Automatisk avprickning av fakturor
Använder du Bokio Företagskonto? Då kan du aktivera automatisk avprickning av dina kundfakturor!
- Kunden betalar in till ditt företagskonto
- Inbetalningen bokförs direkt i Bokio
- Använder du OCR-nummer som referens och kunden anger korrekta uppgifter så kommer inbetalningen att registreras mot den aktuella fakturan helt automatiskt.
Längre ner kan du också läsa om hur du hanterar fakturor som inte lyckas prickas av automatiskt (dvs. även om kunden betalat), exempelvis om din kund inte skrivit in rätt OCR. Då får du pricka av och matcha transaktionen mot fakturan manuellt istället.
Aktivera automatisk avprickning
För att automatisk avprickning av dina fakturor ska fungera måste du först ställa in att använda bankgiro och OCR som standard på ditt Bokio Företagskonto. Detta kan du göra i samband med att du aktiverar ditt Bokio Företagskonto.
Om du vid aktiveringen inte valde att ställa in ditt Bokio Företagskonto bankgiro och OCR som standardkonto för fakturabetalningar, dvs då du fakturerar dina kunder, så kan du göra det i efterhand. Det du behöver göra är att aktivera OCR-nummer, välja Bokio Företagskonto som betalmetod på dina fakturor samt aktivera Automatisk bokföring av fakturahändelser. Läs vidare för instruktioner i hur du uppdaterar detta.
OCR-nummer måste vara aktiverat på dina fakturor. Det gör du enkelt då du skapar en kundfaktura genom att gå in och redigera ditt företags uppgifter högst upp på fakturan och under Hur tar du emot betalningar? väljer att lägga till OCR-nummer. Läs mer om hur du aktiverar OCR-nummer.
Du behöver också se till att ditt Bokio Företagskonto är tillagt som betalmetod på fakturan för att kunden ska betala in till rätt konto. Det här gör du på samma ställe som du aktiverar OCR-nummer. Här kan du välja om du vill använd ditt kontonummer eller bankgiro. Kontonumret hittar du under Bank-fliken och kontoinformation. Bankgirot hittar du i din bankinkorg under Bank-fliken. Du har alltid möjlighet att ändra betalmetod då du skapar en ny faktura.
Till sist behöver du aktivera Automatisk bokföring av fakturahändelser. Det här gör du genom att gå in under Inställningar → Fakturor → Automatiska bokföring och aktivera funktionen.
Matcha inbetalning manuellt
Använder du ej OCR-nummer, alternativt om kunden anger fel OCR, så kommer du manuellt få koppla inbetalningen till rätt faktura. Detta gör du genom att gå in under Transaktioner att bokföra, väljer den betalning du vill matcha mot en kundfaktura, klickar på redigera-knappen och väljer därefter Matcha manuellt.
Skulle inbetalningen däremot matcha med summa och förfallodatum på kundfakturan så kan matchningen ske automatiskt men du måste däremot själv klicka på att registrera och bokföra. I exemplet nedan så stämmer transaktionen överens med en fakturas totalsumma och förfallodatum. Bokio föreslår då att matcha transaktionen mot fakturan.
Ångra manuell matchning
Om du vill koppla bort en matchning går du in på den aktuella fakturan under Fakturering. Klicka på papperskorg-ikonen på den inbetalningen du vill ta bort. När du har raderat en betalning så hamnar den återigen i listan på Transaktioner att bokföra.
