Ska du anordna en sommarfest? Vi går igenom vad som är avdragsgillt och hur du bokför!
Många företag bjuder sina anställda på en sommarfest i början av juni, som ett avstamp in i sommaren. I många fall är sommarfesterna påkostade med mat, dryck och någon särskild aktivitet. Men vilka kostnader får du dra av från företagets resultat, och hur bokför du en personalfest? Vi reder ut allt du behöver veta!
Vad är en personalfest?
En personalfest kan se väldigt olika ut från år till år och från företag till företag. Gemensamt är att syftet är att göra något kul ihop med sina kollegor, det kan exempelvis handla om en sommarfest, julfest eller kick-off. Ofta innefattar en personalfest en måltid och någon typ av underhållning eller aktivitet.
Det spelar ingen roll om företaget är stort eller bara består av ett fåtal anställda, alla företag kan ha personalfest. I vissa fall är även anställdas familjer inbjudna att vara med.
Är personalfest avdragsgillt?
Från ett skatteperspektiv betraktas en personalfest som intern representation. Det betyder att utgifter som är kopplade till att främja företagets verksamhet är avdragsgilla, där aktiviteten är riktad åt de anställda i företaget. Om en aktivitet omfattar personer som inte är anställda handlar det istället om extern representation.
När det kommer till avdragsgilla kostnader för en personalfest så finns det lite olika saker att känna till.
Kostnader för mat
Om företaget bjuder de anställda på mat så finns det möjlighet att lyfta momsen på kostnader upp till 300 kronor per person. Att lyfta moms betyder att du göra avdrag för den ingående momsen i din momsdeklaration.
Eftersom momssatsen på mat är 12 % innebär det att företaget kan lyfta 36 kronor per person. För alkoholhaltig dryck är momssatsen 25 %, vilket gör att du behöver räkna maten och alkoholen separat. Eftersom det kan bli krånglig att hålla reda på är det enklare för de flesta att använda schablonbeloppet 46 kronor per person vid måltid där alkoholhaltig dryck ingår. Om du vill räkna ut manuellt har Skatteverket en bra tjänst för att räkna ut momsen vid måltider.
Enklare förtäring
Kostnader för exempelvis fika, mackor och (ej alkoholhaltig) dryck är avdragsgill med högst 60 kronor + moms per person vid en personalfest. Enklare förtäring är något som inte kan ersätta en hel måltid.
Omkringkostnader för personalfesten
Om det uppstår diverse kostnader kring personalfesten så kan du göra avdrag för moms på upp till 180 kronor (exklusive moms) per person som deltar. Omkringkostnader kan vara hyra av möbler, lokal, arkadspel, musikunderhållning eller liknande.
Transport till personalfesten
Om du har anställda som jobbar på annan ort, eller om ni åker till en ort för att ha festen så kan du göra avdrag för hela kostnaden för transporten. Du kan då göra avdrag för både moms och resten av kostnaden.
Övernattning på hotell
Om aktiviteten är på en ort långt från företagets hemvist kan det bli nödvändigt att övernatta på hotell. Vid hotellnätter kan du göra avdrag för kostnaden för hotellet, men kom ihåg att du bara kan ta en hotellnatt, annars betraktas det som en skattepliktig förmån.
Vilka krav finns det för att göra avdrag för personalfest?
Det finns inte så många kriterier som behöver uppfyllas för att du ska kunna göra avdrag för en personalfest. Huvudsakligen gäller:
- Festen måste rikta sig till alla anställda (det får inte bara vara en viss avdelning eller ledningsgrupp).
- Du får arrangera max två personalfester per år för att de ska vara avdragsgilla. Har du fler fester så får du välja vilka du gör avdrag från, förslagsvis de mest kostsamma.
- Personalfesten ska vara rimlig och inte för extravagant. Om det rör sig om orimliga kostnader så handlar det inte längre om personalvård, utan snarare en förmån och då ska de anställda förmånsbeskattas.
Kan jag ha personalfest om jag är ensam anställd i mitt aktiebolag?
Ja, du kan ha en personalfest även om du är ensam anställd i ditt eget aktiebolag. Det kan låta lite märkligt, men eftersom du är anställd av ditt egna företag gäller avdragsmöjligheterna även för dig.
Att ha en fest på egen hand kanske inte låter så lockande, men det skulle kunna finns andra aktiviteter som är fullt inom gränserna. Kom dock ihåg att representation faller inom “personalvård”, och om du uppenbart tar oskäligt höga kostnader på företaget så kan du komma att förmånsbeskattas. Dessutom är det viktigt att du sparar underlag som kan bevisa dina kostnader.
Kan jag ha personalfest om jag driver enskild firma?
Som enskild näringsidkare är du och firman samma skattesubjekt, det betyder att du inte är anställd av din firma. Eftersom regler kring representation och personalvård endast gäller anställda så betyder det att du som enskild näringsidkare inte har möjlighet att göra avdrag för representation. Om du däremot har anställda i din enskilda firma så går det att ge denne personalvård, exempelvis i form av representation.
Hur bokförs en personalfest?
Bokföringen för en personalfest ser ut olika ut beroende på hur festen har varit. Exempelvis om det har bjudits på mat, underhållning, resor och liknande. De olika kostnaderna bokförs som separata utgifter på olika konton. Vanliga konton för personalfest kan exempelvis vara:
- Konto 6072 för ej avdragsgill representation, exempelvis för matkostnader.
- Konto 6071 för avdragsgill representation, exempelvis för enklare förtäring.
- Konto 7631 för intern representation, exempelvis för kringkostnader vid personalfest.
- Konto 5810 för biljetter till och från personalfesten.
I Bokio kan du enklast använda mallarna Representation och Representation, 180kr för att se till att bokföringen blir korrekt.
Du kanske också är intresserad av
Kom igång med Bokio idag!
Med företagskonto och automatiserad bokföring samlat blir allt enklare, tryggare och billigare. Kom igång direkt, du binder dig inte till något.
Skapa konto Se våra priser