Automatisk avprickning av fakturor

Använder du Bokio Företagskonto? Då kan du aktivera automatisk avprickning av dina kundfakturor!

  • Kunden betalar in till ditt företagskonto
  • Inbetalningen bokförs direkt i Bokio
  • Använder du OCR-nummer som referens och kunden anger korrekta uppgifter så kommer inbetalningen att registreras mot den aktuella fakturan helt automatiskt.

Längre ner kan du också läsa om hur du hanterar fakturor som inte lyckas prickas av automatiskt (dvs. även om kunden betalat), exempelvis om din kund inte skrivit in rätt OCR. Då får du pricka av och matcha transaktionen mot fakturan manuellt istället.

Aktivera automatisk avprickning

För att automatisk avprickning av dina fakturor ska fungera måste du först ställa in att använda bankgiro och OCR som standard på ditt Bokio Företagskonto.

Om du vid aktiveringen inte valde att ställa in bankgirot för erat Bokio företagskonto och OCR som standardkonto för fakturabetalningar, dvs då du fakturerar dina kunder, så kan du göra det i efterhand. Det du behöver göra är att aktivera OCR-nummer, ange det bankgironummer kopplat till ditt Bokio Företagskonto som betalmetod på dina fakturor samt aktivera Automatisk bokföring av fakturahändelser. Läs vidare för instruktioner i hur du uppdaterar detta.  

OCR-nummer måste vara aktiverat på dina fakturor. Det gör du enkelt genom att gå in under Inställningar → (Fakturor) Betalningsalternativ. Du kan också lägga till detta när du skapar en kundfaktura genom att gå in och redigera ditt företags uppgifter högst upp på fakturan och under Hur tar du emot betalningar? väljer att lägga till OCR-nummer. Läs mer om hur du aktiverar OCR-nummer.

Du behöver också se till att bankgirot för Bokio Företagskonto är tillagt som betalmetod på fakturan för att kunden ska betala in till rätt konto. Det här gör du på samma ställe som du aktiverar OCR-nummer under Inställningar → (Fakturor) Betalningsalternativ. Bankgirot hittar du i din bankinkorg under fliken Bank. Du har alltid möjlighet att ändra betalmetod då du skapar en ny faktura.

Till sist behöver du aktivera Automatisk bokföring av fakturahändelser. Det här gör du genom att gå in under Inställningar  Fakturor  Automatiska bokföring och aktivera funktionen.

 

Matcha inbetalning manuellt

Använder du ej OCR-nummer, alternativt om kunden anger fel OCR, så kommer du manuellt få koppla inbetalningen till rätt faktura. Detta gör du genom att gå in under Transaktioner att bokföra, väljer den/de betalning(ar) du vill matcha mot en kundfaktura, klickar på redigera-knappen och väljer därefter Matcha manuellt.

 

Skulle inbetalningen däremot matcha med summa och förfallodatum på kundfakturan så kan matchningen ske automatiskt men du måste däremot själv klicka på att registrera och bokföra. I exemplet nedan så stämmer transaktionen överens med en fakturas totalsumma och förfallodatum. Bokio föreslår då att matcha transaktionen mot fakturan.

Ångra manuell matchning

Om du vill koppla bort en matchning går du in på den aktuella fakturan under Fakturering. Klicka på papperskorg-ikonen på den inbetalningen du vill ta bort. När du har raderat en betalning så hamnar den återigen i listan på Transaktioner att bokföra.  

 

Läs mer