Daniel Cullin

Nya regler för kassaregister 2027

Tar du betalt med kort, Swish eller kontanter? Då har du förmodligen ett kassaregister. Den 1 januari 2027 införs nya krav som ett kassaregister behöver uppfylla. Du som driver företag med kassaregister behöver därför se till att ditt befintliga kassasystem klarar de nya kraven. Vi går igenom allt du behöver veta!

Vad är ett kassaregister? 

Ett kassaregister är den kassa där du registrerar dina försäljningar när en kund betalar på plats. Det kan exempelvis vara en klassisk kassaapparat på disken eller en surfplatta med en ansluten kassa-app. Ibland används ordet kassasystem istället för kassaregister, vilket betyder precis samma sak.

Oavsett hur kassan ser ut gör den tre saker:

• Registrerar varje försäljning
• Tar fram ett kvitto som du erbjuder kunden
• Sparar uppgifterna så att de inte kan ändras i efterhand

Till ett kassaregister ska det finnas en tillhörande kontrollenhet, en sorts digital låda som sparar en säker kopia av varje köp. Kontrollenheten kan vara en liten fysisk dosa eller en tjänst i molnet.

Vad förändras 2027? 

Från den 1 januari 2027 ska alla kassaregister som används uppfylla Skatteverkets föreskrift om krav på kassaregister. Den största förändringen innebär att kassasystem med så kallat journalminne behöver kunna exportera data i ett standardiserat filformat, XML. Det gör det lättare för Skatteverket att kontrollera en verksamhets försäljning.

Det är alltså ingenting som du märker av när du tar betalt av dina kunder, utan det handlar om att det ska bli lättare att kontrollera försäljningen och motverka ekonomisk brottslighet.

Vad betyder det för dig? 

Nyare kassasystem kan ofta uppdateras digitalt, vilket gör att du troligen inte behöver skaffa ett nytt kassasystem.

Om du har ett äldre kassasystem kan du behöva köpa ett nyare som följer de nya kraven. Om du byter system behöver du anmäla detta till Skatteverket inom två veckor från att det implementerats.

Hur vet jag om mitt befintliga kassasystem klarar de nya kraven?

Skatteverket har publicerat listor på sin hemsida med godkända kassasystem och kontrollenheter. Listorna uppdateras löpande, så även om ditt kassasystem saknas kan det ändå uppfylla kraven.

Om du inte hittar ditt kassasystem på Skatteverkets lista kan du helt enkelt kontakta kassaleveratören och fråga ifall ditt kassasystem uppfyller de nya kraven. Leverantören är med största sannolikhet väl insatta i Skatteverkets nya krav och kan enkelt svara på dina frågor.

Vilka företag behöver kassasystem? 

I regel behöver alla företag som tar emot kontant ersättning ha ett kassasystem, exempelvis butiker, restauranger eller frisersalonger. Med kontant ersättning menas inte bara sedlar och mynt, utan även betalningar via betalkort eller Swish innefattas av begreppet.

Undantag – då behöver du inte ha ett kassaregister 

Alla företag behöver inte ha ett kassaregister. Vissa är undantagna direkt, utan att du behöver göra något. Andra kan ansöka om undantag hos Skatteverket.

Försäljning under fyra prisbasbelopp 

Om din kontanta försäljning understiger fyra prisbasbelopp måste du inte ha ett kassasystem. För 2027 innebär det att den kontanta försäljningen är högst 238 400 kronor under räkenskapsåret.

Det är endast kontant betalning (kortbetalning och Swish inkluderat) som räknas. Om du har fakturerat kunder räknas den försäljningen inte in i beloppet.

Särskilda undantag 

Det finns vissa typer av verksamheter som är undantagna från kravet på kassaregister, även om de säljer för mer än fyra prisbasbelopp.

• Verksamheter som är befriade från skattskyldighet, exempelvis staten, regioner, kommuner, konkursbon och allmännyttiga ideella föreningar.
• Taxiverksamhet.
• Distans- och hemförsäljning, till exempel e-handel
• Obemannad försäljning, exempelvis försäljning via varuautomat eller i en automatiserad butik.
• Försäljning av lotterier och vadhållning med licens enligt spellagen, som säljs genom ombud.
• Försäljning av färdbevis från kollektivtrafikföretag.
• Bingo, automatspel och vissa lotterier som anordnas med tillstånd enligt spellagen.

Kan man ansöka om undantag?

Ja. Om du har en särskilt bra anledning till att du inte kan använda ett kassasystem för din verksamhet går det att ansöka om undantag hos Skatteverket. Det är möjligt om:

• det är omöjligt för dig att använda ett kassaregister, eller
• du kan ta fram ett tillförlitligt underlag för skattekontroll på något annat sätt.

Du ansöker om undantag från kraven på kassaregister på Skatteverkets hemsida.

Finns det något alternativ till kassasystem? 

Ja, beroende på hur din verksamhet ser ut finns det några olika vägar att gå. I regel är dock ett kassasystem den absolut smidigaste lösningen om du har många kunder dagligen.

Kontantfaktura 

Ett alternativ till kassaregister är att skriva en faktura samtidigt som kunden betalar, en så kallad kontantfaktura. Den ska uppfylla bokföringslagens krav på en verifikation och innehålla:

• datum när fakturan skapades
• datum när försäljningen skedde
• vad försäljningen gäller
• belopp
• vem köparen är, namn och adress räcker oftast
• verifikationsnummer

Kontantfakturor ska ha löpnummer i en obruten nummerserie under hela räkenskapsåret. Spara en kopia av varje faktura i bokföringen och bokför betalningen senast nästa arbetsdag.

Så skapar du en kontaktfaktura i Bokio.

Fakturera i efterhand 

Fakturerad försäljning omfattas inte av kravet på kassaregister. Om du låter kunden betala mot faktura behöver de försäljningarna alltså inte gå via en kassa.

Håll dig under gränsen 

Är din kontanta försäljning mindre än fyra prisbasbelopp per år behöver du inget kassaregister, men kom ihåg att du ändå behöver dokumentera försäljningen på rätt sätt, till exempel med en dagsrapport och genom att bokföra kontanta betalningar senast nästa arbetsdag

Fakturerar du redan, eller funderar på kontantfaktura? Med fakturering i Bokio skapar du fakturor med kundens uppgifter och dina artiklar, och försäljningen bokförs automatiskt. Då kan du lägga mindre tid på administration och mer tid på att driva ditt företag. Läs mer om fakturering i Bokio

Du kanske också är intresserad av

10 oktober 2024

Enskild firma eller aktiebolag? Vi reder ut vad som är bäst för din verksamhet!

Att starta eget är ett stort beslut, och en av de första sakerna du behöver bestämma dig för är… Läs mer

3 november 2025

Lön eller utdelning - hur ska man tänka?

Om du är i en situation där du har möjlighet att ta utdelning finns det flera olika aspekter att ta… Läs mer