Detta gäller för underlag till bokföringen. Vad är ett bra kvitto? Måste kvittot sparas? Behöver jag alltid underlag?

Du måste spara kvitton och fakturor som underlag till bokföringen. Detta är för att kunna bevisa vad du har sålt och köpt. Annars skulle du t.ex kunna köpa en ny bil till dig själv på firman och få skatteavdrag på detta. 

Tumregeln är därför att det är DU och det underlag du sparar som måste bevisa för Skatteverket att det du har köpt faktiskt är avdragsgillt för att du ska få dra av skatten. Detta tankesätt ger oss stöd när vi resonerar kring vad som är ett bra underlag:

När du har köpt något
Bra: Fakturan eller kvittot från köpet där det bland annat går att identifiera när du gjorde köpet, vad som köptes, vilket bolag som var säljaren, hur mycket som var moms osv.

Exempel på ogiltiga underlag: Utdrag från banken, kvitto som kommer från betalterminalen där det står "ej kvitto på köp". 

Om du tappar bort kvittot: Då kan du inte längre dra av detta köpet. Det är din uppgift att bevisa att det är avdragsgillt. Det är därför vi erbjuder gratis uppladdning av kvitton på Bokio. Ser du till att ha det digitalt klarar du dig bättre även om du tappar bort kvittot, blir bestulen eller på annat sätt blir av med detta. 

Kom ihåg: Spara originalet i minst 4 år även om du laddar upp en digital kopia.

När du har varit på affärslunch
Samma som vid andra köp men här ska du även notera vilka som har varit med på lunchen. Ett förslag är att skriva detta på kvittot.

När du betalar ut reseersättning
 
Som underlag för utbetalning av reseersättning till en anställd för tjänsteresa ska arbetsgivaren ha en reseräkning. Av reseräkningen ska framgå om den anställde använt egen bil, datum, resmål och körd vägsträcka

Lär mer hos Skatteverket

Du måste spara papperskvittot även om du laddar upp det till Bokio!

Läs mer om vad som gäller för arkivering av papperskvitton.

Finns det tillfällen då du inte behöver underlag?
Som redan har nämnts är poängen med underlaget att bevisa att ett köp eller en försäljning ska beskattas på ett visst sätt. Skatterna baseras på din vinst så en enkel minnesregel är att om pengar lämnar eller kommer in till företaget behövs det underlag. 

Ett exempel där det varken finns bra underlag eller det behövs är när du för över pengar mellan företagets konton.