Hur länge behöver jag arkivera min bokföring?

Enligt den svenska bokföringslagen och bokföringsnämnden måste du spara, det vill säga arkivera, din bokföring i minst 7 år. Det här innebär att du måste spara alla kvitton, all dokumentation och samtliga underlag för all din bokföring minst 7 år tillbaka i tiden.

Ladda upp underlagen i Bokio

Använder man Bokio så kan man ladda upp alla underlag digitalt tillsammans med sitt verifikat. Originalet som man har antingen digitalt eller i pappersform måste sparas i 4 år. Eftersom man har alla verifikat med tillhörande underlag i Bokio så behöver originalen inte vara sorterade, utan det räcker med att man sparar dem. Detta gäller alla fakturor och kvitton du betalar samt fakturor som du skickar själv (om du skickar fakturor med Bokio räcker det med att de ligger i Bokio).

Att spara sina underlag elektroniskt

Scanna in pappersfakturor

Du får till exempel scanna in ett dokument och spara det elektroniskt, men originalunderlaget i papper får du slänga först efter 4 år. Det här kan vara bra att göra med kvitton som annars skulle blekna.

Fakturor skapade elektroniskt

Om du skapar dina fakturor i ett bokföringsprogram och skickar fakturan elektroniskt till din kund, till exempel via e-post, behöver du inte skriva ut fakturan på papper. Om du gör det gäller samma regler som för pappersunderlag som görs elektroniska, det vill säga du får förstöra den elektroniska fakturan först efter tre år.

Ansvar för arkivering

Beroende på vilken bolagsform du driver är ansvaret för arkivering olika.

Enskilda firmor

I enskilda firmor, eller så kallade enskilda näringsidkare, är det alltid du som är ägare av den enskilda firman som är ansvarig för arkiveringen av företagets bokföring. Det här betyder att du är personligt ansvarig för arkiveringen i en enskild firma. Om du avvecklar din enskilda firma är du därför ansvarig för räkenskaperna i minst 7 år framöver.

Aktiebolag

I ett aktiebolag är det inte nödvändigtvis du som är ägare av aktiebolaget som är ansvarig, såvida det inte är du som sköter bokföringen. Den som bär det yttersta ansvaret är den eller de fysiska personerna som är ansvariga för bokföringen. Om du har en anställd som sköter bokföringen är det alltså den anställda som är ansvarig för arkiveringen. Däremot, om det kommit fram brister i hanteringen kan det bli aktuellt att ställa styrelsen eller VD:n till svars.

Läs mer om Bokföringsnämndens tips om arkivering