Komma igång med Back-office

I Bokio Back-office kan du enkelt hantera och administrera dina kunder som använder Bokio för sin bokföring. Denna guiden går översiktligt igenom Back-office olika funktioner. Se vår hjälp-kategori för Back-office om du vill läsa mer ingående guider för funktionerna som beskrivs i den här guiden.

I guiderna om Back-office nämner vi ibland "Gröna Bokio". Detta är en ett annat namn för den variant av Bokio som kunden ser när hen loggar in i sitt företag. Det är också i denna miljön som du uträttar bokföringen åt din kund. Om du vill veta mer om funktioner i gröna Bokio så hittar du många bra guider under vår Hjälp-sektion på Bokio.se.


Översikt

När du loggar in i Back-office ser du alla företag som du har som kunder. Du kan alltid navigera tillbaka hit genom att välja Företag > Partnerföretag i vänstermenyn.

Återkommande

När du går in under Företag > Partnerföretag så hamnar du automatiskt under fliken "Återkommande". Under denna fliken kan du se alla företag som hanteras av din byrå. Detta är en kundöversikt där du för varje kund kan se:

  • Namn
  • Bolagstyp
  • Den senaste månaden som har klarmarkerats av en konsult
  • Ifall bolags bokslutsformulär är ifyllt
  • Vem som är ansvarig för kunden

Du kan sortera listan över ärenden genom att klicka på kolumntitlarna. Det är möjligt att sortera efter:

  • Företagsnamn
  • Företagstyp
  • När bokslutsformuläret i gröna Bokio är ifyllt
  • Ansvarig

Filtrera och sök

Med filterfunktionen kan du välja att visa kunder med aktiva områden, utifrån de inställningar du väljer. Du kan välja att visa aktiva efter:

  • Bokföring
  • Bokslut
  • Moms
  • Lön
  • Noteringar
  • Olästa meddelanden

I sökrutan längst upp till höger kan du även söka på företagsnamnet för kunden du vill hitta.

Bokföringsstatusar

När du är inne på en kunds företagsdetaljer i Back-office kan du se flera flikar som representerar de olika områden som ska bokföras i ett företag varje månad. Du kan läsa mer om hur du på bästa sätt arbetar med löpande kunder och använder dessa statusar i den här guiden.

Du kan i Back-office komma åt flikarna bokföring, lön, moms, bokslut och noteringar.

Under bokföring och lön kan du själv sätta status för varje månad. Du har tillgång till samma statusar som du kunde se under fliken “Engångs” i översikten, närmare bestämt:

  • Väntar
  • Försenad
  • Ny
  • Pågår
  • Ofullständig
  • Klar

Status för perioder under flikarna moms och bokslut sätts automatiskt baserat på information som hämtas från gröna Bokio.

Statusikonerna

Genom att hålla musen över en av statusikonerna så kan du se hur många perioder som väntar på att bli hanterade. Sålänge någon av perioderna under respektive område har någon annan status än "Klar" eller "Pågår" så kommer ikonen för det området visas som blå. Det enda undantaget är ikonen för bokföring, som vi förklarar här nedanför.  Från vänster till höger så visar ikonerna status för:

  • Bokföring
  • Bokslut
  • Moms
  • Lön
  • Noteringar

Som bilden ovan visar så är ikonen för bokföring i detta läget röd. Detta blir den när någon av perioderna för bokföring har statusen "Försenad". Utöver detta så beter sig ikonen för bokföring likadant som de andra.

Engångs

Under fliken “Engångs” ser du kundföretag som har köpt enstaka redovisningstjänster, som till exempel bokslut eller konsultation. Du har här tillgång till filter- och sökfunktionen som vi tittade på under fliken “Återkommande”. I denna vyn så visas enbart ärenden som inte är färdigställda, som standard. Vill du även se färdiga ärenden så kan du klicka i boxen “Visa färdiga”.

I kundlistan under fliken “Engångs” kan man även sätta status för ärendet. När ett ärende först kommer in får det statusen “Ny”, och du kan själv ändra status till “Pågår”, “Ofullständig” eller “Klar”.

När du har påbörjat ärendet och väljer statusen “Pågår” så läggs du automatiskt som ansvarig. När du sedan har färdigställt ärendet och väljer statusen klar så kommer kunden försvinna ur listan om du inte har klickat i boxen för “Visa färdiga”.

Du kan sortera listan över ärenden genom att klicka på kolumntitlarna. Det är möjligt att sortera efter:

  • Företagsnamn
  • Företagstyp
  • Beställningsdatum
  • Ansvarig
  • Status
  • Hjälp med

“Hjälp med” är en kolumn som är specifikt för Engångs, som specificerar vad det är kunden har beställt. När det gäller bokslut så visar den t ex om kunden har beställt ett K1 eller K2-bokslut.

Mina företag

Under Företag > Mina företag, i vänstermenyn, ser du företag som du är ansvarig för. Du kan även välja att, utöver vilka du är ansvarig för, även se vilka företag du är tillagd på, men inte ansvarig för. Hur du lägger till dig och kollegor som ansvariga för kunder kan du läsa om i nästa del, "Hantera kunder".

Även i denna delen så är översikten uppdelad mellan “Återkommande och “Engångs”. I övrigt så fungerar denna vyn precis som den gör under Företag > Partnerföretag.


Företagsdetaljer

När du väljer en kund i översikten så kommer du till företagsdetaljerna för den kunden. I översikten ser du företagsinformation om kunden, så som bokföringsmetod, momsperiod och räkenskapsår.

Du kan här även lägga till dig på företaget. Detta gör du snabbt genom att klicka på knappen “Lägg till mig” längst ned. Då läggs din användare automatiskt till på företaget och du kan nu även välja att öppna företaget i gröna Bokio för att påbörja bokföringen.

Genom att lägga till en e-postadress och välja “Lägg till användare” så kan du även lägga till andra på företaget som har tillgång till ert Back-office.

Genom att välja "Redigera" jämte i avdelningen för uppdragsbrev kan du här även sätta startmånad för samarbetet med kunden, samt välja vem på din byrå som är ansvarig för företaget.

Tryck sedan på "Spara" för att bekräfta. För att kunna sätta ansvariga för kundföretag krävs det att du har användarrättigheten "Hantera användare".

Noteringar

Under fliken noteringar kan du både lämna kommentarer och lägga upp egna Saker att göra. För att lämna en kommentar ser du till att det är valt i menyn, skriver i kommentaren i textfältet och trycker på "Lägg till".

För att lägga till en händelse att göra så ser du först till att "Att göra" är valt i menyn. Du fyller sedan i beskrivningen i textfältet, väljer vilken status du vill att händelsen ska ha i utgångsläget och väljer sedan "Lägg till" för att spara.

När händelsen är tillagd så kan du, när du vill ändra status på den för att representera vart i händelseförloppet du är för tillfället.