Fakturering


Hur skapar jag en faktura?

I Bokio Faktura kan du enkelt och smidigt skapa fakturor och direkt skicka iväg till dina kunder. Här prickar du även av om en faktura har blivit betald eller överbetald, om kunden är försenad med betalning och du vill skicka en påminnelse eller om du vill kreditera en faktura. Det är även här du direkt bokför dina fakturor. Använder du dig utav fakturametoden ska den bokföras både då den skickas iväg samt när den betalas. Vid kontantmetoden ska fakturan endast bokföras på det datumet den betalas av kunden.

Första steget är om du vill skapa en faktura eller kontantfaktura. Förinställt är alltid “Faktura”. Om du inte innan har laddat upp ditt företags logotyp så kan du direkt göra det här.

I nästa steg ska vi nu lägga till en kund. Är kunden inlagd sen tidigare kan vi välja den i listan. Om inte så kan vi direkt skapa en ny kund genom att välja “Lägg till ny kund”. Läs mer här om hur du skapar en kund.

Fakturadatum är alltid förinställt till dagens datum och förfallodatum är beroende på vad för inställningar kunden i fråga har. Det här ändrar du på kundens Villkor under “Dagar”. Vi kan även justera fakturadatum och förfallodatum direkt enligt nedan (dock ändrar inte detta kundens inställningar). Kom ihåg att du ej kan skapa en faktura med fakturadatum i framtiden. Däremot kan den inneha ett tidigare datum än dagens.

I fakturans nästa del är det dags att lägga till artiklar. Vad är det vi ska fakturera till kunden? Klicka på “Lägg till ny rad”.

Har du tidigare skapat artiklar kan du genom att klicka på “Beskrivning” bläddra och välja en av dessa. Annars så skriver du på samma rad in titel för ny artikel, väljer antal, pris/st ex moms, momssats samt om det är en vara eller tjänst. Om du vill kan du längst ned välja “Spara som artikel”. Klicka därefter på “Spara”.

Fakturan ser nu ut enligt nedan. Om vi vill har vi även möjlighet att ange en annan valuta än SEK. Utöver att lägga till ny rad med artikel kan vi även välja att lägga till “Ny textrad”. Detta kan vara användbart om vi tex vill använda oss utav mer än ett betalsätt då man i dagsläget endast kan ange ett under företagets information. Vi kan här även välja att importera tidssrapportering från Toggle.

Lägga till betalsätt och företagets uppgifter

I fakturans avslutande del ska vi (om vi inte tidigare har skrivit in detta) välja betalsätt samt skriva in vårt företags uppgifter.

Här kan du snabbt och enkelt direktimportera ditt företags uppgifter från Alla bolag (om möjligt) och annars manuellt föra in uppgifterna. Det är även här du fyller i betalsätt för inrikes respektive utrikes betalningar. I dagsläget kan man endast välja ett betalsätt. Väljer du att fylla i både inrikes och utrikes så kommer den inrikes betalningen redovisas på fakturan om det är en svensk kund, medan utrikes betalning kommer redovisas om kunden du valt är från utlandet.

När du är klar kan du antingen välja att “Spara som utkast” eller “Klar”. Vill du skicka iväg fakturan direkt så klickar du på “Klar” och sedan om du vill skicka iväg den via mail eller exportera den som PDF till datorn. Glöm inte bort att klicka på PDF-ikonen “(klicka för att ladda ner)” för att exportera fakturan.

När fakturan är ivägskickad eller nedladdad så får den status “Skickad”. Om du nu går in på den kan du längst ned se Betalningshistorik, Leveranshistorik samt om fakturan ska bokföras eller ej.

 

Nästa steg är att markera fakturan som betald.


Kan jag ha min egen logotyp på fakturan?

Ja, du laddar enkelt upp din logotyp i Bokio som visas i fakturan. Du kan välja att placera den på antingen höger eller vänster sida under Inställningar → Layout & Logotyp. Där kan du även bestämma placering av adressfältet.

För optimal upplösning bör logotypen ha en storlek runt 800px. Vi rekommenderar att man sparar filen med färgkod RGB då det ibland uppstår problem om man har CMYK som färgkod.


Hur många fakturor får jag skicka?

Det finns ingen övre gräns för hur många fakturor du får skicka, ju fler desto bättre!


Kostar det något att skicka en faktura?

Nej det är helt gratis att skapa en faktura. Vill du skicka iväg den med fysiskt brev tillkommer dock avgifter för utskrift, kuvertering och porto.


Kommer Bokio sälja min information?

Nej, din information är din egen och vi kommer inte att sälja enskilda kunduppgifter. All information om villkor och sekretess finns att läsa här.


Stödjer ni Rut och Rot?

Vi stödjer Rot och Rut men jobbar på att göra det ännu enklare för er användare att skicka fakturor och bokföra Rut och Rot.

För att få med Rut och Rot i fakturan får man idag göra det manuellt. Man måste lägga till arbetskostnaden uppdelad i det som som ska betalas av kund samt Rut/Rot-avdrag själv. Detta görs genom att justera raderna manuellt så att det stämmer med avdraget.

När du sedan bokför så kan du inte använda Bokios automatiska utan får slå av att fakturan ska bokföras och sedan bokföra det manuellt enligt nedan (om fakturametoden).

När fakturan skickas:

Konto 1510 Debet Kundens del att betala
Konto 1513 Debet Skatteverkets del att betala ut
Konto 2610 Kredit Moms
Konto 3001 Kredit Materialet
Konto 3011 Kredit Arbetet

 

När kunden betalar:

Konto 1930 Debet Kundens del
Konto 1510 Kredit Kundens del

 

När skatteverket betalar:

Konto 1513 Kredit Skatteverket del
Konto 1930 Debet Skatteverkets del

 

Skatteverket beskriver hur fakturan ska vara utformad här.

 


Kan jag skapa fakturor på engelska?

Fakturor kan skapas på engelska genom att redigera en kund och under Villkor & utlandskund välja land och språk.


Kan jag skapa en faktura med utländska valuta?

Det går att skapa fakturor med utländska valutor som tex euro, dollar, brittiska pund, norska kronor eller danska kronor.

Klicka på redigera-ikonen bredvid totalsumman på fakturan.

Välj sedan önskad valuta. Valutakurser hämtas från riksbanken, men det går även att själv ändra till önskad valutakurs.

Om du låter Bokio beräkna växelkursen när du skapar fakturan så kommer vi även ta hand om eventuell valutaförlust eller vinst när du sedan får betalningen och ska bokföra den.

Sökord: Valutadifferens


Hur anger jag en rabatt?

Just nu finns det ingen automatisk rabatt att lägga till på faktura eller artikel. Vad man däremot kan göra är att räkna fram en rad med det negativa beloppet (som en summa) vilken man skriver på fakturan.


Hur krediterar man en faktura?

Fakturan är kundens krav på betalning av en tjänst eller vara, men i fall av retur, kompensation, skador på varor eller liknande situationer kan säljaren av produkten välja att stryka fakturan. Alltså kreditera den.

När en faktura krediteras blir den ursprungliga fakturan krediterad och det skapas en kreditfaktura. Denna kreditfaktura ska skickas till kunden.

Så här krediterar man fakturan

  1. Gå in på fakturan i Bokio.
  2. Klicka på redigera-ikonen uppe till höger.
  3. Klicka Kreditera nu.

Kreditera del av faktura

Ibland vill man reducera fakturans värde men det går inte att kreditera en del av fakturan ännu i Bokio. Istället gör man så att man krediterar hela fakturan och skapar en ny faktura. Både kreditfaktura och ny faktura ska skickas till kunden.

Bokföra kreditfaktura

Är betalningen eller kundfordran av fakturan bokförd så bokförs krediten direkt när du väljer att kreditera fakturan.
Använder du kontantmetoden och betalning av den ursprungliga fakturan ej har skett (och då inte heller bokförts) så ska fakturan inte bokföras överhuvudtaget.

Om kreditfakturan ej är genererad i Bokio

Kreditfakturor bokförs lite olika och idag går det ej att bokföra en faktura med ett direkt negativt belopp. Enklaste sättet är då att bokföra det som den ursprungliga försäljningen (med positiva belopp) för att sedan i förhandsgranskningen av verifikatet flytta över från kredit till debet och vice versa. Alltså så att verifikatet ser ut tvärtom gentemot det ursprungliga. Samma sak gäller om det är en kreditfaktura från en leverantör.

Sökord: Kreditnota


Importera tidrapportering i Toggle till en faktura

I en faktura kan man importera tidrapportering för att snabbt och enkelt skapa en faktura med rätt fakturarader.

Bokio har idag stöd för att importera tidrapportering från Toggle.

Importera från Toggle

1. Logga in på Toggle och klicka längst ned till vänster på din användare, klicka Profile Settings.

Bokio tidrapportering i Toggle inställningar

2. Kopiera API-token från Toogle

Hämta API-token från Toggle till Bokio

3. Klicka sedan Importera från tidrapportering inne på en faktura.

4. Klicka Välj konto och sedan Lägg till Toogle

5. Skriv ett valfritt namn och klistra in API-token.


Hur ändrar jag fakturanummer?

Fakturanummer ska vara i en obruten serie och så hamnar både faktura- och kundnummer i Bokio. Fakturanummer är lite mer reglerat än kundnummer och kan således inte ändras hur som helst. Under Inställningar → Fakturanummer kan du ställa in vilket nummer din först skapade faktura ska börja på. Detta kan vara användbart om du exempelvis vill fortsätta på den nummerserie av fakturor du använt innan Bokio.

För varje nytt år kan du sätta ett nytt startnummer för den först skapade fakturan så länge det är ett högre nummer än den sist skapade fakturan från föregående år. Det viktiga är att man aldrig får ha ett hål i serien under ett räkenskapsår.

Observera!
Det finns en potentiell risk i att ändra en fakturaserie från ett år till ett annat. Det är om du behöver kreditera en faktura från året innan du ändrade serien.


Faktura eller kontantfaktura?

Du kan välja mellan att skapa en faktura eller en så kallad kontantfaktura. En kontantfaktura betalas samma dag som den skickas iväg eller skrivs ut, alltså på plats. Detta gör att man kan ta emot kontanter även om företaget inte innehar en kassaapparat.


Kan jag ha flera betalsätt på faktura?

Just nu går det bara att ange ett betalsätt på fakturan. Vi rekommenderar att man löser det med textrader (Ny textrad) och skriver in resterande betalsätt där.

Sökord: Swish


Kan jag ha en egen fakturamall?

Än så länge går det inte att justera layout eller text i Bokios fakturor. Vi är medvetna om att det finns flera användare som önskar denna funktion och vi kommer att så småningom arbeta fram en mer flexibel mall.

När Bokios fakturamall inte räcker till går det ofta att lösa det genom att lägga till en textrad, tex om man vill att mer än ett betalsätt ska redovisas på fakturan.


Sökord: Ändra färg faktura, flera betalsätt faktura

 


Hur raderar jag en faktura?

Har du skickat iväg en faktura och det är den senaste i fakturaserien kan du under redigera-ikonen välja att Ångra publicering. Fakturan hamnar då som Utkast igen. Nu kan du radera fakturan genom att klicka på papperskorg-ikonen.


Redigera-ikonen hittar du överst till höger på fakturan 

Är fakturan däremot satt som “Betald” krävs det att du återställer fakturan som "Skickad". Är betalningen bokförd måste verifikatet för den först annulleras (eller om det är sista verifikatet i serien raderas).


Använder du fakturametoden och enbart bokat affärshändelsen blir det detta verifikat du måste annullera (vilket du kan göra genom att redigera fakturan) för att så småningom kunna ta bort fakturan.

Obeservera!
Är fakturan inte den senast skapade, vilket då innebär att du har andra fakturor med högre nummer, får man tyvärr inte bara ta bort den eftersom det skapar ett olagligt hål i fakturaserien. Du får då istället välja att kreditera fakturan. Då står den ursprungliga fakturan som “Krediterad” och så skapas det en ny faktura vilken är en “Kreditfaktura”. Den kan du om du vill skicka till kunden.

Sökord: Ta bort faktura 


Hur redigerar jag en publicerad faktura?

Har du skickat iväg en faktura och det är den senaste i fakturaserien kan du under redigera-ikonen välja att Ångra publicering. Fakturan hamnar då som Utkast igen. Nu kan du göra de ändringar du önskar innan du klarmarkerar den på nytt och skickar iväg till kunden.

Använder du fakturametoden och har bokfört affärshändelsen när du skickade iväg fakturan måste du annullera verifikatet för den innan du kan göra några ändringar. Det är då dock inte säkert att du kan ångra publiceringen utan får göra enligt nedan.

Är fakturan inte den senast skapade, vilket innebär att du har andra fakturor med högre nummer, går det inte att ångra publicering. Däremot kan du gå in och göra ändringar för att sedan uppdatera fakturan. Glöm inte att skicka iväg fakturan på nytt om du vill att kunden ska ta del av ändringarna.


Kan man skapa följesedel i Bokio?

Nej, i dagsläget går det tyvärr inte att skapa följesedel i Bokio.


Kan man periodisera fakturor?

Använder du dig utav kontantmetoden går det att periodisera enskilda fakturor. Fakturan bokförs då enligt fakturametoden för att försäljningen ska hamna på rätt år. Du måste sedan själv pricka av betalningen som då bokförs i nästa räkenskapsår.

Du ställer in periodisering längst ned på fakturan i Bokio.

Använder du fakturametoden så periodiseras fakturorna automatiskt.

 


Kan jag avaktivera öresavrundning?

Du kan avaktivera öresavrundning av fakturans summa på knappen "Avaktivera avrundning". Summa att betala kommer då redovisas inklusive ören.


Hur många kunder kan jag ha?

Det finns inga begränsningar kring antalet kunder, skicka till så många som du vill.


Hur hanterar jag kunder och kundnummer?

Kunder hittar du i menyn under Fakturering och här kan du lägga till eller redigera befintliga kunder. En kund kan antingen vara ett företag eller en privatkund. Organisationsnummer måste alltid vara ifyllt för företagskunder men om det mot förmodan inte har något så kan man tex skriva in 10 nollor så sväljer systemet det.

Under Villkor & Utlandskund är följande nedan förinställt. Glöm inte att se över dessa så att de stämmer innan du skickar iväg en faktura till kunden. Inställningarna kan alltid göras direkt i fakturan också.

Kundnummer

Kundnummer kan du ställa in och ändra under Inställningar → Kundnummer.

Sökord: Inget organisationsnummer

 


Bokförs mina fakturor efter att de är betalda?

När man skapar en faktura kan man välja att bokföra de efter att den är betald.

När betalning kommit in för en faktura går man in på fakturan och väljer Betald enligt bilden nedan.

Efter att man markerat fakturan som betald får man välja hur mycket som betalats. Stämmer inte summan överens med fakturabeloppet så får man valet att antingen bokföra mellanskillnaden som öresavrundning eller lämna fakturan öppen för fler betalningar.

Efter att fakturan är betald kan man bokföra fakturan direkt i Bokio genom att klicka Bokför.

Hur bokför jag betalningen manuellt?

Om du inte vill att fakturan ska bokföras automatiskt så får du längst ned pricka av den till att den ej ska bokföras.

Det här kan vara användbart om man till exempel ska bokföra RUT/ROT-avdrag. Glöm inte bort att du fortfarande måste pricka av fakturan som "Betald".

Därefter kan du välja "Ny händelse", ladda upp fakturan som underlag och bokföra betalningen manuellt. Ett tips är att i verifikatets titel hänvisa till att det är en betalning av faktura XX.


Markera en faktura som betald

När betalning kommit för din faktura så måste den markeras som betald. Detta gör man i rull-listan uppe till höger och väljer Betald.

Efter att man markerat fakturan som betald får man välja hur mycket som betalats. Stämmer inte summan överens med fakturabeloppet så får man valet att antingen bokföra mellanskillnaden som öresavrundning eller lämna fakturan öppen för fler betalningar.

 

Bokföra en betald faktura

Efter att den den markerats som betald kan man välja att bokföra fakturan. En mer detaljerad beskrivning på hur bokföring av en faktura går till.