Ordlista


"Bokios kund" = Företag som använder Bokio

“Tjänsten” = Webben + appar + support
“Kundens kund” = Kunder till “Bokios kund”
“Kundens anställda” = Anställda hos “Bokios kund”
“Användare” = En person med inloggning till Bokio
"Bokio" = Bokio AB, 5568737877

 

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Vem som ansvarar för personuppgifter beror på om det gäller en “Användare” eller “Kundens kund” och “Kundens anställda”.

För “Användare”

Bokio är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när använder Bokio, kontaktar supporten eller på annat sätt kontaktar oss eller du ingår ett avtal med Bokio.

För “Kundens kund” och “Kundens anställda”

Personuppgiftsansvarig i detta fall är “Bokios kund”.  Läs mer om hur du som “Bokios kund” kan uppfylla dina åtaganden här

Bokio levererar tjänsten och är i detta fallet personuppgiftsbiträde. Det innebär att Bokio ansvarar för att “Bokios kund” kan uppfylla sina åtaganden och att rimliga säkerhetsåtgärder har gjorts.


Vilka personuppgifter behandlar vi och hur länge sparar vi dessa?

För “Användare”

Vi sparar så lite uppgifter som möjligt om privatpersoner och de vi har är framförallt till för att uppfylla bokföringskraven och att leverera en bra tjänst. Dessa uppgifter är de som sparas såvida applikationen används som det är tänkt.

Uppgift

Laglig grund

Kategori 

Namn

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

 Personuppgifter

Email

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

 Personuppgifter

Lösenord (hashat)

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

 Inloggning

IP-adress

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

 Säkerhet

Browser-agent

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

 Säkerhet

Bilder du laddar upp

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

 Data

 


För Enskild Firma

För dig med enskild firma kan vi även ha följande uppgifter om du har valt att fylla i dessa så att du kan fakturera eller använda löner i Bokio. Detta eftersom att du och företaget är samma person.


Uppgift

Laglig grund

Kategori

Namn

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Organisationsnummer
(Personnummer)

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Momsregistreringsnummer

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

 

 
För “Kundens kund”

 

Uppgift

Laglig grund

Kategori

Namn

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Personnummer

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Adress

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Email

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Språk

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

 

Notera att dessa uppgifter kopieras till varje faktura och de kan inte raderas från en skickad faktura utan enbart från kunden så att de inte kan användas framöver.
På fakturan:

Uppgift

Laglig grund

Kategori

Radspecification (fri text)

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Fritext

 

För “Kundens anställda”

 

Uppgift

Laglig grund

Kategori

Namn

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Personnummer

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Adress

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Skattesats

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Lön

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Email

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Språk

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Bankkonto

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

 

Notera att dessa uppgifter kopieras till varje lönespecifikation och de kan inte raderas från en låst lönespecifikation utan enbart från den anställda så att de inte kan användas framöver.

På löner:

Uppgift

Laglig grund

Kategori

Frånvaro

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

Förmåner

Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Personuppgifter

 

Hur länge sparar vi data?

Bokio sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att fullgöra de ändamål som beskrivs i denna policy. När avtalet upphör kommer Bokio radera alternativt anonymisera dina uppgifter inom en rimlig tid efter uppsägning, om inte annan svensk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat. Dina uppgifter kan sparas baserat på intresseavvägning om det finns säkerhets- eller ekonomiska skäl. Hur länge dina personuppgifter som användare lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in. Uppgifter i Tjänsten raderar du som användare, men vid de fall det inte finns en teknisk funktion för radering behöver du kontakta oss. Insamlade uppgifter i samband med att du kontaktar oss lagras så länge du är kund hos oss för att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande. Vid avslutad kundrelation kan vi lagra uppgifter baserat på intresseavvägning som bevismaterial ifall det skulle uppstå problem.

Vilka delar vi personuppgifter med?

Data som behövs för applikationen

  • Microsoft (Nederländerna)

Data som behövs för analys och bygga en bättre produkt

  • Google analytics (US privacy shield)

Data relaterad till mail till och från Bokio

  • Mailchimp (US privacy shield)
  • Postmark (US privacy shield)
  • Helpscout (US privacy shield)
  • Gmail (US privacy shield)

Vilka rättigheter har du?

För “Användare”

  • Bli glömd. Om du inte längre vill använda Bokio kan vi anonymisera din användare. Det innebär att namn, email och lösenord helt anonymiseras. Lösenordet är redan hashat men slumpas om. IP-adress och Browser-agent kommer finnas kvar i våra loggar.
  • Begära ut den data vi har på dig. En gång om året har du rätt till att kostnadsfritt göra en så kallar SAR (Subject Access Request) om innehållet i denna rimligen kan motiveras. Om du begär ut uppgifterna oftare eller om det är en orimlig mängd data du begär ut kommer Bokio ta en administrativ kostnad för att göra detta.  
  • Få din uppgifter rättade. Skulle Bokio ha några  felaktiga, ofullständiga eller missvisande uppgifter om dig har du rätt att begära rättning av dessa i de fall du inte kan göra det själv från tjänsten.