Bokio Partner - Hantering av utlägg

Utlägg är privata kostnader som du eller anställda lägger ut åt företagets vägnar. För dig som Bokio Partnerkund sköter vi all bokföring kring utlägg. Kom ihåg att senast den 5:e i varje månad ladda upp samtliga underlag som är utlägg för att vi ska kunna färdigställa den föregående månadens bokföring.

Det här gör vi

  • Vi bokför samtliga utlägg som du laddat upp i Bokio.
  • Vi bokför samtliga utbetalningar av utlägg.

Så här gör du

  • Lägg in samtliga kvitton som utlägg i utläggsfunktionen.
  • Godkänn och gör utbetalning till de anställda som gjort utlägg.
  • Ange utbetalningsdatum i utläggsfunktionen.
  • Kom ihåg att spara kvitton (Skatteverket kräver att fysiska papper sparas upp till 4 år om man har digitala kopior).

Obs!
Tänk på att kvitton från köp med exempelvis kreditkort (som tillhör bolaget, inte den anställde), ska läggas upp separat som andra kvitton och fakturor till Att göra.

 

Så här laddar du upp utlägg

Steg 1: Gå till Mina utlägg i vänstermenyn

För att du ska kunna ladda upp ett utlägg måste din användare vara kopplad till en anställd i företaget. Läs här hur du lägger till en anställd. För att ladda upp ett utlägg, klicka på Nytt utlägg uppe i högra hörnet.

Observera att utlägg alltid måste laddas upp genom utläggsfunktionen. Annars kommer det inte kunna klassas som ett utlägg utan som ett vanligt kvitto.

Steg 2: Ladda upp underlaget

Härifrån kan du ladda upp en PDF eller bildfil. Är du inloggad på mobilen så kan du ta en bild på underlaget direkt.

Efter att du har laddat upp utlägget i Bokio måste du komma ihåg lämpa in det fysiska originalet till din arbetsgivare då detta måste sparas i minst 4 år.

Steg 3: Fyll i uppgifterna

När filen eller bilden är uppladdad så läser systemet av underlaget och om möjligt hittar summa samt datum. Du ska nu fylla i vad utlägget gäller.

I detta fall gäller inköpet frimärken. Vill du lägga till en ytterligare sida till underlaget klickar du på Lägg till sida. Var noga med att alltid kontrollera så att datum och summa har lästs av korrekt. När du är klar klickar du på Skapa utlägg.

Tänk på!

  • Använder du fakturametoden och har gjort ett utlägg i form av en leverantörsfaktura så är betaldatum det datum du betalade fakturan med privata medel. Fakturadatum är i detta fall inte intressant.
  • Vid representation är det viktigt att titeln innehåller information om vilka (namn) som medverkat vid lunchen, middagen eller den enklare förtäringen.

Steg 4: Vänta på att din kontaktperson ska bokföra utlägget

Nästa steg är att din kontaktperson på Bokio ska bokföra underlaget. Därefter kan du schemalägga utbetalning för utlägget. Du kan följa status på dina uppladdade utlägg under Mina utlägg. Om det är någon annan anställd i ditt bolag som har laddat upp utlägget (förutsatt att denne är tillagd som användare i ditt bolag), måste du attestera utlägget innan vi kan bokföra det åt dig.

 

Schemalägg utbetalning av utlägg

Under Utlägg → Utbetalningar samlas samtliga kvitton som blivit bokförda och inväntar utbetalning. Utläggen sorteras efter anställda och genom att klicka upp en rad kan du se alla utlägg som är godkända för den anställde. Välj de utlägg som ska betalas ut, datum för utbetalning och därefter "Schemalägg för betalning".

När en betalning är schemalagd hamnar den nedanför på samma sida under Schemalagda utbetalningar.

Efter att betalningen är gjord och vi får in transaktionen på månadens bankimport kommer din kontaktperson på Bokio att registrera betalningen.