Arbeta med löpande kunder i Back-office

I denna guiden går vi igenom hur du på bästa sätt kan arbeta löpande med dina kunder, med funktioner i Back-office och gröna Bokio. "Gröna Bokio" är en ett annat namn för den variant av Bokio som kunden ser när hen loggar in i sitt företag. Det är också i denna miljön som du uträttar bokföringen åt din kund. Om du vill veta mer om funktioner i gröna Bokio så hittar du många bra guider under vår Hjälp-sektion på Bokio.se.

Företagsdetaljer

När du väljer en kund i översikten så kommer du till företagsdetaljerna för den kunden. I översiktsfliken ser du företagsinformation om kunden, så som bokföringsmetod, momsperiod och räkenskapsår.

Lägg till användare och ansvarig

Du kan här även lägga till dig på företaget. Detta gör du snabbt genom att klicka på knappen “Lägg till mig” längst ned.

Då läggs din användare automatiskt till på företaget och du kan nu även välja att öppna företaget i gröna Bokio för att påbörja bokföringen.

Genom att lägga till en e-postadress och välja “Lägg till användare” så kan du även lägga till andra på företaget som har tillgång till ert Back-office. För att kunna se alla delar av kundens företag i Back-office så måste du vara tillagd som användare.

Genom att välja "Redigera" jämte avdelningen för Uppdragsbrev kan du här även sätta startmånad för samarbetet med kunden, samt välja vem på din byrå som är ansvarig för företaget.

Välj därefter ansvarig och startdatum, och tryck sedan på "Spara" för att bekräfta. För att kunna sätta ansvariga för kundföretag krävs det att du har användarrättigheten "Hantera användare". Du hittar sedan alla företag du är ansvarig för under Företag > Mina företag i vänstermenyn.

 

Arbeta med löpande kunder

När du arbetar med löpande kunder i Back-office kommer du framförallt att använda dig av flikarna bokföring, lön, moms, bokslut och noteringar under kundens företagsdetaljer. Nedan går vi igenom hur du arbetar med de olika statusar som finns tillgängliga i Back-office, samt respektive del av kundens bokföring.

Statusar

Under varje flik kan du arbeta med statusar för respektive period. Detta är ett bra sätt för att hålla reda på i vilket skede ditt arbete för respektive månad är i.

Under bokföring och lön kan du själv sätta status för varje månad, medan status för perioder under flikarna moms och bokslut sätts automatiskt baserat på information som hämtas från gröna Bokio. De statusar som finns tillgängliga är:

  • Väntar
  • Försenad
  • Ny
  • Pågår
  • Ofullständig
  • Klar

Statusen “Väntar” innebär att Bokio fortfarande väntar på att kunden ska ladda upp material för perioden, men sista datumet för inlämning har ännu inte passerat.

Statusen “Försenad” innebär att kunden inte har laddat upp underlag i tid för den aktuella perioden.

Statusen “Ny” innebär att underlagen är inlämnade av kund och att den är redo att hanteras av dig som redovisningskonsult.

Statusen “Pågår” kan du som konsult sätta på perioden när du har börjat hantera den.

Statusen “Ofullständig” kan sättas på perioder du inte kunnat färdigställa på grund av utomstående faktorer (som att du till exempel inväntar handlingar och åtaganden från myndigheter).

Statusen “Klar” sätter du på en period som är helt färdigställd av dig som konsult.

Bokföring

Under fliken Bokföring så kan du längst upp se information om när din kund senast laddade upp ett underlag, hur många ohanterade perioder som ligger i Saker att göra, hur ofta kunden rapporterar moms och när räkenskapsåret slutar. Du ser även de bokföringsperioder som finns i kundens företag med tillhörande statusar.

Om din kund använder Partnervyn i sitt företag så kommer hen se när underlagen för perioden förväntas vara uppladdade. Under Saker att göra i kundens företag så står det hur många dagar som återstår innan sista inlämningsdag. Om kunden har laddat upp alla underlag för bokföring och kontoutdrag så kan hen klicka i check-boxarna och lämna in perioden genom att välja "Skicka till din ekonom". Innan kunden har gjort detta så kan vi, i bilden ovan, se att mars månad har statusen "Väntar".

Om din kund bekräftar att underlagen är uppladdade innan det sista datumet för perioden så kommer perioden få statusen “Ny” under bokföringsfliken. Du ser också i kolumnen "Uppdaterad av företag" när kunden lämnade in perioden. Om du skulle märka att underlag saknas eller att de som laddats upp är otillräckliga så kan du sätta tillbaka statusen till “Väntar” och perioden dyker då upp under Saker att göra för kunden igen. Kunden får i dagsläget inte någon automatisk notifikation på detta, så kom ihåg att även kommunicera med din kund om att underlagen fortfarande är otillräckliga.

Om kunden inte har laddat upp underlag i tid för en viss period så kommer den perioden ha status “Försenad” i Back-office, som vi ser för perioderna januari och februari i bilden ovan. Kunden ser även i Saker att göra hur många dagar försenad som perioden är. När kunden har laddat upp underlagen för en period så kan detta bekräftas genom att check-boxarna fylls i och hen väljer “Skicka till din ekonom”.

Perioden kommer då få statusen “Ny” under fliken Bokföring, precis som med den perioden för mars som vi gick igenom ovan. Om det visar sig att kunden har råkat missa några underlag, eller att vissa underlag är otillräckliga så kan du byta status till “Försenad” igen. Detta gör att påminnelsen dyker upp i Saker att göra för kunden på nytt. Kunden får inte heller här en notifikation på detta, så kom igen ihåg att kommunicera direkt med din kund.

När alla underlag har inkommit från kunden kan du börja arbeta med perioden och använda dig av de övriga statusar som beskrivs ovan, tills dess att perioden är klar.

Lön

Under fliken Lön kan du längst upp se den senaste månaden som klarmarkerats av din kund i Bokio Lön, hur många anställda företaget har, samt vilket datum som är den sista deklarationsdagen för den senast klarmarkerade lönen.

Statusarna för de olika löneperioderna kan du använda precis som du har gjort under fliken bokföring, men skillnaden att statusarna “Väntar” och “Försenad” inte har en automatisk koppling till gröna Bokio.

Moms

Under fliken Moms kan du längst upp se datumet då det senast skapades bokföring i kundens företag, hur ofta företaget rapporterar moms samt när nästa räkenskapsår slutar och därmed när nästa bokslut infaller.

Statusarna på momsperioderna styrs av momsrapporten i gröna Bokio. När alla tre steg i en momsrapport är klarmarkerade så kommer den i Back-office att få statusen “Skickad”.

När du sedan i gröna Bokio har markerat rapporten som redovisad under fliken “Redovisa moms så kommer den att få statusen “Klar” i Back-office.

Bokslut

När sista datumet i ett räkenskapsår har passerat så kommer detta att dyka upp under fliken Bokslut med statusen “Ny”. Under fliken Bokslut ser man även datum för räkenskapsåret som bokslutet berör, samt om kunden har begärt hjälp med K10 (om det gäller ett aktiebolag). Man kan här navigera sig direkt till bokslutsfunktionen i gröna Bokio.

Om bara delar av bokslutet är färdigställt i gröna Bokio så kommer det att ha statusen "Ofullständig" i Back-office.

När bokslutet har färdigställts i gröna Bokio kommer detta att få statusen "Klar" i Back-office.

Noteringar

Under fliken noteringar kan du både lämna kommentarer och lägga upp egna Saker att göra. För att lämna en kommentar ser du till att det är valt i menyn, skriver i kommentaren i textfältet och trycker på "Lägg till".

För att lägga till en händelse att göra så ser du först till att "Att göra" är valt i menyn. Du fyller sedan i beskrivningen i textfältet, väljer vilken status du vill att händelsen ska ha i utgångsläget och väljer sedan "Lägg till" för att spara.

När händelsen är tillagd så kan du, när du vill ändra status på den för att representera vart i händelseförloppet du är för tillfället.