Skapa fakturor i Bokio med Zapier - Steg för steg-guide för att koppla tredjepartsverktyg

Vill du automatisera din fakturering i Bokio? I den här guiden visar vi hur du kan skapa fakturor i Bokio automatiskt genom att koppla Zapier till ett tredjepartsverktyg, exemplevis Harvest, Toggl, Clockify eller Excel. Vi går igenom steg för steg hur du sätter upp integrationen så att nya kunder och fakturainformation kopplas till fakturor i Bokio – helt automatiskt. 

Vi har skapat den här mallen för att visa dig hur du konfigurerar fakturaautomation från Harvest, men du kan också använda den som inspiration. Mallen tar nya fakturor från Harvest och skapar dem automatiskt i Bokio. Om kunden inte redan finns i Bokio kommer den också att läggas till – så att allt hålls uppdaterat utan något manuellt arbete!

Förutsättningar för att komma igång!

Steg 1: Skapa en ny Zap

Logga in på ditt Zapierkonto och klicka på Create Zap. 

Steg 2: Ställ in tidrapporteringssystem som trigger (Ny faktura) 

  • Välj Trigger och sök efter, eller välj, ditt tidsrapporteringssystem som trigger app.
  • Trigger event: Välj New invoice som trigger.
  • Account: Koppla ditt tidrapporteringssystem. Följ instruktionerna för att ge Zapier behörighet och klicka på Continue. 
  • Testa triggern genom att klicka på Test trigger → Continue

Steg 3: Hämta kund från Bokio 

  • Klicka på + för att lägga till ett nytt Action step
  • Sök efter- och välj Bokio som Action App
  • Välj Get customer som Action event
  • Klicka på Continue.

Anslut ditt konto hos Bokio

Om du inte har anslutit ditt konto hos Bokio, klicka på Connect a new account. Följ instruktionerna för att ge Zapier åtkomst och välj Continue. 

Konfigurera åtgärden

  1. Välj Client name i fältet Name från triggern i ditt tidrapporteringssystem (t.ex. Client: Test client AB)
  2. Klicka på Testa action för att bekräfta att rätt kund hittas och välj Continue. 

Steg 4: Skapa faktura i Bokio 

  • Klicka på +-knappen för att lägga till ytterligare ett Action step
  • Sök efter och välj Bokio som Action app
  • Välj Create invoice som Action event och klicka på Continue 

Konfigurera åtgärden

  1. Currency → Välj önskad valuta (till exempel SEK)
  2. Currency rate → Ange 1
  3. Due date → Välj fältet Due date från ditt tidrapporteringssystems trigger
  4. Invoice date → Välj fältet Line item Description 
  5. Quantity → Välj fältet Line items Quantity 
  6. Unit price → Välj fältet Line items Unit Price 
  7. Tax rate → Välj fältet Tax Amount
  8. Product Type → Skriv Services
  9. Item type → Skriv Sales Item
  10. Customer Red ID → Välj fältet ID från åtgärden Get customer (se steg 3)

Klicka på Test action för att skapa en testfaktura i Bokio. Verifiera därefter uppgifterna och välj Continue. 

Viktiga anmärkningar

Anpassa fältvalen i steg 4 så att de matchar de datafält som är tillgängliga från ditt tidsregistreringsverktyg och testa din Zap noggrant för att säkerställa korrekt överföring.

Vad kostar Bokios API?

Privata integrationer med Bokios API är kostnadsfritt och ingår i Premium-, Business- och Plus-planerna. För att använda den här funktionen när API:et inte längre är i betaversion måste du ha en av dessa prisplaner.

Har du frågor eller feedback? Kontakta oss på support@bokio.se eller skriv till oss genom formuläret i inloggat läge.