Skicka e-faktura till kunder

Att skicka e-fakturor är enkelt att göra i Bokio. Med prisplan Premium, Business och Plus ingår fakturering. Varje e-faktura kostar 3 kr/st och debiteras som en transaktionskostnad i efterskott på ditt angivna betalkort. E-faktura ingår inte i prisplan Basic. 

Skicka e-fakturor till företag inom offentlig sektor, privat sektor, både i Sverige och EU/EES. I Bokio skickas e-fakturorna via Access-Punkten Crediflow i formatet PEPPOL BIS Billing 3.

Hur aktiverar man leveransmetoden e-faktura?

Gå in under Inställningar → Konfigurera e-faktura 

Kontrollera så att företagsdetaljerna är korrekta och välj om ni både önskar skicka- och ta emot e-fakturor. Klicka på Aktivera e-faktura.

Informationen kommer att skickas till Access-Punkten i PEPPOL och du är redo att börja skicka e-fakturor direkt från Bokio.

Vad är mottagare och hur väljer man rätt?

På respektive fakturakund i Bokio väljer du e-fakturamottagare genom att klicka på flervalsikonen (...) → Redigera kund.

Du kan även komma åt samma vy i när du skapar en ny faktura och väljer Redigera kund. 

Vissa företag kan ha flera mottagare för ett och samma organisationsnummer, exempelvis en kommuns olika förvaltningar eller ett landstings olika sjukhus. I dessa fall har mottagarna unika GLN-nummer (läs mer om GLN-nummer nedan). Välj rätt mottagare som du vill skicka e-faktura till.

När du valt mottagare visas i vissa fall (speciellt för mottagare inom offentlig sektor) specifik information  angående fakturering via e-faktura till den valda mottagaren. Till exempel kontaktinformation, eller vilka extrafält (Tilläggsinformation) som måste finnas med i fakturan.

Mer utförlig information brukar även finnas att hitta på mottagarens hemsida.

Om du skickar e-fakturor till olika mottagare på samma organisationsnummer rekommenderar vi att du skapar separata kunder för detta i Bokio.

Godkännade av den som skickar e-faktura

Vissa mottagare av fakturor kräver att de först ska godkänna den som skickar fakturan. Om så är fallet visas detta på mottagaren direkt i Bokio och en förfrågan skickas till e-fakturamottagaren. Klickar på Spara för att skicka förfrågan. Ett godkännande behövs endast en gång per mottagare i de fall godkännande krävs. 

Tilläggsinformation

Vissa mottagare kräver extrainformation på fakturan som exempelvis beställarreferens, kontraktsreferens, leveransadress, ordernummer, projektnummer.

Om du tidigare använt textrader för att få in information som din kund kräver så kan de nu behöva läggas till som Tilläggsinformation. Du kan lägga till all information som din kund efterfrågar genom att klicka på Tilläggsinformation när du skapar fakturan. 

Du kommer få välja vilken eller vilka typer utav referenser du önskar lägga till. 

Leveransmetod

För att skicka fakturan som en e-faktura väljer Skicka som e-faktura. 

Vilka kan skicka e-faktura i Bokio?

Alla företag som fakturerar i Bokio och har prisplanen Premium, Business eller Plus kan skicka sina fakturor som e-faktura till sina företagskunder för 3 kr/st. Likaså om du har prisplan Basic men Fakturering som tillägg. 

Vilka kan man skicka e-faktura till i Bokio?

Idag går det att skicka e-faktura till alla företagskunder (inom EU/EES), alltså inte ännu till privatpersoner. Företag i offenlig sektor måste enligt lag ta mot sina fakturor som e-faktura men övriga privata företag kan också ta emot e-fakturor skickade från Bokio.

GLN-nummer

I vissa fall är mottagarens GLN-nummer (Global Location Number, ibland även kallat GS1-lokaliseringsnummer) viktigt att ha koll på så att e-fakturan kommer till rätt mottagare inom företaget. Till exempel har vissa stora företag många olika mottagare som är under samma organisationsnummer. Det är här GLN-numret behövs så att det är rätt avdelning på mottagande företag som betalar fakturan.

I Bokio hjälper vi er med att välja GLN-nummer på ett smidigt sätt. Det räcker med att veta mottagarens organisationsnummerså kan du själv välja mottagare om det finns flera under samma organisationsnummer.

Påminnelse

På rekommendation från myndigheten för digital förvaltning så ska en påminnelse inte skickas som e-faktura. Av den anledningen finns inte e-faktura som alternativ när du skapar en påminnelsefaktura. 

Priser

Om du har prisplanen Premium, Business eller Plus så finns e-faktura i faktureringstjänsten och kostar 3 kr/st. Transaktionskostnaden debiteras i efterhand på ditt angivna betalkort. Har du prisplan Basic kan du köpa till Fakturering för 89 kr/mån. Tillägget följer din prenumerationsperiod.