E-faktura

Att skicka e-fakturor är enkelt att göra i Bokios faktureringsprogram. Skicka e-fakturor till företag inom offentlig sektor, privat sektor, både i Sverige och EU/EES. I Bokio skickas e-fakturorna via Access-Punkten Crediflow i formatet PEPPOL BIS Billing 3.

Vad är e-faktura?

E-faktura är ett system för elektroniska fakturor som ser ut som en vanlig faktura men den skickas elektroniskt till din internetbank. E-faktura är en elektronisk möjlighet att betala fakturor automatiskt på förfallodatum direkt i internetbanken, när du godkänt en e-faktura kan alltså betalningen göras automatiskt på förfallodagen. Detta gör att man som mottagare får alla fakturor samlade i sin internetbank vilket ger en bra överblick. E-faktura gör också att man kan slippa faktureringsavgifter tex porto och fakturaavgifter. 

Hur aktiverar man leveransmetoden e-faktura?

Att aktivera sig för att skicka e-fakturor i Bokio är en enkel enstegs-procedur. När du skapar en ny faktura, under leveransmetoden Skicka som e-faktura. När du klickar på leveransmetoden men inte har aktiverat ditt företag för e-faktura visas vyn nedan. Du kan göra exakt samma sak genom att öppna företagsinställningarna.

Leveransmetod e-faktura

Klicka på Verifiera dina uppgifter och aktivera e-faktura och kolla så att tex organisationsnummer, momsregistreringsnummer, adress, kontaktperson och e-post är rätt. När allt ser rätt ut klicka i kryssrutan Aktivera e-faktura och ange dina betalningsmetoder för e-faktura.

Akvitera e-faktura i Bokio

När du klickar Spara kommer informationen att skickas till Access-Punkten i PEPPOL och du är redo att börja skicka e-fakturor direkt från Bokio.

Fyl i betalningsinformation för att aktivera e-faktura

Vad är mottagare och hur väljer man rätt?

På resp. fakturakund i Bokio väljer du e-fakturamottagare. Vissa företag kan ha flera mottagare för ett och samma organisationsnummer, t.ex. en kommuns olika förvaltningar eller ett landstings olika sjukhus. I dessa fall har mottagarna unika GLN-nummer (läs mer om GLN-nummer nedan)

Välj rätt mottagare som du vill skicka e-faktura till. När du valt mottagare visas ibland (speciellt för mottagare inom offentlig sektor) en text under mottagaren med specifik information angående fakturering via e-faktura till den mottagaren. T.ex. kontaktinformation och vilka extrafält som måste finnas med i fakturan. Mer utförlig information brukar även finnas att hitta på mottagarens webbsajt.

Klicka Välj en mottagare

Välj mottagare och GLN-nummer

Välj rätt mottagare från listan

Välj en e-fakturamottagare

Om du skickar e-fakturor till olika mottagare på samma organisationsnummer rekommenderar vi att du skapar separata kunder för detta i Bokio.

Godkännade av den som skickar e-faktura

Vissa mottagare av fakturor kräver att de först ska godkänna den som skickar fakturan. Om så är fallet så syns detta på mottagaren (godkännade behövs) i Bokio och en förfrågan skickas till e-fakturamottagaren när man klickar Spara på kunden. När mottagaren godkänner denna förfrågan kan man sedan tillsvidare skicka e-fakturor. Alltså görs detta godkännandeförfarande endast en gång per kund, om kunden kräver det.

Godkännande behövs för att skicka e-fakturor till mottagare

Extrainformation i extrafält

Vissa mottagare kräver extrainformation på fakturan som t.ex. beställarreferens, kontraktsreferens, leveransadress, ordernummer, projektnummer. Om du tidigare använt textrader för att få in information som din kund kräver så kan de nu behöva läggas till som extrafält. Du kan lägga till alla dina extrafält som din kund efterfrågar enligt nedan.

Ange extrainformation på e-faktura

Extrafält som dynamiska rader

Vilka kan skicka e-faktura i Bokio?

Alla företag som fakturerar i Bokio kan skicka sina fakturor som e-faktura till sina företagskunder.

Vilka kan man skicka e-faktura till i Bokio?

Idag går det att skicka e-faktura till alla företagskunder (inom EU/EES), alltså inte ännu till privatpersoner. Företag i offenlig sektor måste enligt lag ta mot sina fakturor som e-faktura men övriga privata företag kan också ta emot e-fakturor skickade från Bokio.

GLN-nummer

I vissa fall är mottagarens GLN-nummer (Global Location Number, ibland även kallat GS1-lokaliseringsnummer) viktigt att ha koll på så att e-fakturan kommer till rätt mottagare inom företaget. T.ex. så har vissa stora företag (Stockholms Stad) många olika mottagare som är under samma organisationsnummer. Det är här GLN-numret behövs så att det är rätt avdelning på mottagande företag som betalar fakturan.

I Bokio hjälper vi er med att välja GLN-nummer på ett smidigt sätt. Det räcker med att veta mottagarens organisationsnummerså kan du själv välja mottagare om det finns flera under samma organisationsnummer.

Påminnelse

På rekommendation från myndigheten för digital förvaltning så skall en påminnelse inte skickas som e-faktura. Av den anledningen så får du i Bokio alternativen att ladda ner eller skicka som email när du lägger till en påminnelse.

Priser

Varje e-faktura kostar 2,50 kr att skicka i Bokio.

Hur betalningar kommer att genomföras är inte klart än då vi fokuserat på att bygga en bra e-faktura lösning. Mest sannolikt fakturering när antalet skickade fakturor blir många. Just nu är det bara att köra på med e-faktura, vi hör av oss när/om det blir dags att betala. I framtiden så överväger vi kortbetalning.