristen ska den Personuppgiftsansvarige anses ha accepterat Underbiträdet. Om den Personuppgiftsansvarige framför invändningar mot ett nytt eller ersatt Underbiträde inom tidsfristen ska Personuppgiftsbiträdet ha rätt att säga upp Avtalen Parterna har enligt punkt 1.1 i detta Biträdesavtal med omedelbar verkan eller i enlighet med Parternas överenskommelse.

Tidigare:

7.1 Personuppgiftsbiträdet kan komma att överföra Personuppgifter till andra länder, både inom och utom EU/EES. För det fall en överföring till ett land utom EU/EES är aktuell ska Parterna var för sig vidta sådana åtgärder som krävs för att överföringen ska ske i enlighet med Tillämplig Dataskyddslagstiftning.

7.2 I det fall Personuppgiftsbiträdet anlitar Underbiträden och ett sådant anlitande involverar Behandling av Personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning, ger den Personuppgiftsansvarige härmed fullmakt till Personuppgiftsbiträdet att för den Personuppgiftsansvariges räkning och i dess namn ingå de avtal som krävs enligt Tillämplig Dataskyddslagstiftning för att Personuppgiftsbiträdet ska kunna överföra Personuppgifter till Underbiträden utanför EU/EES, vilket kan inkludera ingående av bindande avtal i enlighet med EU-kommissionens standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till ett land utanför EU/EES (i vilka den Personuppgiftsansvarige ska anses som uppgiftsutförare och, beroende på vad som är tillämpligt, Personuppgiftsbiträdet eller Underbiträdet som uppgiftsinförare).

Ny:

7.1 Parterna har överenskommit att Personuppgifter får överföras av Personuppgiftsbiträdet till Underbiträden i ett land utanför EU/EES. Vid sådan överföring ska Personuppgiftsbiträdet tillse att lämpliga skyddsåtgärder vidtas för överföringen av Personuppgifterna i enlighet med Tillämplig Dataskyddslagstiftning. Sådana lämpliga skyddsåtgärder kan inbegripa, men är inte begränsade till, att Personuppgiftsbiträdet ingår bindande avtal med Underbiträden i enlighet med EU-kommissionens standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till ett land utanför EU/EES. Överföring till ett land utanför EU/EES kan även baseras på ett giltigt beslut om adekvat skyddsnivå av Europeiska kommissionen.

Sammanfattningen är en allmän redogörelse av ändringarna i villkoren och inte nödvändigtvis heltäckande. Det är alltid kundens ansvar att ta del av de kompletta villkoren. Om kunden inte accepterar villkoren ska Bokios tjänster inte användas.