Så här bokför du julgåva till anställda 2021

Så här bokför du julgåva till anställda 2021

Har du köpt julgåva till anställda? I den här artikeln går vi igenom hur du bokför detta rätt enligt reglerna som gäller 2021. Vi tittar även på vad som gäller för julgåva till kunder.

Vad är en julgåva?

Det är inte sällan som företag ger en gåva till sina anställda i samband med jul för att visa uppskattning. Ibland även till kunder för att bevara den goda kundrelationen och tacka för året som varit.

När man pratar om gåvor, i detta fall julgåvor, så måste man först titta på vad det är för slags gåva och till vem gåvan är. Vad gäller skattefria gåvor så finns lite olika regler. Vi börjar med julgåva till anställda.

Julgåva till anställda

För gåvor till anställda så är huvudregeln att gåvor från arbetsgivaren är skattepliktiga. Vi har här dock undantag i form av jubileumsgåvor, minnesgåvor och slutligen julgåvor.

Julgåva till anställda är i normala fall skattefritt om värdet inte överstiger 500 kr inkl. moms. I värdet så är ej kostnad för transport m.m. inräknat. Från första kronan över 500 kr så är alltså gåvan skattepliktig. Observera att gåvor i form av pengar, eller något som kan bytas ut mot pengar, inte räknas som en skattefri julgåva. Ett presentkort (som inte kan bytas mot pengar) är däremot godkänt. Gåvan måste även ges till alla eller en större grupp av de anställda för att skattefrihet ska tillämpas.

Sedan början av coronapandemin i 2020 finns dock tillfälliga regler när det kommer till skattefria gåvor. Då infördes en höjning som innebar att arbetsgivare kunde ge en extra gåva per anställd, dvs utöver julgåvan, till ett värde av 1 000 kr inkl. moms. Den 1 maj i år så gjordes ytterligare en höjning till 2 000 kr inkl. moms, vilken gäller under hela året (även retroaktivt från 1 januari 2021). Det här innebär att en arbetsgivare idag kan kombinera julgåvan på 500 kr och den tillfälliga gåvan på 2 000 kr och därmed ge sina anställda en julgåva till ett värde av 2 500 kr inkl. moms per anställd utan att det förmånsbeskattas.

Observera att den avdragsgilla summan gäller för det totala värdet av gåvor under året. Skulle en anställd vid tidigare tillfälle exempelvis fått en gåva till ett värde av 1 000 kr inkl. moms så är det resterande värdet för julgåvan 1 500 kr inkl. moms.

Läs mer om reglerna för julgåva hos Skatteverket

Bokför julgåva till anställda

Uppfyller julgåvan ovanstående kriterier för avdragsgillt, så ska konto 7631 (Personalrepresentation, avdragsgill) debiteras. I Bokio så kan du bokföra det manuellt genom att kreditera det konto du har betalat med och sedan debitera 7631 samt konto för ingående moms (konto 2640).

19XX* Kredit Totalsumma
2640 (Ingående moms) Debet Summa moms
7631 (Personalrepresentation, avdragsgill) Debet Summa exkl. moms

I exemplet har vi köpt julgåva till 12 personer för 2 500 kr/st. Det bokförs manuellt så här:

Bokför julgåva till anställda

I vanliga fall så bokförs skattepliktiga julgåvor till anställda som avdragsgilla men momsen på den skattepliktiga delen får inte dras av utan bokförs istället som en kostnad. Med de tillfälliga reglerna gällande coronagåva så får hela värdet av gåvan och momsen, även om det överstiger 2 500 kr/st bokföras som avdragsgillt. Det som däremot gäller är att den överskridande delen måste beskattas av den anställde.

Skulle vi köpa en julgåva till 1 person för 3 000 kr så kan det enligt reglerna som gäller fram till 31 december 2021 bokföras så här:

19XX* Kredit 3000
7631 Debet 2400
2640 Debet 600

De 500 kr som överskrider det skattefria beloppet måste dock tas upp på den anställdes lön som en skattad förmån. I Bokio lönehantering kan du lägga till en lönerad "Annan förmån" som du hittar under "Skattade förmåner" bland lönealternativen. Du fyller i summan som ska beskattas, i detta fall 500kr. Det kommer sedan bokföras så här på lönen:

7389 (Övriga kostnader för förmåner) Debet 500
7399 (Motkonto skattepliktiga förmåner) Kredit 500

Julgåva kunder

Till kunder så är gåvor generellt i praktiken enbart avdragsgilla om det är fråga om representationsgåvor eller reklamgåvor. För julgåva gäller samma sak vilket innebär att den måste bedömas som antingen en representations- eller reklamgåva. Om inte kriterierna uppfylls så är julgåvan ej avdragsgill.

Representationsgåva

En representationsgåva är personlig och lämnas i omedelbar anslutning till ett så kallat representationstillfälle, dvs då det finns ett samband mellan utgiften i fråga och verksamheten. Gåvan kan exempelvis vara en bok, chokladkartong eller blomma och är avdragsgill med 300 kr plus moms (per person). Belopp över denna summa är ej avdragsgillt.

Om gåvan uppfyller kriterierna för ovanstående så bokförs det på konto 6993 (Lämnade bidrag och gåvor). Skulle du köpa en julgåva som per styck kostar mer än 300 kr exkl. moms så bokförs den överskjutande delen på konto 6992 (Övriga externa kostnader, ej avdragsgilla).

I Bokio kan du använda bokföringsmallen Representationsgåva. Fyll i totalsumma, antal gåvor, samt summa moms. Har du köpt en gåva för 300 kr exkl. moms (med momssats 25%) så bokförs det så här:

19XX* Kredit 375
2640 (Ingående moms) Debet 75
6993 (Lämnade bidrag och gåvor) Debet 300

*Välj det betalkonto du betalar med, till exempel 1930 - Företagskonto.

Reklamgåva

En reklamgåva är en enklare massgåva av mindre värde som är avsedd att användas i många olika sammanhang. Det är oftast en presentartikel märkt med företagets logotyp. Avdrag medges för reklamvärdet av gåva, precis som vid representationsgåva, till ett värde av max 300 kr exkl. moms. Om gåvan uppfyller kriterierna för ovanstående så bokförs det på konto 6993. I Bokio kan du använda bokföringsmallen Reklamgåva till kund.