Automatisk matchning av kontoutdrag
Premiumfunktion: inkluderad i Balans och Business
Har du kopplat din bank till Bokio, använder Bokio Företagskonto eller gjort en manuell bankimport? Då får du hjälp av systemet att matcha bankraderna mot:
- Befintliga verifikat
- Registrerade leverantörsfakturor
- Kundfakturor (fakturerar du och tar betalt med Bokio Företagskonto så sker avprickning och bokföring helt automatiskt)
Skulle en matchning vara felaktig har du själv möjlighet att matcha manuellt.
Automatisk matchning av bankrader
När du importerar bankrader till Bokio så kommer du på sidan Transaktioner att bokföra få förslag på att matcha vissa rader mot befintliga leverantörs- och kundfakturor samt manuella betalningar.
Vill du matcha flera transaktioner samtidigt kan du bara markera transaktioner som har en matching. Vid markering av en transaktion med en matchning kommer transaktioner utan matchningar och med fler än en matchning att bli gråa.
Transaktioner som har fler än en matchning kan vi inte matcha automatiskt då vi inte vet vilken av matchningarna som ska användas.
Du får sedan en bekräftelse om att transaktionerna har matchats.
För att se resultatet kan du gå till Bank och se det specifika kontot du bokfört transaktionerna under.
Matcha mot redan bokförda verifikat
Bokio föreslår matchningar med specifika verifikat om:
- Summan på verifikatet är detsamma på banktransaktionen
- Det är på samma konto och datumet är inom fem dagar före eller efter verifikatet blivit bokfört
Om du har ett verifikat som är registrerat med samma summa men datumet är satt till mer än fem dagar tidigare eller efter så kan du ändå matcha detta manuellt.
Då dessa verifikaten redan blivit bokförda finns det inte längre några verifikat bokförda i det här steget. Banktransaktionen försvinner då från Transaktioner att bokföra och kopplar samman transaktionen med verifikatet.
Manuell matchning av bankrader
Du har även möjligheten att matcha importerade bankrader till registrerade leverantörsfakturor och publicerade kundfakturor. Skulle fakturan vara betald på ett datum som ligger för långt ifrån förfallodatum så kan inte Bokio matcha automatiskt men du har då möjlighet att göra detta manuellt. I exemplet nedan har vi betalat en leverantörsfaktura till Fruktkorten AB. Klicka på Matcha manuellt.
Vi får nu upp förslag på fakturor som bankraden kan matcha till. Klicka på Matcha och registrera betalning när du hittat den faktura som du vill matcha och registrera betalning för.
Om du inte vill matcha bankraden mot en registrerad faktura så kan du välja att Bokföra utan matchning.
Koppla flera transaktioner mot ett verifikat
Det går att koppla flera banktransaktioner mot ett verifikat. För att kunna göra det måste dock transaktionerna vara gjorda på samma dag. Ett exempel är om du har gjort löner i Bokio, bokfört och sedan importerat banktransaktioner. Har du flera löneutbetalningar, dvs till flera anställda, så kommer dessa kommer som flera transaktioner på banken. För att matcha dessa mot den bokförda lönen (verifikatet) så går du in på Transaktioner att bokföra och markerar de transaktioner som ska matchas.
Klicka sedan på flervalsikonen uppe i högra hörnet och välj Matcha manuellt.
Bokio föreslår nu matchning mot det verifikat som har samma datum och summa för de transaktioner du har markerat. I detta fall så har vi ett verifikat för löner som vi vill matcha våra transaktioner mot. Välj verifikatet och klicka på Matcha transaktioner.
Klart! Nu är transaktionerna matchade mot det bokförda verifikatet.
Koppla bort transaktion från matchning
Skulle du av någon anledning vilja koppla bort matchningen för en transaktion så går du in på bankkontot under Bank och skattekonton. Gå till den transaktionen du vill koppla bort, klicka på flervalsikonen och välj Koppla bort från verifikat.
Väljer du att koppla bort en transaktion som blivit matchad till ett verifikat tillsammans med andra transaktioner, så kommer dessa transaktioner också att kopplas bort från verifikatet.