Hur skapar jag en återkommande faktura?

Med återkommande fakturor i Bokio behöver du inte lägga ner extra jobb på att skapa nya fakturor som du skickar till kunder på återkommande basis. Istället skapar Bokio dina utkast som är redo när du vill skicka dem.

Du slipper också oroa dig för om du skulle ha glömt eller redan skickat en faktura till kunden. Med återkommande fakturor kan du automatisera din fakturering, undvika misstag och få stenkoll på din försäljning!

Vad är en återkommande faktura?

Återkommande fakturor, även kallat avtalsfakturering, innebär att du skapar fakturor till kunder som ska faktureras på fasta tidsintervaller, såsom månadsvis eller kvartalsvis. Du skapar enkelt en återkommande faktura med det som ska faktureras och Bokio genererar nya fakturautkast i det tidsintervall du har valt.

Skapa en återkommande faktura

Börja med att skapa en faktura precis som vanligt. Klickar i checkboxen Återkommande faktura under rubriken Villkor för att välja att fakturan ska skapas på återkommande basis .

Du kommer först få välja "Nästa fakturadatum", vilket är den dag den allra första fakturan (fakturautkast) kommer att skapas.

Därefter väljer du med vilken frekvens fakturan ska skapas. Frekvensen kan vara veckovis, månadsvis, kvartalsvis eller årsvis.

När du är helt klar med fakturan, klicka på Skapa återkommande faktura (inget skickas till din kund än). Denna återkommande faktura kommer fungera som en mall för kommande fakturautkast.

Du hamnar därefter på sidan för den återkommande fakturan som ger en översikt på de inställningar och frekvens du valt. Här kommer du också kunna se när nästa fakturautkast kommer att skapas. När flera fakturor har skapats så kan du se dem under historiken och navigera till dem genom att klicka på länkarna.

Fakturor skapas som utkast

Fakturor som genereras från den återkommande fakturan kommer att skapas som Utkast som du själv publicerar och skickar till din kund. Just nu så kan inte fakturan publiceras eller skickas automatiskt men det är något vi planerar att lägga till i framtiden.

Ett tips för att hitta ett fakturautkast som skapats från en återkommande faktura är att kolla efter faktura med status Utkast under fliken Pågående fakturor. 

Översikt av alla återkommande fakturor

Alla återkommande fakturor samlas under Fakturering → Återkommande fakturor. Där går det att se vilka återkommande fakturor som är aktiva, summan som faktureras hittills samt se vilket datum nästa faktura-utkast planeras att skapas.

Påminnelser när ett fakturautkast har skapats

För att inte missa när ett fakturautkast har skapats så sammanställer vi de återkommande fakturor som genererats per dag i en notis vilket gör det enklare att få en bra överblick. Gå till Inställningar → Hantera notiser för att slå på de inställningar du vill ha under Återkommande faktura har genererats.

Utkast läggs till i Saker att göra

Ännu ett initiativ för att du som företagare inte ska missa när ett fakturautkast har skapats så läggs de till i Att göra → Saker att göra under rubriken "Granska" och "Fakturor". Den försvinner först efter att du har publicerat fakturan eller tagit bort den.

Redigera eller sluta skapa återkommande fakturor

Vill du stoppa en återkommande faktura? Gå till aktuell återkommande faktura genom Fakturering → Återkommande fakturor. Klicka på flervalsmenyn (...) → välj Sluta skicka återkommande faktura. 

I den menyn finner du även möjligheten att redigera fakturan. Det kan vara nödvändigt ifall priser ändras eller om något annat behöver redigeras på fakturorna till kunden.

Om du vill skapa en ny återkommande faktura baserad på en befintlig så kan du välja Kopiera återkommande faktura i menyvalet.